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海外のオフショア候補に、メールで開発提案書を依頼するには【連載:コピペで使えるIT英語tips】

タグ : RFP, tips, オフショア開発, 英語 公開

 

大規模なシステム開発や予算が少ない案件を受注した際に、海外のオフショア先に一部業務を発注することもある。その際、オフショア候補にメールでRFP(Request For Proposal/提案依頼書)を出し、上がってきた提案を検討して条件に見合った候補に発注するという企業も増えているのではないだろうか。

そこで、今回は日本で働くエンジニアEさんが、実際に海外の会社に提案を依頼した際のメールの一部を使って、オフショア候補から確実に提案書を送ってもらうための英語表現を紹介する。

メールを送る前の準備

【1】 RFPの内容を英訳する
開発の目的や仕様要求、システム構成など、まとめるべき内容は日本語によるRFPと変わらない。まずは日本語で作成し、内容を確定させてから英訳した方が合理的だ。

【2】スケジュールは余裕を持たせる
初めて依頼する場合は、相手のマンパワーや技術力などが、どの程度なのかを十分に把握できていないことが多いはずだ。すでに取引実績のある開発会社よりも、余裕を持った日程を組もう。

【3】ある程度の予算感は伝えておく
予算額が確定していない場合であっても、ある程度の見積りイメージを伝えておいた方が、先方も提案しやすくなる。的外れな提案が送られてくる可能性を減らすためにも、予算感は伝えておこう。

メール本文の英文例

The attachment file is RFP for our project.
Please read it and let me know if you can give me proposal for the project.

(訳)
添付ファイルはわたしたちのプロジェクトの提案依頼書です。
それを読んで、このプロジェクトの提案ができるかどうか教えてください。

The schedule for submission of proposal is as follows.
Deadline for addressing questions: 20th December 2013, time: 12pm
Response to all questions: 24th December 2013
Deadline for the proposalbid: 4th January 2014, time: 12pm

(訳)
提案のスケジュールは下記の通りです。
質問の締め切り:2013年12月20日 正午
質問への回答:2013年12月24日
提案の締め切り:2014年1月4日 正午

If you need to change the schedule, just let me know. I’ll try toarrange the schedule.

(訳)
もしスケジュールを変更する必要があれば、教えてください。スケジュールを調整します。

上記の一文を添えておくことは必要だが、スケジュールを指定する際はあらかじめオフショア先の国の祝日も考慮しておこう。

We suppose the budget for development of the website is JPY1,000,000-2,000,000.
It is just our assumption, so you do not have to keep your budget withinthis necessarily.

(訳)
おそらく日本円で100~200万円くらいの予算だと思います。ただ、わたしたちの見積りでこの予算内で収める必要はありません。

可能であれば現地通貨で予算を伝えるとよい。

If you have any question, please let me know. I’ll respond it ASAP.

(訳)
何か質問があれば、お知らせください。できるだけ早く返信します。

提出したRFPに質問が返ってきた場合

【1】質問に対しては箇条書きで簡潔に回答する
先方から届いた質問を箇条書きにして、それに対して一つずつ回答すると、先方も自分たちも理解しやすい。

【2】メールで説明しにくい場合は画面で説明
英語があまり得意でないという方でも、画面上であれば説明しやすい。うまく文章で説明できないという場合は、
「Please read the attachment file.(添付ファイルをご確認ください)」

もしくは

「Please click on the following link.(下記のリンクを参照してください)」

と添付や参考サイトなどを紹介するとよい。

最後にEさんからのアドバイス

ちなみに、Eさんは、上記のメールを送った後、何度かメールのやり取りを経て、無事オフショア先から提案を受け取ることができたという。

「ミスコミュニケーションを防ぐために、丁寧にやり取りした」というEさんは、コミュニケーションを密にすることで、「先方のレスポンスの早さ、技術力、モチベーションなど、提案だけでは分からない情報を得ることができた」と話す。

そういった情報は実際の提案と併せて発注する際の基準の一つにもなる。慣れないうちはコミュニケーションに時間がかかるかもしれないが、ぜひ丁寧なコミュニケーションを心がけよう。

取材・文/大井 あゆみ(『シンガポール経済新聞』運営Diversolutions.Ptd.Ltd代表取締役)
編集協力/岡 徳之(Noriyuki Oka Tokyo




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