え、まだ紙で管理してるの？ テレアポリストをシステム化するとできる４つの効率化【まだそのテレアポやってるの？】

有限会社リンクアップスタッフ　代表取締役 テレアポ職人® 竹野恵介氏大学卒業後アルミサッシメーカーに入社、その後生命保険会社にて外交員として勤務。人材紹介会社・人材派遣会社を経て、平成14年に有限会社リンクアップスタッフを設立。近著に『最新版 即効即決! 驚異のテレアポ成功術』がある

テレアポ職人®の竹野恵介です。
今回のテーマは「テレアポリスト」についてです。

テレアポをする際のリストですが、皆さんはどんな管理をしていますでしょうか？ 弊社は現在テレアポ専用のクラウドシステムを導入していますので、そのシステムを使って管理しています。

もし、システムを使っていない場合は紙やエクセルでの管理をしているかと思います。弊社も少し前まではエクセルで管理をしていて、電話をする場合はそのエクセルを印刷したリストを使っていました。

この当時は大変でした。何が大変だったかと言いますと、電話した後が大変なのです。弊社はテレアポ代行業といって、お客さまの代わりにアポを取る業務を行っていますから、１日の結果をリストに記載してお客さまに報告業務が不可避なのです。

電話した際のメモを記録する場合は、紙のエクセルの１行の幅に小さく手書き。夕方になると手書きメモをエクセルに打ち込んで報告書を作成する。この作業に時間が掛かるので、一時はこのデータ入力のために１名雇っていた時期さえあります。それでも、手入力の際にミスが起こるので、データが間違っている場合もありました。

他にも、テレアポする会社を間違えないように、エクセルに記載してあるリストに定規を当てながら１件１件、ダイヤルを押して電話機で電話をしていた苦労を考えると、システム導入してよかったなあと心底思います（笑）

クラウドサービスで低価格なシステムなら
導入メリットの方が大きいことも

昔は、システムを導入するには300～500万円くらいは必要でした。基本はリースですが、帳簿に載る金額としては大きな金額です。大手ならまだしも、中小企業がポンっと出せる金額ではなかったのです。

しかし現在は、クラウドサービスの普及によって、月額制で安く使えるシステムが出てきたので、無事に弊社もシステム導入することができています。

今のテレアポを取り巻く環境は決して良いものではありません。競合が多い商材はなかなかアポが取りづらくなってきています。また、１回電話をして、アポを取って、売れる。こういう時代でもなくなってきています。

今の時代は興味のありそうなお客さまに対し、時間と手間を掛けてアポや成約に持っていく時代です。それには、管理業務は必要不可欠です。

大切な管理業務を、紙ベースで行っていては漏れが生じ、よろしくない営業活動に陥ってしまうことはもうお分かりですね？

システムでできるテレアポの効率化

というわけで、システム導入でどれだけ効率的にテレアポができるか、書き出してみました。

●エクセルに手入力していた通話メモ
→ 画面を見ながらＰＣで入力ができます。これは簡単で早いです。

●ホワイトボードに書くか、付箋を貼っていた「次に電話するタイミング」
→ 画面に再コール先が赤字で出てきます。これなら忘れません。
例えば、「今週は出張だが、来週の木曜日は会社にいる」というような情報が分かったら、木曜日には絶対電話をしたいと思います。この場合、弊社がシステムを導入する前はホワイトボードや付箋で管理していました。しかし、忘れる事が多々ありました。

●エクセルを辿ってテレアポ前の記憶呼び起こし
→ テレアポ先ごとの管理画面で、前回の結果やこれまでの経過が見られるようになります。
テレアポにおいては、相手の状況を理解しながら話をすることが重要ですから、システムがない時代は、エクセルのデータを自分で探して、それを確認してから電話をしていました。長い期間電話をし続けているお客さまは履歴が横に長くなるので探すのも大変です。

●ダイヤルを押して1件1件電話を掛ける
→ 登録した電話番号に自動で発信する機能もあります。電話番号は押さなくていいのです。
今の時代はある程度の件数をこなして、その中から対象になりそうな顧客候補を探す、こういうやり方が必要です。これには１件あたりに掛ける時間を短くするという効率化が必要になるのです。

効果的な管理にはシステム導入が不可欠です。高いものならお勧めしませんが、今は安く使えるシステム、サービスがたくさんあります。ぜひ、個人でも探して使ってみて下さい。

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