転職時に提出する身元保証書とは？保証人がいない時の対処法
転職時の入社書類の1つに、身元保証書があります。本記事では、身元保証書の役割や身元保証人が負う責任などを解説。身元保証人をお願いすべき相手や、見つからない場合の対処法も合わせて紹介します。
転職時に提出する身元保証書とは？
身元保証書とは、転職者の学歴や職歴、身分などを保証するための重要な書類です。入社手続きの際に身元保証書の提出が必要な場合は、自身の身分などを証明してくれる身元保証人から署名をもらう必要があります。本章では、身元保証書が持つ2つの役割と、身元保証人が負うべき責任を確認しておきましょう。
身元保証書の役割
転職時の必要書類として身元保証書を提出させるかどうかや、書類に記載される内容は企業によって異なります。身元保証書の役割は、従業員の一員として働く上で問題のない人物であることを証明すると同時に、入社後に社会的な信用を失うような行為をしない人物であると保証することです。また入社後、企業に損害を与えた場合に、保証人にも賠償責任を持たせるという意味もあります。特に、個人情報を扱う企業や機密事項の外部流出が起こることで甚大な損害を被る可能性が大きい企業は、身元保証書の提出が必要なケースが多いです。
身元保証人が負う責任
身元保証人は、従業員の身分などを保証するだけでなく、企業に損害を与えた場合の賠償の責任も負わなければなりません。とはいえ個人が負うことができる責任には限度があります。以下では、身元保証人が負うべき具体的な責任や、連帯保証人との違いを詳しく解説します。
連帯保証人とは責任の範囲が異なる
身元保証人と似ている言葉に連帯保証人があります。連帯保証人は本人が賠償責任の能力の有無にかかわらず、本人と同等の賠償責任を負わなくてはなりません。一方で、身元保証人は、転職者が入社後に横領や詐欺などの不正行為、無断欠勤などの職務規程違反を意図的に働いたことで企業に損害を与えた場合に生じる賠償です。
ただし、企業がまず賠償請求を行うのは損害を引き起こした転職者です。万が一転職者が責任を果たせない場合は、身元保証人が本人に代わって賠償責任を負う必要があります。身元保証人と連帯保証人は、責任が生じるタイミングが異なる点を把握しておくことが大切です。
民法で負うべき責任が制限されている
身元保証人は、転職者に請求された賠償責任を全て負うわけではありません。身元保証人が負う責任は民法によって定められており、保証人が責任を負うことで生活などが破綻しないようにするための予防策が取られています。身元保証契約は3年から最長5年と決められており、保証人でいる期間は限定的なものです。
また賠償責任を負う場合、賠償金額に関しても決まりがあります。2020年4月に改正された民法によって、身元保証人が賠償する金額に上限を設けることが定められました。なお、身元保証契約で保証人が負う賠償金額の限度額が設けられない場合は、保証自体が無効になります。身元保証書に限度額が記載されているか確認しておきましょう。
身元保証人には解除権がある
転職者の業務内容や担当部署の変更などを理由に、身元保証人は身元保証契約を解除する権利があります。例えば、転職者が個人情報を多く取り扱う部署への人事異動や、業務内容の変更があった際に、身元保証人が転職者の保証ができないと判断した場合は身元保証契約の解除を申し出ることができます。
身元保証人が身元保証契約の解除を検討する判断材料になるのが、企業からの通知です。転職者が損害を与える恐れがある業務態度が見られたり、人事異動があった際は、企業側から身元保証人に通知することが義務付けられています。身元保証人は企業から受け取った通知をもとに、身元保証契約の解除を判断します。
身元保証人は誰に頼むべき？
身元保証人は転職者の身元を保証するだけでなく、転職者が企業に損害を与えた場合の賠償責任を負わなければならないなど、責任は重大です。転職者は、身元保証人を誰に頼むのが正解なのでしょうか。本章では、身元保証人の条件やお願いする際の注意点を解説します。
身元保証人の条件
身元保証人は誰もが気軽になれるわけではなく、会社の判断でいくつか条件が設けられている場合が多いです。一般的な条件に挙げられるのは、安定した収入源を持っている、転職者本人と生計を同一にしていない2人の人物などです。
身元保証人は両親や配偶者、兄弟、近親者などに頼むケースがほとんどですが、企業が設ける身元保証人の条件を満たしている人物であれば、親族以外の友人や知人が保証人になることもできます。ただし、企業によっては両親・兄弟・配偶者のうち1人と、他の近親者1人というように身元保証人を指定するケースもあるため、身元保証人の条件を確認した上でお願いするようにしましょう。
身元保証人をお願いする際の注意点
身元保証人をお願いする際は、家族や親しい友人に頼む場合でも、身元保証人が負うべき責任の範囲や内容を事前に説明しておくことが重要です。しっかりと説明せずに身元保証人をお願いして賠償責任が生じてしまった場合に、トラブルになる恐れがあります。また、契約解除が可能なことも説明しておきましょう。
身元保証書に署名をもらう際の注意点は、保証人の了解を得てから本人に署名してもらうことです。遠方に住んでいるからといって、別の誰かが代筆する、本人に無断で記名するなどの行為はトラブルの元になるため、絶対にしてはいけません。身元保証人を頼む際は、真摯な態度でお願いすることが大切です。身元保証人の署名をもらった後は、転職先で保証人に責任を負わせるような行為をしないよう、身を引き締めて業務にあたりましょう。
身元保証人を頼める人がいない場合の対処法
身元保証人をお願いできる人が身近にいない場合や、身元保証書の提出を拒んだ場合は、内定が取り消されてしまうのでしょうか。本章では、身近に身元保証人を頼める人がいない場合の具体的な対処法について解説します。
身元保証人がいないと内定取り消しになる？
身元保証人を用意できない場合に、内定が取り消されるかどうかの判断は企業によって異なります。身元保証人が不要の企業もあれば、社内規定で身元保証人を必須としている企業もあります。
社内規程で身元保証人を必須としている企業では、転職者が身元保証書の提出を拒んだ際に内定を取り消すことが可能です。身元保証人がいない場合は、内定が取り消されるリスクがあることを理解した上で、以下の方法を参考にして適切に対処しましょう。
まずは人事に相談
身元保証人を立てられない明確な理由がある場合は無理に探そうとせず、まずは人事担当者に相談することをおすすめします。企業によって判断は異なりますが、身元保証人を立てなくても就業を認める企業もあります。また、人事担当者から身元保証人を探す上で具体的なアドバイスをもらえることもあります。
1人で悩んでいても、最終的に判断を下すのは企業側です。解決できない悩みを抱えて時間を消費するよりも人事担当者に相談し、どのように対処すればいいのか、判断を委ねることが大切です。
身元保証人の代行会社に依頼する手もある
身元保証人をお願いできる人が見つからない場合は、身元保証人を代行してくれるサービスを利用するのも1つの方法です。利用料金を支払うことで、身元保証人の代行を引き受けてくれます。
利用料金はサービス会社によって異なるため、依頼する前にホームページなどで確認しておきましょう。ただし、外国人を対象にしたサービスが多いため、転職時の身元保証人の代行を依頼できないケースもあります。サービスの利用料金だけでなく、提供範囲も確認した上で代行会社に依頼することが大切です。
まとめ
身元保証人が負う責任は、転職者の身分などの保証と、転職者が企業に損害を与えて賠償責任を果たせない場合に、本人に代わって賠償することです。身元保証人には条件が設けられているケースが多く、条件に当てはまる人物が身近にいない場合は、まず人事担当者に相談して対処法を確認しましょう。
