異動の挨拶、スピーチは正しいマナーでスマートに

異動が決まった時に困るのが“挨拶の仕方”です。人事異動や転勤などで、異動する人はもちろん、上司や部下を送り出す方も気の利いた声をかけてスマートに送り出したいものですよね。ここでは、スピーチ、電話、メール、メールに対する返信の4つに分けて挨拶に関するポイントをご紹介していきます。

異動の挨拶、スピーチは正しいマナーでスマートに

異動の挨拶【スピーチ】

・現職でのスピーチは2~3分程度にとどめておきましょう
構成としては、お世話になった感謝の気持ち、印象的だったエピソード、退職の日程や今後のプランを簡単に付け加えるとスマートです。愚痴やネガティブな挨拶は避けましょう。

〈文例〉
本日は私のためにこのような場を設けていただき、ありがとうございます。
この度、(異動日)付で○○へ異動いたします。
みんなと一丸になって働いた日々は私にとって大切な宝物です。
新天地でも、これまでの教訓を糧に精進して参ります。
また本社や会議などで会うこともあると思いますが、これまでと同様よろしくお願いいたします。

・異動先では、自己紹介を含めて30秒~1分程度にまとめます
初めての挨拶ですから、できるだけ明るい声でテンポよく話せると好印象です。
今後同じ職場で働く仲間、先輩に対する挨拶は謙遜を交えて言葉を選びましょう。

〈文例〉
本日よりこちらに配属になりました○○と申します。
○年に入社し、今までの部署では○○を担当しておりました。
こちらでは△△の仕事を担当させていただくと伺っております。
初めてなのでご迷惑をおかけすることもあると思いますが、ご指導ご鞭撻のほど何卒よろしくお願いいたします。

余裕があれば、出身地や趣味などの情報を加えると、話しかけられるきっかけにもなりますよ。

異動の挨拶【電話】

異動先をはじめ、現職での取引先、関係部署など、社内外から自分宛に電話をかけてくる可能性のある人をリストアップします。
異動先ヘは、名前と着任日に加え、業務経験や今後の意気込みなども話せるといいですね。
あまり長く話し込む必要はありませんので、内容を簡単にまとめ、謙虚な姿勢で挨拶をしましょう。

社内外問わず、関係者には挨拶に加え、異動日と業務の後任者は必ず紹介しましょう。必要であれば異動先も伝えます。挨拶が遅れたせいでトラブルになるのを避けるため、異動日が決まって後任者に引き継ぎをするタイミングで連絡をするように心がけましょう。
また、電話で連絡した時にアポイントを取り、後任者と一緒に挨拶に伺うとスマートです。

異動の挨拶【メール】

社内向けだけでなく、直接会うことが難しい、関係としては薄いけど念のため連絡しておこうという場合でも、会ってご挨拶をする時と同様の気遣いを心がけましょう。
BCCで同じ文面を一斉送信するのは避け、可能な限り個人に対して感謝の気持ちを添えるといいですね。

〈社外向け文例〉
件名:異動のご挨拶
本分:(いつもの挨拶文) 私事ではありますが、◯月◯日付で△△部から××部へ異動になりました。

本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところではございますが、 メールでのご挨拶となりましたことをお詫び申し上げます。

(「着任以降、ご担当者様には色々とご教授いただき、大変勉強になりました。」など、連絡先ごとに個人的な内容を3行程度にまとめる)

後任は、●●が担当させていただきます。
(氏名、連絡先アドレス、電話番号)

◯月◯日以降の業務に関するご連絡は、●●までお願いいたします。
万全の引き継ぎをいたしますので、私同様ご指導くださいませ。

短い間でしたが、△△部在籍中は大変お世話になりました。
××部でもますます精進してまいりますので、今後ともご指導、ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

私の新しい連絡先は以下になります。
今度とも何卒よろしくお願いいたします。
(着任日以降の部署名、アドレス、電話番号など)

〈社内向け文例〉
件名:異動と業務引継ぎに関するご連絡
△△部各位

お疲れ様です。△△部○○です。

私事ではありますが、○月○日付で××部へ異動することになり、業務は●●に引き継ぐことになりました。
今までの業務に関するメールは○日以降、●●宛にお送りください。
(後任者の氏名、連絡先アドレス、電話番号)

私の今後の連絡先は下記のとおりです。
(部署名、連絡先アドレス、電話番号)

△△部在籍中は大変お世話になりました。
(「入社してから■■と切磋琢磨しながら一緒に働けたこと、本当に感謝しています。」など、連絡先ごとに個人的な内容を3行程度にまとめる)

××部でも皆様のお力添えをいただくことも多々あるかと思いますが、これまで同様、何卒よろしくお願いいたします。

挨拶メールへの返信

異動の挨拶メールが来たら早めに返信しましょう。
返信する際は、これまでの感謝の気持ちを添えて、相手が喜ぶような内容にすると嬉しいですね。

〈社外向け返信の文例〉
(いつもの挨拶文)
この度は、ご多忙のところ異動のご連絡ありがとうございます。

貴職に担当していただいてから、私も大変スムーズにお仕事をさせていただきました。
心より御礼申し上げます。

新しい部署におかれましても、○○様のますますのご清栄をお祈りいたしております。

また、今後ともかわらずご指導ご鞭撻くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。

〈社内向け返信の文例〉
(いつもの挨拶文)
○年間大変お世話になりました。
(「○○さんのおかげで、かけがえのない時間を過ごし、色々な経験をすることができました。」など3行程度にまとめる)
新任地におかれましても、公私にわたり、ますますのご活躍をお祈りいたしております。
本当にありがとうございました。

自分とは直接やりとりをする機会はなくなるものの、会社同士、部署同士ではつながり続けます。後任者のためにも、取引先や担当部署とは良好な関係を続けてもらえるように、最後まで丁寧な対応をし、気持ちよくお別れができるように心がけましょう。



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