一般事務職の仕事内容と志望動機の例文

総務職や経理職など、大規模な企業では事務職がそれぞれの分野に特化しています。それに比べ一般事務職として募集をしている企業は一般的に大規模な企業ではなく、専門的なことは幹部社員や経営陣が行います。そのため一般事務職の業務は専門性や難易度が高くありませんが、その分幅広いものとなります。たとえば役員会の設定や運営は管理職で、会議室の予約や会議案内の作成は一般事務が行うパターン、経理に関わる業務をするのは幹部社員で、その中で社内の経費精算だけを一般事務が行うパターン、新入社員の採用活動を行うのは経営陣で、入社後に必要書類の提出を受け関係各所へ持参をするのが一般事務であるパターンなどです。具体的な業務としては、受付や来客応対、電話応対、データ入力、書類のファイリング、郵便物の仕分け、文書作成、書類のコピーなどがあります。活躍が目に見える職種ではありませんが、周囲の人にとっては煩雑な仕事を引き受けてくれるお世話役として重宝される仕事です。なお、守備範囲が広い分、業種や企業によって仕事内容には違いが生じることを理解しておきましょう。

事務職に共通することですが、PCスキルは備えておきたいものです。高度なスキルは不要(もちろんあるに越したことはありません)ですが、データ入力や文書作成の業務はおしなべて多く、必須のスキルです。また、グラフ作成のスキルがあるとデータ入力だけでなく会議資料などの作成を依頼される機会が増え、仕事の幅が広がっていきます。また、いろいろな人のさまざまな指示による業務が多いため、頼みやすい人柄である必要があり、コミュニケーション能力が高い人ほど受け入れられやすいでしょう。

一般事務職には必ずしも事務職の経験は必要ではありません。どのような職種でもいずれかの企業で勤めた経験は、一般常識やビジネスマナーを身に付けている点においてビジネスパーソンとして適性があることを物語ってくれます。また、ビジネス文書の作成やデータ入力をしてきたことは最低限のPCスキルを備えていることの証明にもなりますのでその経験を積んできた人はぜひアピールしましょう。接客業の経験がある人は受付や来客応対では即戦力となり得ます。一般事務職は幅広い業務を行うため、これまでの経験を活かしやすく、それゆえ経験をどう活かすかをうまくアピールできれば適性があると判断されやすいでしょう。

一般事務職では、これがないと勤まらないといった資格はありませんが、実務で活かせる資格を持っているとアピールポイントとなります。表計算やワープロ検定はPCスキルがあることを示し、資料作成やデータ入力に活かすことができます。簿記の資格があれば経理関係の仕事を任される可能性も出てきますし、受付や来客応対、電話応対では秘書検定取得で学んだことが活かされます。地域や業種によっても異なりますが、自動車運転免許は応募に際し歓迎される資格となる企業もあります。また、現代は大規模企業でなくても海外とのやり取りを行う機会が大変増えています。英検をはじめTOEICなどの英語の資格を持っていると業務の幅がさらに広がります。