転職でも卒業証明書は必要？中途採用で必要な理由と手順を解説
転職、つまり中途採用においては、卒業証明書は不要であることがほとんどです。例外として、第二新卒の場合や、学歴（修了課程等）が仕事の適性判断に必要である場合に求められます。あるいは、事務的な事実確認書類として提出を求められることもあり得ます。この記事では、書類の発行手順から、提出できない事情がある場合の対処法まで詳しく解説していきます。
転職で提出を求められる卒業証明書とは？
卒業証明書と卒業証書の違い
「卒業証明書」とは、大学等の教育機関が発行する、必要な課程を修了して卒業したことを証明する正式な書面のことです。手続きすればいつでも、何度でも発行が可能です。それに対して「卒業証書」は卒業式で授与される証書で、一度発行されたら再発行はできません。卒業証明書と卒業証書は別物ですから、卒業証明書の提出を求められたときに、卒業証書（のコピー）で代用することはできません。
中途採用でも卒業証明書は必要？
中途採用の場合、卒業証明書の提出は不要なことがほとんどで、提出を求められることはまれなケースと言えるでしょう。ただし、卒業から年数が経っていない第二新卒者の場合は、卒業証明書の提出を求められることも多いようです。学歴が重視されるような職種や仕事内容の場合にも、求められることがあります。企業ごとに判断するものですから、求められたら速やかに卒業した教育機関で発行手続きを行いましょう。
卒業証明書が必要とされる理由
卒業証明書の提出を求める目的は、履歴書との矛盾がないかどうかの事実確認です。過去の採用時に学歴詐称があって慎重になっているケースもあるでしょう。また、コンサルタントや専門職の場合は卒業証明書とともに成績証明書も提出させ、仕事への適性を確認する場合もあるようです。ただし、こうした証明書はあくまでも形式的な事実確認のために求められていることがほとんどです。採用・不採用の判断には、面接の内容の方が重視されると心得ておきましょう。
他に提出が求められる可能性がある書類
卒業証明書以外にも、選考時に書面の提出が求められるケースがあります。
・成績証明書（教育機関で卒業証明書と同時に手続き可能）
・退職証明書（退職した会社に発行を依頼）
・看護師免許など、免許や資格が必須の仕事の場合、その免許証や資格証（原本または写し）
・普通自動車運転免許証など、仕事に必要、あると好ましいとされる免許証や資格証（の写し）
・応募書類に記載した免許証や資格証（の写し）
卒業証明書が提出できないとき、拒否できる？
原則として拒否はせず、素直に提出を
中途採用で卒業証明書の提出を求められると「今さら面倒……」「必要性を感じない」と感じる方はいるでしょうが、自己都合や自己判断で提出を拒否することはNGです。「もしかして、学歴詐称をしている？」と疑われることは避けられないからです。また「どうしても必要ですか？」など確認の質問もしない方が無難です。企業側には提出を求める理由がありますから、悪印象を与える行為は一切せずに淡々と素直に書面を揃えて提出しましょう。
履歴書に嘘を書いてしまった場合は、隠さず謝罪を
高校卒業を大学卒業と偽る、大学名を偽る、中退を卒業と偽るなど、嘘の学歴を書くことは学歴詐称にあたります。他にも、浪人や留年を隠すために卒業年をごまかしたりすることや、あえて学歴を低く記載したりすることも学歴詐称になります。卒業証明書と矛盾が起こる場合、ごまかしようがありません。バレてから対処しようと考えず、先に自ら進んで謝罪することが得策です。内定取り消しがあり得ることは覚悟しておく必要がありますが、謝罪をどう受け取るかは企業側に委ねて、誠意を尽くすのが最善の道です。
学歴詐称はどんな罪になる？
履歴書や職務経歴書での学歴詐称は、軽犯罪法違反（軽犯罪法第1条15号）にあたり、これだけなら罰金や拘留、あるいは刑の免除（有罪だが刑罰は科さない）という扱いです。ただし、学歴詐称をごまかそうとして、卒業証明書を偽造した場合は私文書偽造罪（刑法第159条）にあたります。3ヶ月以上5年以下の懲役刑となりますので、絶対にやめましょう。
