事務職の仕事内容と志望動機の書き方

事務職は、企業の中で売り上げを生み出す営業職や販売職、モノを作る製造職、サービスを提供する接客職などの直接部門に対し、後方支援の役割を担う間接部門に位置付けられています。その仕事内容は主に、来客応対や電話応対、データ入力や書類・資料の作成、部門間調整などですが、会社全体に関わる事務仕事の遂行と直接部門でできない事務仕事の代行と考えて良いでしょう。

事務職の種類には、一般事務、経理、人事・労務、総務、営業事務、経営企画などがあります。担当領域が幅広い事務職ですが、その役割によってそれぞれ専門分野に特化した職種に分けられます。ただし規模の小さい会社などでは、特に分類せず事務職全般として扱う場合もあります。

どの事務職においても、データ入力や書類・資料の作成は必ず発生する仕事であり、仕事に占める割合も大きいものです。エクセルやワード、パワーポイントなどのオフィス系ソフトと呼ばれるソフトは使いこなせる状態にしておきたいものです。膨大なデータ入力や資料の作成の際には、キーパンチの速さと正確さが優れていると重宝されます。また、プリンターやメールなどアウトプットに必要なものに関する知識も持っているとトラブル時に役立ちます。

直接自分が所属している部門よりも他部署と関わることがはるかに多い事務職では、コミュニケーション能力も重要な資質です。たとえば全社的な書類を作成したいので各部署で必要事項を取りまとめて送ってほしいとの依頼では何とか引き受けてもらわないといけませんし、設備投資の予算配分をするための部門間の調整では来年は〇〇部を優先するので今回は△△部に譲ってほしいなどと交渉しなければなりません。コミュニケーション能力の高さによってスムーズに進むか否かが変わってくることもあります。

事務職は会社全体、従業員全体の機密情報が集まってくる職種ですが、それらの情報に直接的に関わっていないと、どうしても軽く考えがちです。たとえばある部署の従業員が病気になったがあまり人に知られたくないとして、他部署である事務職はその人の顔も知らないし背景も分からないので他人事として捉え、「〇〇課の△△さんという人は何か重い病気らしいね」などと口にすれば重大な結果を招いてしまいます。事務職は仕事で知り得た情報は漏らしてはいけないことを最も守らなくてはならない職種なのです。

自分の強みが何なのかが相手に容易に分かるような内容になっているかをチェックしましょう。そしてその強みをどう活かすつもりでいるのかまで述べていきます。「私はPCが使えます」と言っても漠然としていて伝わりにくく、相手の興味を引くことはできません。また、「私は表計算検定2級とワープロ検定2級を取得している」という、単に資格を持っているというアピールも、充分ではありません。具体性をより加えて、「関数を活用して0から表を作成することも可能で、データを元に作成する表のイメージをお教えいただければ、利用方法に合わせた表を作成することができます。そのため、貴社ではデータ入力においても資料作成においても即戦力になります」とすることによって相手に伝わりやすくなります。

事務職にはさまざまな種類がありますが、その中でもなぜその事務なのかを明確に示す必要があります。事務ならなんでもいいのかと思われない内容にしていきましょう。「経理職としてキャリアを積んできた」「顧客への提案書を作成したら分かりやすいと喜んでいただいた」など自分の経験や具体的なエピソードを述べ、だからこの事務を志望したと断言できるまでになるといいでしょう。

「数ある企業の中でなぜうちなのか」は採用担当者にとって重要な要素です。その会社でなくてもいいとなると、簡単に辞められてしまう危惧があるからです。「貴社の従業員満足と顧客満足の両方に尽力する経営理念、そして実際に達成しているところに深く感銘を受けました。」のように、予め研修制度や経営理念・社風を把握し、共感した、感銘を受けた、だからこの会社を志望すると言えるようにしておきましょう。