リモートワークで仕事をする時に準備したい５つのツールとは？

新型コロナウイルス感染拡大の影響から、オフィスから離れて仕事をする‟リモートワーク”を取り入れる会社も増えてきました。しかし自宅で仕事をする際に、どんな事前準備をすればいいのか分からない……と悩む人も多いのではないでしょうか？

リモートワークをするためのツールには、コミュニケーションツール、ペーパーレス化ツール、セキュリティツール、労務管理システム、リモートアクセスツールなどがあります。

この記事ではそれぞれの特徴を紹介していきます。

中には個人で導入するのは難しいツールもありますが、自社・自分に必要なツールは何なのかを考え、リモートワークでスムーズに仕事ができるようしっかり確認して、準備していきましょう。

１．コミュニケーションツール

リモートワークをする上で欠かせないツールの一つがコミュニケーションツールです。さまざまなツールが出ていますが、今回ご紹介するWeb会議システムとチャットツールは抑えておきましょう。

ただWeb会議システムやチャットツールなどのコミュニケーションツールは、セキュリティーの問題を指摘され、会社によっては使用不可としているものもあります。セキュリティーの問題はクリアしているのか、必ず確認し、注意して使用していきましょう。

Web会議システム：zoom

https://zoom.us/

zoomは、クラウド上でのWeb会議やメッセージング機能などを統合したコミュニケーションプラットフォームです。無料プランで最大40分、最大100人までのグループ会議を行うことができ、１対１のミーティングでは時間制限なく利用可能。有料会員になると、グループ通話でも無制限で利用することができます。

使用する際は無料アプリのインストールが必要ですが、通信が非常に安定していることもあり人気を博しています。

最近では「Zoom飲み会」「Zoomランチ」などの言葉も生まれ、仕事以外のプライベートの時間でも使用する人が増えてきています。

Web会議システム：Skype

https://www.skype.com/ja/

Skypeは、マイクロソフトが提供するインターネット通話サービスです。普段使っているPCやモバイルに、専用アプリケーションをダウンロードして使います。

ビデオ通話を行いながらメッセージを送れる「チャット機能」や、相手の画面に自分が現在操作している画面を表示させる「画面共有機能」も無料で利用できるのがポイント。また、自分自身のステータスを【アクティブ】【退席中】【取り込み中】と、知らせることもできます。

チャットツール：Slack

https://slack.com/intl/ja-jp/

Slackはアメリカ発のチャットツールで、使い勝手の良さから日本でもエンジニアを中心に人気となっています。特徴としては、外部との連携がとれる「インテグレーション機能」があり、他のサービスを連携することでもっと使いやすくすることが出来ます。

チャットツール：Chatwork

https://go.chatwork.com/ja/

Chatworkは日本で開発されたチャットツールで、国内だけではなく世界中の国や地域に使われています。特徴としては、デザインや機能が簡易化されているので、誰でも使いやすいという点。その他、タスク管理やビデオ機能なども付いているのでとても使い勝手がよく、人気のツールです。

２．ペーパーレス化ツール

テレワークを実施するには、紙の文書でやりとりすることが難しいので、ペーパーレス化が必要になってきます。文書を電子化し、社内で共有しているオンラインストレージにデータを置くことで外部からのアクセスが可能になり、どこからでもストレージに置いたファイルを閲覧・編集・ダウンロードすることができます。

オンラインストレージサービスは、Google DriveやDropboxなどがあります。

ペーパーレス化ツール：Google Drive

https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/

Google Driveは、Googleアカウントを持っていれば誰でも使うことができるオンラインストレージです。 無料プランでも15GBという大容量を保存できます。また、文章を編集するドキュメントや、表計算ができるスプレッドシートは、オンライン上で共同編集ができるため、社内外で利用することが可能です。

ペーパーレス化ツール：Dropbox

https://www.dropbox.com/

Dropboxはシンプルな操作で情報共有をスムーズに行うことができる他、マルチデバイスに対応しているのが特徴です。
現在多くの日本企業でテレワークを推奨されていることをうけ、既にテレワーク実施中、テレワーク利用を検討している方向けにDropbox BusinessやDropbox Paperの無料トライアルが提供されています。

３．セキュリティーツール

テレワークを導入する際に、気になるのがセキュリティー面です。テレワークで利用する端末のセキュリティーだけではなく、個人メールを利用した誤送信など、セキュリティー管理者不在により高まる情報漏えいリスクに対応する構築が必要です。

個人で導入するのは難しい面もありますが、どんなツールがあるのか、把握しておきましょう。

セキュリティーツール：LanScope Cat（ランスコープ キャット）

https://www.lanscope.jp/cat/

LanScope Catは、ITマネジメント、内部不正対策、外部脅威対策を総合的にカバーできるセキュリティーツールです。

セキュリティーの可視化を実現しているので、機密情報を含むファイルをコピーやダウンロードした操作をチェックすることができます。従業員は「見られている」意識が働くため、内部不正操作を防ぐ効果にも期待できます。

４．労務管理システム

テレワークでは従業員が社外で仕事をするため、勤怠を含む労務管理が難しくなります。どこで誰がいつ働いているのか管理することを明確にするために、労務管理システムを導入して管理することが可能です。

労務管理ツール：ジョブカン

https://jobcan.ne.jp/

ジョブカン労務管理は、クラウドを利用し労務に関する業務を効率化できます。従業員の社会保険や労働保険の手続きを帳票作成から提出までワンストップで実行します。従業員は出退勤や各種申請をマイページから行えるため、難しいソフトが苦手な方でも簡単に利用できます。

労務管理ツール：jinjer

https://hcm-jinjer.com/

jinjer勤怠は、パソコン、スマートフォンなど以外にもチャットツールやアップルウォッチ・Google Homeでも打刻することが可能なので、出退勤の打診漏れ対策に便利です。

アプリ対応の他にもシフト作成・予実管理などの機能を搭載し、勤怠管理のオペレーション効率化を実現することができます。

５．リモートアクセスツール

テレワークは会社から離れたところで仕事をするため、データやソフトウエアに外部からアクセスするツールが必要となります。サブスクリプション形式のツールを利用すれば、必要な期間だけ利用できますので、費用を抑えられるメリットもあります。

リモートアクセスツール：TeamViewer

https://www.teamviewer.com/ja/

TeamViewerは、最初の設定さえすればワンクリックでリモートアクセスが可能になるツールです。Android、Linux、ChromeOSなどに対応している点も人気の秘訣。法人であれば７日間の無料利用期間もあります。

リモートアクセスツール：magicconnect

https://www.magicconnect.net/

magicconnectは、NTTグループが提供するリモートアクセスツールです。
専用ソフトをインストールするだけなので導入が簡単なのが特徴。認証方式を複数選べるため、利用端末や業務形態によって使い分けられる点が便利です。

今回はリモートワーク導入の際に必要なツールについてお伝えしました。

今回紹介したツールの導入により、社内に限らずどこでも業務を行える環境を整えることができます。ぜひ、参考にしてみてくださいね！