間に合わない場合は、前もって相談を
卒業証明書の提出期限に間に合わない場合は、速やかに事情と提出予定日を企業側へ伝えるようにしましょう。学校によって発行までの期間は異なりますし、大学が遠方で郵送でのやり取りに日数がかかることもあります。誰かに委任して代理発行を依頼する場合も、日数がかかる可能性があります。卒業証明書を受領できるスケジュールを把握したら、遅れることへの謝罪と合わせて「〇日に受領予定なので、翌日の提出が可能です」「〇日頃に大学が郵送するそうなので、その翌週には提出できます」など具体的に伝えましょう。
卒業証明書の発行方法
卒業校に電話で問い合わせる
卒業証明書の発行方法は、卒業校のホームページを調べるか事務局に電話して確認しましょう。過去に生徒だったこと、転職で卒業証明書が必要であることを伝えれば、申請方法を教えてくれます。学校が統合して新しい学校名となっていた場合は、統合先の学校が発行してくれるので、遠慮せずに問い合わせて発行申請をしましょう。統合先の学校名がわからない、あるいは廃校になっている場合は、所在地の教育委員会に発行先を問い合わせましょう。
窓口、あるいは郵送で受け取る
卒業生の卒業証明書の発行は、窓口対応か郵送対応が基本です。窓口申請では即日発行ができる場合もあり、急ぐ場合は窓口での受け取りがおすすめです。企業側から厳封の指定がなければ、その場で書面の内容を確認できるメリットもあります。郵送申請の場合、必要書類が事務局へ到着後に発行・発送となるので、受け取りまで数日～10日ほどかかります。
卒業証明書の提出で気をつけるポイント
時間に余裕を持って申請する
卒業証明書の発行日数は、大学によって異なります。窓口で申請した場合でも、即日発行ではなく数日後に発行する学校もあります。また、申し込み状況やシステムのメンテナンスで日数が予想よりかかることもあり得ます。特に、受け取りを郵送にする場合は、発行後に順次発送なので発行から3日～10日ほどを見込む必要があるでしょう。どの申請方法であっても、時間に余裕をもって行いましょう。
窓口で発行する場合、身分証明書と発行費用を用意する
卒業証明書の発行には、手数料として一般的に300～500円がかかります。また、本人確認書類（身分証明書）が必要です。運転免許証、健康保険証、パスポート、住民基本台帳カード（写真付き）等のいずれかで、現在（2022年2月時点）はマイナンバーカードの使用は不可とする学校が多いようです。学校により申請可能な身分証明書が異なるので、事前に確認しましょう。
コピーではなく原本を提出する
卒業証明書を企業へ提出するときは、原本の提出が原則です。コピーだと偽造された書類かどうかの確認ができないので、正式な書類では原本が必須となっています。また、卒業証明書に有効期限はなく、発行日が古い書面でも手続き上の問題はありません。ただ、あまり印象は良くないので、できれば3ヶ月以内の発行日のものが望ましいでしょう。
厳封された書類はそのまま提出する
企業から「厳封」の指定がある場合、忘れずに厳封で申請しましょう。「厳封」は、封を開けられて中身を見ることを防ぐために封筒に封字（ふうじ）や封緘（ふうかん）印、封緘シールを施します。厳封により書類が改ざんされていないことの証明になるため、もし申請時に指定していなくても発行の際に厳封されていたら、開けずにそのまま提出しましょう。
まとめ
転職活動で卒業証明書が求められたら、面倒くさがらずに書面を揃えて期日内に提出しましょう。企業側も手続きとしてビジネスライクに求めているので、構えすぎず素直に指示に従ってください。もし嘘を書いてしまった場合も、提出を拒否することは現実的ではありませんので、正直に謝罪して誠意を尽くしましょう。
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