本当にあった商談・打ち合わせのトラブル！みんなの対処法は？

2017年もいよいよあとわずか。年末の繁忙期で商談や来客、社内での打ち合わせが増える方も多いのではないでしょうか。
社外の方と会う真面目な空気のときや、重?い議題のときに限って、まさかのハプニングやトラブルが起こるなんて経験はありませんか？

20代から60代のビジネスパーソン140名に「商談や打ち合わせの最中に、何かしらのトラブルに見舞われたことがありますか？」という質問をしてみたところ、「ある」と答えた人は約3割。3人に1人は商談・打ち合わせの場で何かしらのトラブルに遭遇したことがあるようです。

というわけで今回は、アンケートで分かった皆さんのトラブル遭遇エピソードをどどんと紹介していきます。もしも自分の身に起こったら、とイメトレしながらご覧ください！

商談・打ち合わせ中に起こりそうなトラブルを、「室内環境に関するトラブル」「商談相手に関するトラブル」「自分自身に関するトラブル」の3つに分類してエピソードを聞いてみたところ、最も多く集まったのは「室内環境に関するトラブル」でした。中でも多かったのはエアコンに関するトラブル。次いで、「商談相手に関するトラブル」の中の「相手が来なかった」系が多く挙がりました。

では早速、トラブルとして多く挙がったものと、「それに対して実際にどう対処したか」or「できなかったけどこうすればよかった対策案」をセットでご紹介します。
まずは【室内環境に関するトラブルとその対処法】からどうぞ！

■エアコンに翻弄される人間の悲哀
「エアコンの設定温度が高過ぎて、出席者全員が眠くなった」
→対処法：「途中で誰かが言い出せばよかった。会議が始まる前に事前に空調の設定温度を確認しておくべきだった」（20代／男性／事務・管理部門系職種／IT・通信業）

「夏の暑い日。入った部屋があまりにも寒く、そしてとても冷たいコーヒーを出していただいて……上司と2人で商談中にトイレを借りる始末に」
→対処法：「夏といえど、室内での防寒対策はしっかりと。そして部屋が寒かったら冷たいものは飲まない。これはあとで反省会で出された実際の案です」（20代／女性／企画・マーケティング系職種／商社）

「夏場、エアコンの調子が悪かったので窓を開けたのですが、風が強い日でした。窓を開ける→書類が飛びそうになる→窓を少し閉める→暑い→もう少し開けてみる…の繰り返しに」
→対処法：「場所を変えて社外で打ち合わせをしたら30分ほどで終わりました」（30代／女性／販売員・サービススタッフ系職種／サービス業）

■その瞬間まで気付けない「騒音」の罠
「外の工事の音がうるさく、声が聞き取れなかった」
→対処法：「別の場所で打ち合わせをすればよかった」（20代／男性／事務・管理部門系職種／その他）

「突然来社された取引先の応対中に、隣の部屋で社員の営業成績を叱責する専務の怒号が飛び交っていた。あまり取引先には聞かせたくない内容でした」
→対処法：「会社に取引先が来社されるケースはあまりなかったので不測の事態ではありましたが、外のカフェに連れ出すべきだったかと……」（30代／男性／クリエイティブ系職種／その他）

「カフェで打ち合わせをしていたら、若い人たちが入ってきてうるさくて話にならなかった」
→対処法：「もっと落ち着いた雰囲気の、少しお高めのカフェにすればよかった」（30代／女性／販売員・サービススタッフ系職種／サービス業）

■我慢できない生理現象との戦い
「かなり張り詰めた会議を大勢でやっている際、思いっきり私のお腹が鳴り、何とも気まずい空気に。しかもその後も何回も……椅子の音でごまかしたりもしましたが、完全にバレてました」
→対処法：「自ら申告してしまえばよかったです」（30代／女性／その他職種／その他）

「取引先との会話中にゲップをしてしまい、その場が一瞬凍てつきましたが誰もフォローしてくれませんでしたね。しかしながら商談は成立です」
→対処法：「仕事中にはもう炭酸飲料は飲まないです」（40代／女性／その他職種／自営業）

「6人ほどの会議で何者かがおならをした様子。明らかに匂いが漂っているのに、誰もそんなこと無いかのようにふるまっていて、可笑しくなってしまいました」
→対処法：「ただ時間が経つのを待つ」（20代／女性／事務・管理部門系職種／IT・通信業）

続いてのエピソードは【商談相手に関するトラブルとその対処法】です。やはり多かったのは「相手が日時を勘違いしていて出戻りになった」（30代／女性／サービス業）といったトラブル。約束の前日に確認の連絡を入れるなどの些細な行いで回避できるのでぜひ忘れないでほしいものです。
それ以外にも、こんなエピソードが集まりました。

■相手がいなくちゃ始まらない
「商談の予定で訪問したら、先方に部署総出のトラブルが発生したようで、その日は商談どころではなく、そのまま何もせず会社に帰ってきました」
→対処法：「以前から、予定がずれ込んでいるプロジェクトがあると聞いていたので、予定に余裕を持たせてスケジューリングをすべきだったと反省しました」（20代／男性／エンジニア／IT・通信業）

「相手先の方が1時間近く来ず、来るのか分からないまま待ちぼうけを食らった」
→対処法：「その時、携帯の電源が切れてしまっていて電話ができなかったので、充電の大切さを実感した」（30代／男性／営業／小売・販売系）

