【例文あり】面接辞退メールの送り方とは？マナーや企業選びのコツも紹介

面接辞退の連絡は電話以外にメールでもできますが「企業に失礼では？」「いつまでに連絡すべき？」など悩むこともあるでしょう。

本記事では、面接辞退メールを送る際のマナーや書き方を例文付きで紹介します。面接辞退の前に考えるべきことや、自身に合う企業選びのコツもお伝えするので、ぜひ最後まで読み転職活動にお役立てください。

メールで面接辞退を伝えるのはあり？

体調不良や他社で内定が決まったなどの理由で、予定していた面接を辞退するケースもあるでしょう。「メールで面接辞退の連絡をすると印象が良くないのでは？」と心配になるかもしれませんが、一般的に面接日の2日以上前であれば、基本的にはメールで問題ありません。メールで面接辞退をする際は、次の内容を簡潔に丁寧な言葉で伝えましょう。

・面接辞退の理由
・面接の機会をいただいたことに対する感謝の気持ち
・面接日程を調整してくれた担当者へのお詫び

メールに限らず面接を辞退するときは、理由だけでなく感謝やお詫びの気持ちを伝え、誠意ある対応をすることが大切です。また、面接の前日までに返信がない場合は電話で連絡を入れましょう。

面接辞退の連絡が前日や当日になる場合は、担当者がメールをすぐに確認できない場合もあるため、先に電話で直接伝えてからメールを送ります。なお、企業から面接辞退の方法に指定がある場合は従いましょう。

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面接辞退を伝えるときに守るべき3つの基本マナー

面接辞退を伝えるときは以下3つのマナーを守りましょう。
それぞれ解説します。

・無断で辞退しない
・なるべく早く連絡する
・企業の営業時間内に連絡する

無断で辞退しない

どのような状況であっても、面接を無断で辞退するのは止めましょう。連絡は社会人が最低限守るべきマナーの一つです。

面接辞退は、「辞退の理由を伝えるのが気まずい」「自分1人くらい連絡しなくても問題ないのでは」などと考えられがちです。しかし、企業側は面接日程や時間に合わせ業務を調整しているため、無断での辞退は企業に迷惑がかかります。

なお面接辞退とは、その後の選考過程を全て辞退することを指します。体調不良や急な予定で面接に行けないものの選考を継続したい場合は、辞退ではなく日程変更が可能かどうかを確認しましょう。

なるべく早い段階で連絡する

面接辞退の連絡は、なるべく早い段階でするのもマナーです。急な体調不良や面接直前に他社での内定が決まった場合などはやむを得ませんが、前もって面接辞退を決めているなら、先延ばしせず連絡しましょう。

面接の採用担当者は、面接日程に合わせて面接会場をおさえたり、仕事のスケジュールを組んだりしています。辞退の連絡が遅いとそのような調整ができず、企業に迷惑をかけることになります。

企業の営業時間内に連絡する

面接辞退の連絡は、自身の都合の良い時間ではなく企業の営業時間内が適切です。在職中でどうしても営業時間内にメールできない場合は「夜分遅くに失礼いたします」と添えると良いでしょう。

電話で連絡する際は、営業時間内でも始業後すぐや昼休憩中、終業前などの時間帯は避け、静かな環境で連絡します。

担当者不在の場合は、代わりに対応してくれる方に応募する職種と名前、面接日時、辞退へのお詫びを伝えてもらい、電話のあとにメールも送りましょう。その際はメールで「お電話を差し上げたのですが、ご不在とのことでメールにて失礼いたします」と添えると丁寧な印象になります。

面接辞退メールの送り方

面接辞退メールの構成は、「件名」「宛先」「本文」「署名」です。企業側に内容が伝わりやすいよう、面接辞退メールのポイントや注意点を理解して書きましょう。それぞれ詳しく解説します。

件名は「面接辞退」の連絡だとわかるように記載する

面接辞退のメールは、件名ですぐに面接辞退だと分かるようにしましょう。具体的には、「面接辞退のご連絡/（氏名）」とすると、ひと目で分かります。面接予定日が決まっている場合は、併せて記載すると良いでしょう。

企業の担当者は毎日多くのメールに対応するため、件名で内容がすぐに分かるような工夫をすることが必要です。

宛先は正式名称で記載する

冒頭に「株式会社〇〇 人事部　採用担当△△様」などのように、会社名と部署名、採用担当者名を記載します。会社名と部署名は正式名称で記載しましょう。

本文は辞退の理由を簡潔に書く

面接辞退のメールの本文は、最初の3～4行で面接辞退の理由、氏名、面接予定日が分かるようにすることが大切です。

辞退に至った経緯や自身の気持ちなども書きたくなるもの。しかし、長文になると文がまとまらず伝わりにくくなってしまう可能性があります。伝えるべき内容を簡潔にまとめ、面接の機会を与えてもらったことへのお礼や、面接調整のお詫びの言葉も忘れずに入れましょう。

最後に署名も忘れずに

面接辞退に限らず、メール本文の最後にフルネームで署名を入れることは、ビジネスメールの基本です。署名がないと誰からのメールなのかがすぐに分からず、企業側に手間をかけてしまいます。

なお、メールの確認後に企業が連絡を入れる場合もあります。すぐに連絡できるよう、電話番号やメールアドレスも併せて記載しましょう。

【ケース別】面接辞退メールの例文

面接辞退メールを作成するポイントがわかったところで、実際にどのようにメールを作成したら良いのかわからない人も多いでしょう。

ここからは、面接辞退メールの例文を、次の4つのパターンで紹介します。

・他社から内定をもらった
・家庭の事情
・志望企業が合わない
・体調不良

前述したとおり、「件名」「宛先」「本文」「署名」を基本型として辞退理由を簡潔に伝えることが大切です。面接日程を調整していただいたことへの感謝や、メールでの連絡となることへのお詫びも記載して誠意の伝わる文にしましょう。

