転職の不採用通知に返信は必要？落ちた理由を問い合わせても良い？

転職希望の企業から不採用通知が届いた場合、社会人として返信すべきなのか知りたいという方もいらっしゃるでしょう。本記事では、転職の不採用通知に返信が必要かどうかや、返信する際の書き方、注意点などを解説します。

また返信の例文や不採用通知が続く場合の対策などもご紹介。転職の不採用通知の返信に関する疑問の解消や、不採用が続いた場合の対策の参考にしてください。

転職の不採用通知に返信をするべき？

応募企業から不採用通知を受け取った場合、返信すべきなのか悩みどころです。新卒の就職活動では不採用通知の内容を確認するだけで、返信は不要なのが一般的でした。しかし転職となれば、入社は叶わなくても今後仕事でかかわる可能性も考えられます。不採用でもできるだけ良い印象を与えておきたいものです。

基本的には返信は不要

不採用通知が届いた場合、応募先の企業に返信すべきか悩むところですが、基本的に返信は必要ありません。

ただし知人の紹介などを通して面接を受けた場合や、面接などに時間を取ってくれた採用担当者にお礼を伝えたいなど理由がある場合は、返信しても構いません。特に最終選考まで残り、採用担当者と顔を合わせる機会が多く懇意にしてもらったという場合は、感謝の気持ちを伝えることをおすすめします。

一方で、面接予定の時間を過ぎたものの面接の時間を取ってもらえた、必要な書類を忘れてしまったなど、採用担当者に迷惑をかけてしまったという場合は、改めて謝罪と感謝の気持ちを伝えることも大切です。

基本的に不採用通知への返信は不要ですが、あなたのために採用担当者が時間や労力を割いてくれたことは事実です。返信することで採用担当者の迷惑にならないか気にする方もいらっしゃるかもしれませんが、感謝の気持ちを伝えられて嫌な思いをする人はいないでしょう。

返信がアピールになる可能性はある

不採用通知への返信は基本的に不要であるため、返信しない応募者が大多数です。不採用通知に返信しない応募者が多い中、丁寧な文面の返信をすることで採用担当者の記憶に残る存在になれるかもしれません。すでに不採用通知を受け取っているため採用される可能性は低いですが、他の内定者が辞退して採用人数の枠に欠員が出た場合に、別の形で採用してもらえる可能性も考えられます。

例えば、入社した人が短期間で辞職した場合や、異なる部署で求人募集が必要になった場合などです。企業側からすれば、求人広告を出して一から採用活動を行うよりも、不採用通知を送った応募者の中から適した人材を選ぶ方が時間やコストを削減できます。期待するような結果にはならないかもしれませんが、不採用通知に丁寧な返信をして、わずかなチャンスを引き寄せられるきっかけを作るようにしましょう。

不採用通知へのNGな返信がある？

不採用通知へ返信する際に、失礼に当たる返信内容があります。返信する内容次第で、採用担当者にネガティブな印象を与えてしまう可能性があるため、くれぐれも注意しましょう。本章では、不採用通知に返信する際に避けるべきNGの内容について紹介します。返信内容を検討する際の参考にしてください。

不採用になった理由を聞く

不採用通知に返信する際は、不採用の具体的な理由は質問しないようにしましょう。不採用通知には、不採用になった明確な理由を記載しないのが一般的です。自分がなぜ採用されなかったのか、理由を知りたいという方も多いでしょう。不採用通知へ返信する際に「不採用になった理由を教えてください」と書きたくなる気持ちもよくわかりますが、必ずしも採用担当者から本音を引き出せるとは限りません。

一般的に、不採用の理由を公表しない企業がほとんどのため、質問することで採用担当者を困らせてしまう可能性があります。不採用の理由を聞き、今後の転職活動に活かしたいという方もいるかもしれませんが、理由は聞かずに不採用になった事実を受け止めて次の企業の選考に向けて気持ちを切り替えるようにしましょう。

不採用に対する不満などが伝わる内容

不採用という結果に納得がいかないからといって、採用担当者に不満をぶつけるような内容は返信しないようにしましょう。企業側はさまざまな視点から応募者を選考して採用・不採用を決定しています。必ずしも「不採用＝優秀な人材ではない」という判断で、不採用にしたとは限りません。今回の選考では縁がなかったというだけの話なのです。

不採用通知への返信で不満が伝わるような内容を選べば、採用担当者にネガティブな印象を残してしまいます。その企業とは縁がなかったとしても、今後別の企業に入社した際に取引相手になるかもしれません。その際に相手があなたに対して悪い印象を抱いていれば、重大な交渉や契約が台無しになってしまう恐れもあります。不採用通知へ不満が伝わるような返信はデメリットにしかならないため、避けるようにしましょう。

