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退職時に受け取る書類と入社時に提出する書類

転職時には、入社する企業に提出しなければいけない書類がたくさんあります。ここではその一覧を確認すると同時に、それぞれの書類がどこで手に入るのか、なぜ必要なのかを解説します。

退職時に受け取る書類

現職の企業から受け取らなくてはいけない書類をピックアップしています。このうちの多くは転職先の企業から提出を求められます。一覧を事前に確認しておくことで、最終出社日以降に会社に出向かなくて済むように対策しておきましょう。

雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証は、雇用保険の加入者であることを証明する書類です。雇用保険の加入手続きは、一定の雇用条件を満たす(※)従業員に対して最初に就職した会社が行ってくれており、一般的には会社で保管されています。雇用保険は雇用先が変わっても引き継がれますので、退職する際には雇用保険被保険者証を元の会社から受け取り、新しく入社する会社に提出する必要があります。
※雇用保険に加入するためには、
1.1週間の所定労働時間が20時間以上であること
2.31日以上引き続き雇用されることが見込まれること
の2つを満たしている必要があります。

年金手帳

年金手帳とは、「国民年金や厚生年金の被保険者であることの証明する手帳」です。基本的には、20歳以上の方には必ず年金手帳が1冊交付されています。手元に年金手帳がないという方は、会社が管理している場合がありますので確認してみてください。また、紛失した場合は再発行も可能です。新たな会社に入社する際には提出が求められることがほとんどなので、準備しておきましょう。

源泉徴収票

源泉徴収票とは、その年に会社から支払われた給与などの合計と、そこから天引きされた所得税の金額が記載された書類です。転職先の会社が年末調整を行う際に、前職の源泉徴収票の内容と、自社で支払った給与額、天引きした所得税を合算して計算をする必要があるため、提出を求められるものです。必ず受け取りましょう。
もし、もらった源泉徴収票をなくしてしまったら、前職の会社から再発行してもらう必要があります。ただし、再発行には1~3週間程度の時間が掛かることと、前職の会社としても手間になってしまいますので、きちんと管理して入社時に提出できるようにしておきましょう。
退職当日には受け取ることができないので、受け取る日付と受け取り方法を、会社側に確認しておきましょう。郵送による受け取りが一般的です。

離職票(雇用保険被保険者離職票)

離職票は退職した事実を証明するもので、「1」と「2」の2つを受け取ります。離職票が主に必要になるのは、ハローワークで基本手当(失業保険給付)の申請を行う際に、失業中であることを証明する場合です。転職先が決まっている方は基本的に使用する機会はありません。離職票は退職日を過ぎてからでないと発行してもらえず、退職日から10日前後で受け取ることができます。受け取る日付と受け取り方法を、会社側に確認しておきましょう。郵送による受け取りが一般的です。

入社する企業に提出する書類

元の会社から退職時に受け取るもの以外にも、入社する企業に提出を求められる書類があります。ここではその書類の概要と、それぞれがどこで手に入るのかをご紹介します。

扶養控除等(異動)申告書

扶養控除や配偶者控除、障碍者控除などの控除を受けるための書類です。入社企業から指定される、もしくは渡される申告書類に必要事項を記入して提出しましょう。特に指定がない場合は、国税庁のHPからもダウンロード可能です。

健康保険被扶養者(異動)届

被扶養者がいる場合に提出が必要な書類です。入社企業から指定される、もしくは渡される申告書類に必要事項を記入して提出しましょう。特に指定がない場合は、日本年金機構のHPからダウンロード可能です。

給与振込先届

振込先の口座を申告する書類です。入社企業から渡される申告書類に必要事項を記入して提出しましょう。

企業によっては提出が必要な書類

業界や職種によって、提出が求められる場合のある書類をまとめました。

健康診断書

企業は雇用者の健康状態を把握することを法律で義務付けられています。入社後に健康診断を受ける場合のほかに、入社前までに健康診断を受け、診断書を提出することを求められる場合があります。また、健康状態によって重大な事故を引き起こす可能性のある、ドライバーや飛行機の操縦士などの運転・操縦を伴う職種では、応募者の適正能力を確認するために選考段階で健康診断結果が必要になります。食品会社の製造工程においては製造工程で使用している食品のアレルギーを確認することがあります。企業によって必要な検査項目が異なる場合があり、所定の医療機関などを案内されることもあるため、指示に従って健康診断書の提出を行いましょう。

入社承諾書・入社誓約書・内定承諾書

会社が応募者へ正式に内定を出したことを示す証明であり、応募者の最終的な入社意思を確かめるための書類でもあります。法的な拘束力はありませんが、内定承諾書提出後に入社辞退をするなどの失礼がないように、返信は慎重に行うことが大切です。書面には、日付や名前を記入し、捺印して提出しましょう。

身元保証書

身元保証書は、金融機関や高価な商品を扱う企業では必ずと言っていいほど提出を求められます。これは、「本人が社会人としてふさわしいことを証明するため」「入社後の損害賠償を保証するため」に、身元保証人となる人が署名・捺印し、提出する書類です。ただし、実際に本人や保証人が損害賠償を請求されることはまずなく、基本的には前者の意味合いで扱われますので、心配する必要はありません。企業から提出を求められたら、保証人となる人への依頼が必要となります。多くの場合2人の保証人が求められますが、両親で問題ありません。家族・親族のうち、所得があり独立している成人に依頼します。当てはまる保証人がいない場合は、会社に相談すれば「友人に頼んでも良い」などと対応をしてくれるはずです。

免許や資格の証明書

職種によっては、ドライバーの「無事故証明書」、医療職の「資格取得証明書」など、業務に必要な免許や資格の証明を求められることがあります。

退職証明書

退職証明書とは、「退職の事実を証明する書類」であり、あなたが勤めていた企業に依頼することで手に入ります。履歴書、職務経歴書の記載内容が正確かどうかや、退職理由の確認のため、転職時に提出を求める企業があります。創立が古い企業や、採用関連で過去にトラブルがあった企業が提出を求める傾向にありますが、あなたの経歴を疑われているわけではありませんので安心してください。明記する項目は「使用期間」「業務の種類」「その事業における地位」「賃金」「退職の事由」の5つ。この5項目のうち、何の項目を記載するかはあなたが選ぶことができます。
申請できるのは退職してから2年間に限定されていますので、気を付けましょう。退職時には、必要になるかが分からない場合でも申請しておくのがベターです。

まとめ

退職時に受け取らなければいけない書類と入社時に提出する書類について、手に入る場所や、そもそも何に使う書類なのかを確認してきました。たくさんあって煩わしく感じるかもしれませんが、事前に確認していればその場で焦らなくて済みますね。

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