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海外企業に、メールで製品の問い合わせをするには【連載:コピペで使えるIT英語tips】

タグ : プロダクト, 英語, 開発 公開

 

まったく面識のない海外企業や外国人へ初めて連絡を取る際には、時差を考慮すると「メール」での連絡が一番無難。しかし、相手に失礼のないように連絡目的を英語で伝えるというのは日本人相手以上に難しいもの。英語初心者エンジニアの中には「メール文を作成するだけで何時間もかかってしまった……」なんていう経験を持つ人も少なくないのでは?

今回のテーマは、 まったく面識のない海外企業へ、新製品開発に役立ちそうなプロダクトを取り寄せる場合のメールの書き方を紹介。

普段から海外企業と英語でやり取りすることが多いという、海外の日系企業に勤める日本人エンジニアのAさんに、「初めてメールで問い合わせをする際のTips」を教えてもらった。

日本で発売の見込みがない、海外製のプロダクトを個人輸入するような場面にも応用が利くと思うので、ぜひ参考にしてほしい。

例)海外企業から製品サンプルを取り寄せる場合のメール

【冒頭・自己紹介】

To whom it may concern,
(訳)ご担当者様

上記は担当者の名前が分からない場合に使います。「Dear Sir or Madam,」といった言い方もありますが、「Dear~」だとちょっと馴れ馴れしい感じもするので、上記の方が無難。もちろん、担当者の名前が初めから分かっている場合は「Dear~」を使ってもOK。

Aさんの経験では、名前が分かっていたにもかかわらず、「To whom it may concern,」(関係各位)と書いてメールしようとしたところ、英語に堪能な同僚から「迷惑メールと勘違いされるのでやめた方がいい」と指摘されたことがあったそう。日本語でも、そうした宛名でスパムメールが送られて来ることがある。気を付けましょう。

Greetings.
My name is ●●●●(名前), ◎◎◎◎(職種) from ○○ in Japan.
Please refer to our company’s profile from the following link.
http://▲▲▲▲.com
(訳)はじめまして。
わたしは日本の○○社で◎◎◎◎(職種)を担当している●●●●(名前)と申します。
弊社の情報は下記のURLをご参照ください。

日本人に馴染みのある「Nice to meet you.」も使えますが、メールだと直接会っているわけではないので違和感が出てしまいます。

最近ではメールやFacebook、Twitterなどのツールで初めて連絡を取る際に「Nice to e-meet you.」という表現を使うこともあるようで、これを使うと英語でのやり取りに慣れているという感じを演出できます。

また、会社にお勤めの場合は、自社ホームページへのリンクを付けるのもよいでしょう。日本語版のホームページしかない場合は「I’m sorry. Our homepage is described in Japanese.(訳:ごめんなさい。わたしたちのホームページは日本語で書かれています)」などと一言添えた上で、業種や事業内容を簡単に説明しましょう。

●会社紹介文の例
We develop and sell many kinds of software for the medical institutions in Japan.
(訳)わたしたちは日本の医療機関向けにソフトウエアを開発・販売しています。
Our company specializes in mobile system development.
(訳)当社はモバイルシステム開発に特化しています。

【本題部分】

We’ve found ◎◎◎◎ on your company’s website, and are strongly interested in the product.
We don’t have any products like ◎◎◎◎ in Japanese market as long as I know.

(訳)御社のWebサイトで◎◎◎◎という製品を見つけて、とても興味を持っています。われわれの知る限り、◎◎◎◎のような製品は日本にはありません。

We want to order the product because it can solve some problems that our clients have.

(訳)その製品はわれわれのクライアントの問題を解決できるかもしれないので注文したいと考えています。

As we would like to judge if it can solve the problems before we place an order officially, would you send the sample?
If I must follow the necessary procedures to get it, please let me know.

(訳)正式に発注する前に問題を解決できるかどうかを判断したいので、その製品のサンプルを送っていただけますか? サンプルを取り寄せるために手続きが必要であれば、お知らせください。

「このプロダクトをどうやって見つけたのか」「なぜ興味があるのか」「何のためにサンプルがほしいのか」を明確かつ具体的に書きましょう。

●NG例

I am interested in ◎◎◎◎.
I would appreciate if you send me the sample.
(訳)◎◎◎◎に興味を持っているので、サンプルを送ってくれたらうれしいです。

自分の目的を簡潔に伝えるという点では間違いありませんが、これだけでは「何のために使われるんだろう」と相手に警戒される可能性も。実際、Aさんも過去にある大手企業へこうした文面のメールを送ったところ、返事すらもらえなかったそうです。理由や目的をできるだけ具体的に伝えることが大切です。

【結び】

Looking forward to hearing from you soon.
Best regards,
◎◎◎◎(名前)

(訳)ご返信お待ちしています。

「I look forward to hearing from you soon.」と主語を付けて表現してもOKです。

結びの部分は、「Best regards,(Kind regards,)」以外にも「Sincerely yours,(=Yours sincerely,)(もっとかしこまった感じ)」も使えます。やり取りを重ねて関係性が築けるようになったら、単に「Thanks,」だけでも構いません。

この下に英語版の署名があればなおベターです。その際、電話番号には国番号(+81)を忘れずに。

上記の例文は、【本題部分】さえ書き換えれば初めてメールを送る際の「ひな形」として使えるので、大いに活用して外国人相手でも臆することなくメールでアプローチしてみましょう。

文/大井 あゆみ(『シンガポール経済新聞』運営Diversolutions.Ptd.Ltd代表取締役)
編集協力/岡 徳之(Noriyuki Oka Tokyo




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