不採用通知への好印象な返信の仕方

不採用通知へ返信する際に、どのような文面にすれば採用担当者に好印象を残せるのでしょうか。好印象を残すための返信のポイントは、以下の5点です。

不採用通知への返信は、基本的には上記のような構成で記載すると好印象を残しやすいと言えます。また返信内容を記載する際は、ビジネスメールのマナーを守る必要があります。さらに4つ目のポイントにあるように、「今回は残念な結果でしたが、この結果を受け止めて今後の転職活動に生かしていきます」といった前向きな文章を簡潔にまとめることを意識しながら記載しましょう。

転職の不採用通知への返信例文

上記の返信の書き方を踏まえて、不採用通知への返信例文を1つ紹介します。返信内容を記載する際の参考にしてください。

不採用が続く時にやるべきこと

不採用通知が届けば、誰でも気分が落ち込んだり焦ったりするものです。応募先の企業との縁がなくて不採用になるケースもありますが、不採用通知が連続して届くような場合は自身の転職活動のやり方を振り返ってみることも大切です。本章では、不採用が続く場合にチェックすべきポイントを解説します。自身の活動を振り返り、転職を成功へ導きましょう。

採用担当者が会いたいと思う履歴書になっているか？

まず確認したいのは履歴書の記載内容です。履歴書は、あなたの第一印象を左右する鍵となります。書類選考の段階で不採用通知を受け取ることが多い場合は、履歴書の記載内容を確認しましょう。

履歴書をチェックする際のポイントは、採用担当者が「この応募者に直接会って話を聞きたい」と思ってもらえるような内容になっているかという点です。履歴書の限られた項目の中で、いかに自分という存在を魅力的にアピールできるかが重要です。

下記の記事では、履歴書の書き方や見本を掲載しています。履歴書の記載内容に不安がある場合は、ぜひ一度チェックしてみてください。また自分で判断するのが難しいと感じる場合や、第三者から客観的なアドバイスをもらいたい場合は、信頼できる友人や転職エージェントなどに相談し、添削してもらうことも選択肢に入れましょう。

面接対策は万全にできている？

面接対策では、面接時のマナーから面接でよくある質問例などまでを見直すことが大切です。

面接試験で不採用になる原因は、マナーや質問に対する受け答えの仕方などのどこかにあるはずです。下記記事では面接で活用できる職種別の例文や、あなたの魅力を採用担当者に伝えるための志望動機の書き方を解説しています。面接での適切な受け答え方をチェックしたい方は、下記の記事をぜひ参考にしてください。

面接対策は万全でも、面接官を前にすると緊張して練習通りにうまく話せない、志望動機を深掘りされた時にうまく答えられないなどの悩みを抱えている方もいらっしゃるでしょう。下記記事では、転職の面接時によくある悩みを取り上げており、悩みに対する対策をまとめています。面接の悩みを解消したい方は、目を通してみてください。

リフレッシュも大切

不採用通知が立て続けに届くと、焦りから応募する企業の数を増やしたり、休日を返上して企業研究などの情報収集に充てたりと、常に転職のことしか考えられなくなるかもしれません。転職先が決まらないときに休みを取るのは、非常に勇気のいることですが、うまくいっていないときこそ、転職活動に休日を設けリフレッシュすることが大切です。

休日を作ることで、生活にメリハリをつけることができます。また転職活動の悩みを友人や家族に相談することで、自分にはない視点からアドバイスや気づきをもらえることもあるでしょう。転職活動がうまくいかないときは、一人で抱え込まずに休日を作って気分をリフレッシュさせましょう。前向きな気分転換をすることで、客観的に自身の活動を振り返られるようになります。

下記の記事では、転職がうまくいかない原因と改善方法を年代別に紹介しています。転職がうまくいかない原因がわからない、解決策が知りたいという方はぜひご覧ください。

まとめ

転職で不採用通知を受け取った場合は、基本的に返信は不要です。ただし採用担当者に感謝の気持ちを伝えたい場合は、返信しても問題ありません。ただし不採用に対する不満が伝わるような内容や、不採用の理由を催促するような質問は避けるのが一般的なマナーです。不採用が続く場合は、自身の転職活動を振り返ってみるのも一つの方法です。上記で紹介した記事を参考にして、履歴書・志望動機の書き方や面接対策に役立ててください。

また不採用が続くと気分的に落ち込んでしまうこともありますが、前向きに転職活動を進めるためにも休日を作り、気分転換しましょう。頭や心をスッキリさせてから、転職がうまくいかない原因や解決策を模索してみてください。もしも何から手をつければいいのかわからないという場合は、転職エージェントなどのプロに相談することも視野に入れましょう。

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