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オフショア先を訪問したいと日程調整するには【連載:コピペで使えるIT英語tips】

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システム開発やソフトウエア開発などを海外企業に委託する「オフショア開発」。数年前はまだ一部の大手企業が行っている印象だったが、最近はアジア諸国のオフショア先が増えたこともあって、中小・零細の開発会社も普通にオフショアを活用している。

しかし、オフショアの難しいところは、意思疎通の問題。特に初めて仕事をするオフショア先とは、さまざまなトラブルを回避し、スムーズにプロジェクトを進めるためにも、オンライン上でのやり取りだけではなく、一度くらい対面で話をしておいた方がいいだろう。

そこで、今回は「オフショア先への訪問アポ入れ」をテーマにする。

開発にまつわる事柄や簡単な会話は英語でやれても、調整をするようなシチュエーションに慣れていないというエンジニアは、シンガポールの企業で活躍する日本人エンジニアのAさんに教えてもらった英語表現や注意点を参考にしてほしい。

受注したプロジェクトのキックオフミーティングを打診するには

※メールの書き出し部分については、「初めてのオフショア開発。見積額が想定以上だったらどう交渉する?」を参照してください。

【本題部分】

Before starting the project that we must deliver by end of next month, I would like to discuss the procedure to successfully closing our first project.

I will visit your office next week, please let me know what day and time would be convenient for you.

(訳)来月末までに納品しなければならないプロジェクトを開始する前に、わたしたちにとって初めてのプロジェクトを問題なく終了させるための手順の確認をさせていただきたく存じます。

来週御社に伺いますので、ご都合の良い日時をお知らせください。

日本人同士のメールの場合は、冒頭で「お世話になっております。(会社名)の(氏名)です。」といった決まり文句をよく使いますが、英文メールの場合はいきなり要件からスタートしてもOKです。

「discuss」は「議論する」という意味の単語ですが、英語では討論のようなシチュエーションではなく「打ち合わせする」というニュアンスでも使われます。

また、「would like to~」は「want to~」と同意ですが、「want to~」よりも丁寧な表現なので、今回のようなシチュエーションでは「would like to~」の方が無難だと思います。

「Please let me know~」は「~をお知らせください」という意味でよく使うので、プロジェクト中の進ちょく確認などでも使えます。覚えておくと便利です。

【具体的な訪問日時を指定する場合は】

Please let me know if you could meet at ◎am/pm on (月日もしくは日月).
(訳)◎月◎日午前(午後)◎時にお会いできるかどうか、教えてください。

英語圏で24時間表記はあまり使われませんので、10時であれば「10am」、13時30分であれば「1:30pm」と書きましょう。イギリス英語を使う国だと「日・月」(1st June)の順、アメリカ英語を使う国だと「月・日」(June 1st)の順で書きます。

併せて、気を付けておきたいのが「時差」。訪問先の現地時間で日時調整するのは当然のことですが、例えば、現地とSkypeなどでつないでミーティングをする場合は特に注意が必要です。

●NG例

When can I see you?
(訳)いつ会えますか?

これでも意味は通じます。が、どちらかというと友人や恋人同士の間柄で「自分が会いたいから(都合つけて)」といったニュアンスで使うケースが多いようです。フォーマルな調整ごとの際にはあまりオススメしません。

【結び】

Looking forward to hearing from you soon.
(訳)ご返信お待ちしています。

Best regards,
◯◯◯◯(名前)

※結びの書き方については「海外企業に、メールで製品の問い合わせをするには」も参照を。

余談ですが、アポが取ってから訪問までに確認しておきたいことも挙げておきます。

特に訪問先の土地勘がない場合は、相手先の会社の住所をきちんと調べ、できるだけ近いホテルを予約しておくことをオススメします。日本より交通事情が良い国の方が少ないので、交通手段も念入りに調べておきましょう。

取材・文/大井 あゆみ(『シンガポール経済新聞』運営Diversolutions.Ptd.Ltd代表取締役)
編集協力/岡 徳之(Noriyuki Oka Tokyo