「事前の話とは違い、商談相手が全く知らない人だった」
→対処法：「事前にもっと念入りに参加者を確認すべきだった」（30代／男性／営業／メーカー・技術系）

■言っても地獄、言わなくても地獄
「得意先2人を相手にしたとき、2人ともチャックが開いていたことがあります。指摘すべきか迷った末、結局言わずに話し合いは終わりました。彼らはいつチャックが開いていたことに気付いたのでしょう……」
→対処法：「はっきり言うべきだったのかなぁと今でも悩みます」（30代／男性／営業／サービス業）

「商談中に相手に、眉の付近に大きなほくろがあったので『仏様みたいで縁起がいいですね』といったら、よく見たら大きな鼻くそが顔についているだけだった」
→対処法：「眼鏡をかけていればよかった」（40代／男性／企画・マーケティング系／商社）

■イスが、ないっす
「お客さまは2人と聞いていたのに、実際には3人でいらっしゃり、椅子の用意ができずかなり焦った」
→対処法：「予備の椅子を部屋に置いておくべきだった」（20代／女性／事務・管理部門系職種／メーカー・技術系）

「お相手の方が体格がよく、椅子が壊れてしまった」
→対処法：「パイプ椅子ではない丈夫な椅子を用意しておくこと」（20代／男性／事務・管理部門系職種／IT・通信業）

続いて、エピソード数としては最も少なかったものの、一番身近に起こりそうな事例が多かった【自分自身に関するトラブル】をご紹介します。

■つい忘れちゃうんですよね
「商談に行く際に、重要な書類を自宅に置いてきてしまったことがあります。気付いた時にはもう予定の時間が迫っていたので、泣く泣く手ぶらで商談へ」
→対処法：「幸い、再び伺う機会があり、その時に書類を見せながら説明することができました。普段から忘れ物が少なくないので、前日と出掛ける直前にも確認することが大切だと思いました」（20代／男性／エンジニア／IT・通信業）

「商談にネクタイを忘れてしまい、駅のコンビニで買ったら、相手の担当の方にその場を目撃されていたらしく、後で突っ込まれた」
→対処法：「話としては盛り上がったのでよかった」（30代／男性／営業／小売・販売系）

「商談中にコンタクトレンズが落ちた。しかもワンデーで再度つけなおすことができず、替えも持ち合わせてなかったので、プレゼン資料がよく見えず、グダグダになった」
→対処法：「大事な商談の場合はメガネを持って行こうと思った」（40代／女性／事務・管理部門系職種／広告・メディア系）

■緊張はトラブルのもと
「お客さまにコーヒーを出すときにこぼしてしまった」
→対処法：「激しく緊張していたので、落ち着いてからすれば良かった」（20代／女性／事務・管理部門系職種／メーカー・技術系）

「新人の頃、会議中に私の椅子が壊れかけているのに気付いたものの、重要な会議だったので言い出せず、腰を椅子から浮かせながらその場をしのいだ思い出があります。緊張とハプニングで大汗をかきました」
→対処法：「冷静に考えれば、新人の私は会議で重要な話をする訳ではないので、静かに席を立って椅子を交換すれば良かったと思います」（20代／男性／エンジニア／IT・通信業）

■豪傑伝説を残した女たち
「日曜日に翌朝８時まで飲んでしまい、そのままの服装で朝イチの打ち合わせに行くしかなかった」
→対処法：「ノートと筆記用具とマスクをコンビニで購入、名刺はちょうど切らしていることにし、相手には『普段からこんな格好で打ち合わせ行ってます』感をアピールした」（20代／女性／クリエイティブ系職種／その他）

「アポ時間に遅れそうだったので走って訪問先に行ったが、通された会議室で10分ほど待たされた。まだしばらくかかるかなと思い、待っている間に軽くお化粧直しをしていたら、担当の方が入ってこられて気まずかった」
→対処法：「お手洗いに行けば良かった」（40代／女性／事務・管理部門系職種／広告・メディア系）

本当にさまざまなトラブルがありますね。上記には分類できませんでしたが、「お客さまの家で正座して話をしていたとき、足の裏に激痛がしたので振り向くと、でっかいブヨが血を吸っていた」（40代／男性／営業）なんて非常事態に見舞われた人もいて驚きを隠せません。
ところで、トラブルによってその場が変な空気になってしまうのは、悪いことなのでしょうか？

「商談や打ち合わせの際の雰囲気は、どのようなものが望ましいと思いますか？」という質問に対して、約8割の人が「どちらかというと和やかな雰囲気」と答えました。その理由として、ピリピリして張り詰めた空気よりも、人間性が分かって信頼感を感じられる方が良いと考える方が多いようです。

トラブルはこうした和やかなムードを作り出すチャンス！ 慌てず対応すれば一気に相手との距離が近づくきっかけになるかもしれませんね。
最後に少しだけ、和やかムードを作り出しそうなほっこりエピソードを紹介しますね。ぜひ今後のビジネスシーンで参考にしてみてください。……いや、無理か（笑）。

【ほっこりハプニング】
「新人の入れてくれたコーヒーがあまりにも不味く、かつ、なぜか不思議な匂いがして、その話題でもちきりになってしまったことがあります。今では笑い話として商談相手とも語り草になっています。ある意味その新人のおかげで商談もうまくいったので結果オーライです」（30代／男性／営業／サービス業）

「猫が引き戸を自分で開けて客の足下に座る。抱えて室外に出す。が、また入ってくる」（50代／男性／企画・マーケティング系／メーカー・技術系）

文／typeメンバーズパーク編集部