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面接を想定した、「内定に一歩近づく書類作成」をサポート! 職務経歴書の書き方
完璧マニュアル

職務経歴書は、あなた自身の経歴や実績を企業側に正確に伝えるための書類です。あなたの能力(人材価値)を読み手に正しく伝えるために、明確で分かりやすい職務経歴書を作成しましょう。ここでは職務経歴書を作成するための総合的なノウハウについて解説しています。職務経歴書を作成する前に、ぜひ最後まで読んでくださいね、実際に作成するときに役立つ職種別サンプル(フォーマット)もご用意しています。

目次

そもそも書類選考とは

そもそも書類選考とは

企業の採用試験における書類選考は、応募者の履歴書と職務経歴書をもとに行われます。それぞれ評価されるポイントが異なるので、選考で有利になるようにポイントを押さえた書類を作成しましょう。書類選考は入社試験における第一関門。採用担当者が「会ってみたい」と感じるような書類を作成することを意識しましょう。

履歴書と職務経歴書の違い

採用試験では、一般的に履歴書と職務経歴書の提出を求められます。履歴書と職務経歴書では、採用側が知りたいと思っていることや評価基準は異なるので、それぞれ適切な書類を作成する必要があります。一般的には以下のような評価ポイントの違いがあるのでまずはチェックしてみましょう。

採用側が履歴書で評価するポイント

  • どんな経歴があるか
  • 必要な資格を所持しているか
  • 募集条件にマッチするか
  • 志望動機に納得できるか
  • 組織に適応しそうか
  • 強い入社意欲を感じられるか
  • 負担なく通勤できるか
  • 見やすく丁寧に書かれているか

履歴書から読み取れるポイントには上記のものが挙げられます。履歴書は、あなた自身を伝えるための書類です。採用担当者は、写真や履歴書の内容からあなたの「人となり」を読み取ります。以上を参考にして適切な履歴書を作成しましょう。

採用側が職務経歴書で評価するポイント

  • どのような実績をあげたか
  • 必要なスキル・知識があるか
  • どのような強みがあるか
  • 仕事に前向きに取り組んでいるか
  • アピールポイントが適切か
  • 自己表現能力があるか
  • 職務経歴に一貫性があるか
  • 転職理由に合理性があるか
  • 記載内容に矛盾がないか

職務経歴書から読み取れるポイントには上記のものが挙げられます。職務経歴書は、あなたのこれまでの経・験や実績、職務能力を伝えるための書類です。分かりやすく要点をまとめ、上記のポイントが伝わる職務経歴書を作成しましょう。

履歴書と職務経歴書の信憑性

職務経歴書に限らず、採用試験において特に重視されるポイントは「矛盾がなく信憑性が高いこと」です。採用担当者は採用に対して真剣かつ慎重です。つまり、事実をもとに作成する必要のある職務経歴書は選考でかなり重視されるということ。魅力的な職務経歴書を作成するためであっても、ウソを書いてはいけません。事実をより魅力的に伝えることを意識しましょう。

職務経歴書を書く前にすべきこと

1、企業側が求める人物像をチェックする

Webや会社HPに掲載された求人情報には、企業側が求める人物像が記載されていることが一般的です。まずはそれらをチェックして「どんな人材を求めているのか」を把握しましょう。待遇面や採用段階で有利になりやすい「優遇する条件」について記載されている場合には、その点に関して職務経歴書や履歴書でアピールすることが重要です。特に中途採用の場合には、企業側が即戦力を必要としているケースが多いです。企業側が求めている人材に適合することが伝わる職務経歴書を作成しましょう。

2、企業側に伝えたい実績やスキルを整理する

職務経歴書を作成するためには、自己理解を深めることが重要です。まずは自分自身のこれまでの実績やスキルを列挙し、その上で企業側に伝えたい実績やスキルを整理しましょう。そうすることにより、記載漏れが起こらず、後に「記載しておけばよかった」と後悔することがなくなります。また「書きたいこと」を明確にしておくことにより、分かりやすくまとまった文章を書くことができます。材料集めは、文章を作成するときの重要なポイントのひとつです。材料(実績やスキル)を列挙し、その中から不要なものを取り除いてから職務経歴書を作成しましょう。