他社から内定をもらった場合

他社から内定をもらったため面接を辞退する場合は、自分のスキルや適性、将来のことをしっかり考えたうえでの結果であることを伝えましょう。ただし、面接時にその会社が第一志望であることを伝えていた場合もあるでしょう。そのような場合は、理由を「一身上の都合」とするか、他の理由を選択するほうが無難です。

家庭の事情による場合

家庭の事情で面接を辞退する場合は、家庭内の詳細な辞退理由を伝える必要はありません。「一身上の都合」として辞退することを伝えましょう。

志望企業が合わないと感じた場合

転職活動を進める中で、面接予定だった企業では自分に合わないと感じることもあるでしょう。このような状況で辞退の意思を伝える際は、応募先企業にネガティブな理由を用いないよう注意が必要です。また、イメージギャップを感じてしまった場合も、失礼のない表現を心がけましょう。

体調不良の場合

体調不良のために面接を辞退する場合は、簡潔に「体調を崩した」ことを伝えましょう。もし体調不良をストレートに伝えることに抵抗がある場合は「一身上の都合」でも問題ありません。

面接辞退を電話で伝えるときのトーク例

状況によっては、面接を辞退することを電話で伝えるケースもあるでしょう。

面接辞退を電話で伝える際は、次の3つのステップで行います。

ステップ1.挨拶して担当者につないでもらう
「お忙しいところ恐れ入ります。♢月♢日に●次面接のご案内をいただいている○○○○（自分の名前）と申します。人事部の○○さんはご在席でしょうか。」

ステップ2.担当者に面接辞退の旨を伝える
「面接のご案内をいただいたのですが、一身上の都合により、面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。」

ステップ3.お詫びをして終話
「貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。それでは失礼させていただきます。」

なお、辞退の意思を伝えた際に、場合によってはその理由を聞かれることもあります。辞退理由を聞かれたときは簡潔に答えると良いでしょう。

以下に、状況別ごとにいくつかの辞退理由のトーク例を紹介します。ぜひ参考にしてください。

【他社から内定をもらった場合】
「別の企業より内定をいただき、自身のスキルや貴社への適性などを十分に検討した結果、そちらへの入社を決意いたしました。」

【家庭の事情による場合】
「家庭の事情で転職活動を進めるのが難しくなりました。一身上の都合のため、詳細は控えさせていただきます。」

【志望企業と合わないと感じた場合】
「貴社の事業内容や企業方針について理解を深める中で、自身の能力では貴社への貢献が難しいと感じました。」

【体調不良の場合】
「体調を崩してしまったため、今回の応募を辞退させていただきたくご連絡いたしました。ご迷惑をおかけして申し訳ありません。」

面接辞退の連絡をする前に考えるべきこと

面接辞退の連絡をする前に、「本当に辞退したいのか」「明確な理由があるか」をよく考えましょう。辞退理由を紙に書いたり、家族や友人に相談したり、さまざまな方法で考えを整理します。

決定的な理由がなく「何となく、自身には合わないかも……」などと、安易な気持ちで面接辞退を決意していないか、よく考えることが大切です。

例えば企業の社風が合わないと思っても、選考が進むと印象が変わるケースもあります。本当に面接辞退しても良いのかを慎重に考え、後悔しない決断をしましょう。

よく考えたうえで辞退を決めた場合でも、今後その企業と関わる可能性があることを踏まえて丁寧な連絡を心がけてください。

なお一度辞退した企業は、気持ちが変わって再応募しても、企業側から「また辞退されるのでは」といったイメージを持たれるため不採用になる可能性もあります。どうしても再応募したい場合は半年から一年程度の期間を空けてから応募しましょう。

転職成功には自分に合う企業を見極めることが最重要

面接辞退の連絡は「できれば避けたい」「気が進まない」と感じる方も多いでしょう。そのため、応募する前に自身に合う企業かどうかを見極めることが大切です。働くうえでの希望条件や、自身のスキルに適した志望企業に応募することが転職成功につながります。

企業選びのステップでは、はじめに「キャリアアップを目指したい」「家庭と仕事を両立したい」など、自身が働くうえで重要となる「軸」を定めます。次に「残業は月30時間以内まで」「土日祝日は休み」など、自身が妥協できない基準を決めます。その軸や基準をもとに企業情報を収集し、自身のスキルや能力と合わせて適性を分析すると良いでしょう。

企業が自身に合うかどうかを判断するためにチェックしたいおもなポイントは次の5つです。

・企業理念や経営方針、事業内容
・企業の規模や将来性
・社風・カルチャー
・企業の求めるスキルと自分の経験が見合うか
・福利厚生・待遇

企業情報をチェック、分析する際は、求人票以外にも企業のホームページや転職エージェント、転職サイトなど、多くの情報を参考にすると良いでしょう。

まとめ

メールで面接辞退の連絡をするときは「前日や当日は避けなるべく早めに連絡する」「理由を簡潔に伝える」「感謝の気持ちやお詫びの言葉を添える」ことが大切です。企業は応募者の面接に備え、業務の日程や時間を調整しています。本記事で紹介した辞退メールの書き方や例文も参考に、誠意の伝わる対応を心がけましょう。

なお、転職活動を進める際は、企業理解を深め自己分析したうえで、自身に適した企業を選ぶ必要があります。typeの転職力診断なら、自身の仕事に対する価値観やキャリアタイプなどを知ることが可能です。自身に合った企業を選び転職成功を目指したい方は、ぜひ試してみてください。

監修

   

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