採用担当が最後まで目を通したくなる
履歴書 書き方ガイド
【見本あり ＆ ダウンロード可】
応募したい会社が決まったら、提出する書類を作成します。その際に提出を求められるのが「履歴書」と「職務経歴書」です。そのうち「履歴書」は、フォーマットがほぼ決められているため、応募者が独自の工夫を見せるのがなかなか難しいものです。
一方、企業の人事担当者の視点からすれば、フォーマットが決まっているからこそ短時間で応募者の履歴を確認できます。人事担当が1枚の履歴書を見る時間は数十秒から数分と言われていますので、忙しい人事担当者の目に留まるようにポイントを押さえた履歴書の作成を行いましょう。ここでは、人事担当者が、最後まで目を通したくなる履歴書の書き方をお伝えします。
履歴書のマナーと書き方
履歴書は採用担当者とのファーストコンタクトで、面接へと進む「鍵」です。相手から「ぜひ会ってみたい！」と思われるには、書き方のルールやマナーを守ることが大前提です。その上で求人内容に沿ってアピールし、最後まで目を通したくなるように仕上げましょう。
このページでは、履歴書の書き方を解説しています。学生時代の就活と異なり、転職の履歴書では職歴が新しい要素となります。その他にも正社員として在職中の方、派遣で働いている方、アルバイト・パートの方など、多くの人に役立つ内容となっておりますので参考にしてみてください。
履歴書によって異なる項目の書き方
履歴書のフォーマットによって記入するべき項目が異なる場合があります。転職時の履歴書で記入を求められる可能性がある「賞罰欄」、「健康状態欄」、「自己PR欄」について正しい書き方を解説していますので、ぜひご確認ください。
履歴書を書く時に押さえるべきポイント
限られた履歴書の枠内では、下記の3つのポイントを意識して人事担当者にアピールをしましょう。面接に進むためには、書類を通して自分に興味を持ってもらうことが大切です。ここからは、履歴書を作成するときのポイントと、その理由についてご紹介します。
ポイント1 丁寧な書き方かどうかで、人柄や仕事ぶりが伝わる
手書きの履歴書の場合、仕事を雑にこなす人なのか、丁寧に仕事を行う人なのかは、履歴書に書かれた文字から伝わります。達筆でなくてもなるべく一文字ずつ丁寧に書きましょう。誤字がないことはもちろん、汚れや角が折れないようにするなど扱い方も重要です。
ポイント2 文章やレイアウトは簡潔に分かりやすく
簡潔で分かりやすい文章とレイアウトは必須です。企業の人事担当者は、複数の応募者の履歴書を見ています。応募者が多い企業の場合、見にくい履歴書は読んでもらえなくなる可能性が高まります。パソコンならば書き直す手間も少ないので、文字の大きさに強弱を付けたり、見出しにマークをつけるなど、見てもらいたいポイントに着目してもらえるように試行錯誤してみましょう。
ポイント3 志望動機欄は転職理由とつながる内容でアピール
人事担当者は志望動機欄から、「なぜうちに応募してきたのか？」を見ています。企業が採用を行う背景、行っている事業やサービス、文化などを調べ、その会社に感じている魅力と入社意思を志望動機として伝えましょう。面接で転職理由を聞かれたときにちぐはぐにならないような内容であることも大事なポイントです。
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Word形式のサンプルをダウンロードする履歴書を書き終えたらここをチェック
履歴書を書き終えたら、提出前に必ずチェックしておくべきポイントをご紹介します。完璧と思っていてもうっかりミスがあるかもしれません。落ち着いてから必ず確認しましょう。
記入もれがないか
・書き終えた履歴書や封筒は必ず一度見直しをしましょう。
・「ふりがな」の欄などは漏れやすい項目ですからしっかり確認しましょう。
誤字・脱字・略字がないか
・履歴書の内容に誤字や脱字、略字などがないことを確認しましょう。
・社内用語など、一般用語ではない言葉を使っていないか見直しましょう。
簡潔に分かりやすい文章になっているか
・長過ぎる言い回しやくどい文章がないかを確認します。
・書かれている内容に矛盾がないかを確認します。
不自然な改行やレイアウト崩れはないか
・パソコンで書類を作成した場合、不自然な改行がないことを確認します。
・レイアウトが崩れていないことを印刷したものを見て確認します。
・修正した箇所は、最後にもう一度確認しましょう。
履歴書を提出するときのマナー（手渡し・メール・郵送のルール）
履歴書を提出する方法には「手渡し」「メール」「郵送」の３つのパターンがあります。面接時の持参、つまり「手渡し」は受付で渡すか面接官に渡すかでマナーが異なります。また、「メール」の場合には基本の件名や文面が必要、「郵送」には添え状も用意する、などそれぞれにルールがあります。詳しくご紹介していますので、ぜひマナーを守って提出しましょう。
郵送・手渡し時の用紙サイズ
市販の履歴書の用紙サイズは、A4（A3二つ折り）とB5（B4二つ折り）の2種類です。どちらのサイズを購入、またはプリントアウトしても問題ありませんが、職務経歴書は一般的にA4サイズで作成します。そのため、職務経歴書を同封の場合は同じサイズとしても良いでしょう。もちろん、企業からサイズの指定があれば必ず守ります。
手渡しで提出する場合
履歴書などを面接当日に持参する場合、かばんの中で折れたりしわになったりしないよう、必ずクリアファイルに挟んでから封筒に入れましょう。封筒の表に赤字で「履歴書在中」、裏に黒いボールペンかサインペンで「住所・氏名」を記入し、封はせずにおきます。面接官に渡す際は、封筒から出してクリアファイルと封筒を重ねて一緒に差し出すのがマナーです。
メールで送付する場合
企業のホームページや採用サイト、またはハローワークや新聞、求人情報誌等の求人に応募する場合、履歴書データ（Excel、Word、PDFなど）をメール添付して送ることがあります。最も大事なのは「件名」です。履歴書が添付されていることを具体的、かつ簡潔に記入して採用担当者に一目で分かるようにしましょう。下記のページではファイル名のポイント、パスワードの設定や連絡の仕方といったデータ添付時の注意点、件名やメール文面の書き方をご紹介しています。
郵送する場合
企業の個別サイト、またはハローワークや求人情報誌等での求人応募の場合、履歴書を郵送することもあります。郵送には必ず「添え状」を同封することがマナーです。添え状の内容はビジネス文書としてテンプレート通りでOKです。また、折れてしわができたりしないよう、添え状や履歴書などすべての書類はクリアファイルに入れてから、封筒に封入することも必要です。封筒の宛名の書き方やサンプルもご紹介しています。
