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やむを得ず「納期を遅らせてほしい」とお願いする時に使う英語表現は?【連載:コピペで使えるIT英語tips】

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「想定外のトラブルで開発スケジュールが遅れてしまった」、「納期間際にバグが見つかってしまった」場合など、開発では時にクライアントと約束した期日を守れないことがある。

誰しもクライアントにこうした報告をするのは気が重いが、この時の対応の仕方で事後の処理が容易にも困難にもなり得る。最大限の誠意と注意を払って対応すべきなのは言うまでもない。

そこで、今回はアメリカで働くエンジニアのCさんに、英語を使って納期変更のお願いをする際の適切な表現を教えてもらった。

クライアントにお願いする時の表現

(例)Could you reschedule the deliver date of the program?
(訳)プログラムの納期期日をリスケジュールしていただけますか?

<ポイント>
こちらのミスのせいでクライアントに何かお願いする際には、できるだけ丁寧な対応を心掛け、無茶な要求を言わないことが大切。「Could you~?」は「Can you~?」の過去表現ではなく、丁寧表現として使う。

「Could you~?」のほかに、「Would you~?」、「Please~」、「Would be greatly appreciated it if ~(~してくれたら幸甚です)」といった表現も使える。

また、これに合わせ、下記のような「謝罪」と「コミットメント(=約束・宣言)」を添えるのが大切だ。

【謝罪例】

(例)I’m sorry for the inconvenience.
(訳)ご不便をおかけして申し訳ありません。

(例)I’m sorry for the confusion.
(訳)混乱させてしまい申し訳ありません。

(例)I’m sorry for the delay in the deliver.
(訳)納期が遅れてしまい、申し訳ありません。

<ポイント>
あきらかにこちら側に非がある場合は、きちんと謝罪することが大切です。

※謝罪の表現については「開発のミスやユーザークレーム…英語で「謝罪メール」を書く時のコツ」もぜひ参考に。

【コミットメントの表現】

(例)I will make sure that the program has no bugs before the deliver.
(訳)納品前にプログラムにバグがないことを確かめます。

※「make sure」の代わりに「confirm」も使える。

(例)I will double check to avoid any mistakes.
(訳)ミスを避けるためにダブルチェックします。

<ポイント>
ここでは、英語でも日本語でも同じく、単なる謝罪だけでなく「二度と同じことが起きないように何をするのか」、「次の納期に間に合わせるためにどういうアクションを取るのか」を具体的に相手に伝えることが大切になる。

これは、上司の外国人相手に何かお願いする際にも応用できるので、ぜひ参考にしてほしい。

ちなみに日本では何かミスが発生した際、「善処します」、「万全を期します」といった言い回しを使うことがある。しかし、英語でこうした表現を使うのは絶対に避けるべきだとCさんは話す。言葉の内容に具体性がなく、あいまいで場当たり的だと思われる可能性が高いからだ。

「最悪の場合、クライアントの信頼を完全に失ってしまうこともある」(Cさん)と言う。スケジュール変更はないに越したことはないが、状況によっては避けがたいこともある。大事なのはトラブルによって生じた損害を最小限に食い止め再発を防ぐこと。真摯な謝罪と事後処理の明確化を心掛けよう。

取材・文/大井 あゆみ(『シンガポール経済新聞』運営Diversolutions.Ptd.Ltd代表取締役)
編集協力/岡 徳之(Noriyuki Oka Tokyo