3、職務経歴書の種類について知る

3、職務経歴書の種類について知る

職務経歴書には「キャリア式」と「編年体式(⇔逆編年体式)」があります。キャリア式は、プロジェクト単位で区切る形式です。一方、編年体式(過去→現在)は、時系列に沿って配属先や業務内容が変化した時期で区切って作成する形式(逆編年体式は編年体式の逆/現在→過去)です。どちらの形式を選択するかは職種やこれまでの働き方、社会人歴などにより異なります。社会人歴が浅い人や1つの会社に長く勤めている人は編年体式、転職回数の多い人や技術職などでプロジェクトに携わる機会の多い人はキャリア式にすることが一般的です。ご用意した職種別フォーマットは複数あるので、使いやすいものを選んで使ってくださいね。

4、基本的なフォーマットを知る

「基本的なフォーマット」に沿って職務経歴書を書くことはとても大切なことです。一見個性的な人材を求めているように見えても、企業は「ビジネスマンとしての基礎的なマナー」は押さえている前提でプラスアルファの個性が求められているのです。職務経歴書の形式で独自性が評価されることはあまりないので、一般的な形式に沿って、見やすい文書を作成しましょう。

書類選考においては、自身の価値をアピールすることと同じくらい、マイナスポイントで減点されないことが重要になります。職務経歴書で魅力を伝えようと考えたときに、アピールポイントについては注意深く確認できても、減点材料には自分では気が付きにくいものです。奇をてらわずにシンプルで分かりやすい形式の職務経歴書を作成することが望ましいでしょう。

通る職務経歴書と通らない職務経歴書の違い

抽象的⇔具体的

例えば、「さまざまなことを学びました」と書かれた職務経歴書があるとします。何について学んだのか一見して分かりませんね。このような抽象的な表現では、採用担当者が「何も学んでいないのではないか」と疑念を抱いてしまうかもしれません。「記載内容の信憑性があること」はとても重要なポイントですので、抽象的な表現は使わず、具体的な5W1Hを明確にして魅力的な人材だと思われるような職務経歴書を作成しましょう。

分かりやすい⇔分かりにくい

分かりやすい職務経歴書を作成するために、レイアウトを美しく整理し、要点を簡潔にまとめましょう。職務経歴書を一見しただけで採用担当者が魅力を感じられることが理想です。相手が知りたいと思っている情報がすぐに伝わるよう、見出しと本文を分けたり、必要に応じて箇条書きを使うなど簡潔にまとめられた職務経歴書を作成しましょう。

必要な情報が網羅されている⇔必要な情報がない

もしあなたが採用担当者なら、職務経歴書のどこを重要視するでしょうか。見る側にとって「必要な情報」とは、「必要としている人材かどうかを見極めるための情報」です。そのため、職務経歴書から読み取れる情報の中では特に、知識やスキル、経験が重要視されます。どういうプロセスを経てきたかではなく、現在どのような人物なのかを見られるということです。職務経歴を事実としてきちんと書くのはもちろんですが、得意分野や専門的なスキルなどといった「今のあなた自身の人材としての魅力」を伝える情報に関しては記入漏れがないように気を付けましょう。

マナーを守れている⇔マナーが悪い

職務経歴書にもマナーがあります。「適切なビジネス文書であること」、「企業側が指定した職務経歴書の形式に沿っていること」、「送付状を同封すること」など、職務経歴書に関するビジネスマナーを守って文書を作成しましょう。誤字や脱字がある書類は、完璧なものを提出するという敬意がないように受け取られることもありますし、そもそも「ミスに気が付けない」という能力の低さとしても伝わってしまうので見直しはしっかりしましょう。

