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海外カンファレンスの参加前に、詳しい情報を問い合わせたい時のメール例文【連載:コピペで使えるIT英語tips】

タグ : 海外カンファレンス, 英語 公開

 
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From LGEPR

エンジニアtype読者の中には、ものすごい速度で進化する技術に関する最新情報、特に海外発の情報には常にアンテナを張っておきたいと思っている人が多いはず。

もちろん、インターネット上でもある程度の最新情報を入手することはできる。しかし、「日本では入手できないような海外のトレンドを知りたい」、「開発者から直接話が聞きたい」のなら、海外で開かれるカンファレンスに参加するのも一つの手だ。

アメリカでエンジニアとして活躍するAさんは、アメリカ国内だけではなく諸外国で開催されるカンファレンスにもたびたび足を運ぶという。「最先端の技術やさまざまな事例に触れることができるのはもちろんのこと、普段出会うことができないような人たちと直接情報交換ができる。特に自分がいつも使っているツールの開発者と出会って開発秘話を聞くことができる時は有意義だと感じる」と話し、エンジニアにとってのメリットは大きいと語る。

そこで今回は

【1】公式HPには載っていないカンファレンスの詳細情報を知りたい場合
【2】メールで申し込み方法を問い合わせる場合

の2つのシチュエーションに分けて、「海外のカンファレンスへの参加する際に使える」メール表現を紹介する。

【1】公式HPには載っていないカンファレンスの詳細情報を知りたい場合

【冒頭】

Dear Sir or Madam,

Greetings.
This is ◎◎◎(名前), from ●●●(会社名).

(訳)担当者様
はじめまして。●●●社の◎◎◎と言います。

※冒頭の書き方については「海外企業に、メールで製品の問い合わせをするには」を参照しよう。

【本文】

I are going to attend the conference(もしくはカンファレンス名).
Could you tell me [the detailed profiles of the speakers]?

(訳)わたしはカンファレンス(もしくはカンファレンス名)に参加する予定ですが、登壇者の方の詳細なプロフィールについて教えていただけますでしょうか。

「Could you tell me~?(~教えてしてくださいますか?)」は「Please let me know about~」と言い換えることもできるが、Could you~?の方がより丁寧な印象を与えます。何か聞きたいことがある場合は[ ]の部分に聞きたい内容を入れれば文章が完成します。

※[ ]の中に入れて使える表現例

・参加者の属性…attendees(participants) attribute
・セミナーの概要…the summary of seminar
・参加者用の宿泊施設…the accommodation for the attendees(participants)
・ネット中継があるかどうか…if the conference is webcasted
・通訳を手配できるかどうか…if you can arrange an interpreter

【結び】

Looking forward to hearing from you soon.

Best regards,
◎◎◎

(訳)ご返信お待ちしております。◎◎◎より

※結びの書き方については「海外企業に、メールで製品の問い合わせをするには」を参照してください。

【2】メールで申し込み方法を問い合わせる場合

カンファレンスの申込は、公式ホームページに記載されてある申し込みフォーム経由で行うのがほとんどですが、開催日時が少し先に設定されているカンファレンスの場合、まだ申し込みフォームが設置されていないということも少なくありません。

その際に「いつから申し込みできるのか」、「どうやって申し込みができるのか」を確認するというシチュエーションを想定したメール本文を紹介しましょう。

※【冒頭】と【結び】は上記と同じ。

【本文】

I would like to attend the conference(もしくはカンファレンス名), but I can’t find the application form on the website.
Please let me know how to apply for the conference as an attendee.

(訳)わたしはカンファレンス(もしくはカンファレンス名)に参加したいと思っていますが、Webサイトで申し込みフォームを見つけることができません。参加者として申し込める方法を教えてください。

「attendee」は「参加者」という単語で、「as an attendee」で「参加者として」という意味になります。

「カンファレンスに申し込みたい」とだけ伝えてしまうと、「どういう立場で参加したいのか」が伝わりにくいので、「スピーカーとして(as a speaker)」や「出展社として(as an exhibitor)」といったように、どういう立場で参加したいのかを伝えた方がその後のコミュニケーションがスムーズになりやすいです。

また、先の例で示した通り「Please let me know~」の代わりに「Could you tell me~?」を使うとより丁寧な印象を与えます。

これらの例文は、カンファレンス以外にもさまざまなイベントやセミナーなどに参加する際にも使えるし、もちろん、会話でも使えるので、覚えておくとよいでしょう。

ちなみに、海外のカンファレンスによく参加するという日本のエンジニアに話を聞くと、「オフショア先のエンジニアと同じカンファレンスに一緒に参加すれば、ついでにビジネスミーティングを行えるし、付き合いを深めやすい」という。

Aさんも「カンファレンスは知識を得る場であると同時に、参加者同士のコミュニケーションを深める場」だと話す。参加者同士で名刺交換をすれば、それがコミュニケーションのきっかけとなり、カンファレンス後も連絡を取って情報交換できる関係が築けることもあるのだ。また、そこからビジネスにつながる可能性もあり、中には、自分のアイデアが認められてヘッドハンティングされたというエンジニアもいるそうだ。

すでに終了しているカンファレンスでも、メールアドレスを登録しておけば次回以降の開催情報などをメール配信してくれるサービスがある場合が多い。さっそく、気になるカンファレンスをチェックしてみては?

取材・文/大井 あゆみ(『シンガポール経済新聞』運営Diversolutions.Ptd.Ltd代表取締役)
編集協力/岡 徳之(Noriyuki Oka Tokyo




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