職務経歴書の書き方

職務経歴書の枚数

職務経歴書は、A4サイズの用紙2~3枚にまとめることが一般的とされています。2枚を基本として、収まりきらない場合には3枚にしましょう。社会人歴が長くても、それ以上の枚数にならないように簡潔にまとめることが大切です。

職務経歴書の作成方法

職務経歴書は、企業側が指定している場合にはそれに沿って作成しましょう。一般的にはパソコンで作成した職務経歴書の提出を求められるケースが多く、企業側が職務経歴書のフォーマットを用意していることもあります。指定のない場合でも、読みやすく文書作成もしやすいパソコンでの作成がおすすめです。書体は、ビジネス文書で使用することの多い「明朝体」を使用するのが一般的です。

職務経歴書に記載する項目

  • タイトル
  • 日付
  • 氏名
  • 連絡先(任意)
  • 勤務中の会社名
  • 職務概要
  • 職務経歴の概略
  • 職務経歴
  • 得意分野
  • 取得資格
  • 専門的なスキル
  • 応用可能スキル(任意)
  • 自己PR(任意)
  • 志望動機

職務経歴書に記入する項目には上記のようなものが挙げられます。職種によって必要な項目は異なるので、職種別サンプルを参考にして職務経歴書を作成しましょう。

職務経歴書を書く際の重要ポイント

  • いつ(西暦表記・プロジェクト期間など)
  • どこで(在籍企業・所属部署・常駐先など)
  • 何を(プロジェクト内容など)
  • どれくらい(規模・サポート人数など)
  • 誰に対して(取引先・社内関係者など)
  • どんな立場で(役職・役割・肩書など)
  • 何をしたか(職種名・具体的な職務)
  • 成果・実績のエピソード(改善点・評価など)
  • 専門的なスキル(技術スキル・専門知識など)
  • 応用可能なスキル(語学力・マネジメント力など)

上記の点に気を付けて作成すれば、具体的で分かりやすい職務経歴書になります。企業側が知りたがっている情報(募集要項に記載されている求める人物像)を網羅することを意識しながら、簡潔でまとまった書類を作成しましょう。「5W1H(いつ・どこで・何を・どれくらい・誰に対して・なぜ)」を明確にすることにより、企業側に情報が正しく伝わります。

職務経歴書のセルフチェック項目

  • 簡潔なビジネス文書になっているか
  • 具体性や客観性があるか
  • 整った美しいレイアウトになっているか
  • すべての期間の情報が記載されているか
  • 不要な情報が記載されていないか

簡潔でまとまった文書を作成するためには「推敲(すいこう)」をすることが重要です。完成した職務経歴書を読み返し、美しいレイアウトになっているか、記入漏れがないか、不要な情報が記載されていないかについて確認し、必要に応じて加筆・修正を加えましょう。コツは「必要な情報以外を削除すること」です。情報を伝えるための単語以外の不要な言葉を削ぎ落としていくことで簡潔な文書になります。その上でビジネス文書になっているかを最終的に確認しましょう。

最終確認には客観性も重要です。主観で文書を作成していると、感情の入り過ぎや記入ミスに気付きにくくなるものです。採用する側の視点で、職務経歴書を客観的に読み返しましょう。家族や友人など、他者に職務経歴書を客観的に評価してもらうことも有効です。

職務経歴書を送る際の注意点

履歴書や職務経歴書を応募先企業に送る際には、送付状(添え状・カバーレター)を同封することがマナーです。任意ではありますが、企業側へのアピールツールにもなるので併せて用意しておきましょう。PCで作成した履歴書と職務経歴書をメールなどで送る場合も同様です。

職種別サンプル【フォーマット】

職務経歴書の職種別サンプルをダウンロードできます。現職に近い職種のフォーマットや記載内容を参考にして、ご自身の職務経歴書を作成してみてください。

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