Technique

やむなく遅刻やキャンセルをする場合の連絡方法【面接対策パーフェクトガイド】

遅刻をしないように万全の準備をしていても、交通トラブルや現職の仕事の都合で遅刻や当日キャンセルをせざるを得ない事態が起こってしまうこともありえます。
そんな場合でも、慌てずビジネスマナーに沿った誠意ある対応ができれば、逆に好印象を与えられるかもしれません。ここでは、やむなく遅刻やキャンセルをする場合の連絡方法を詳しくご紹介します。

やむなく遅刻する場合の連絡方法

電車の遅延や現職の仕事の都合など、面接へ遅刻してしまうことがわかったら、その時点ですぐに採用担当者へ電話をします。簡潔に遅刻の理由と遅刻することを伝えて丁寧にお詫びします。
そして、到着見込み時間を伝えます。ポイントはさらなる遅刻を避けるために、自分の見積もり時間よりも5分~15分ほど遅い時間を伝えることです。
電話をすると採用担当者から遅れても面接が可能かどうかを含めて、指示がありますので従ってください。面接が行われるなら「できるだけ急いで参ります。失礼致します」などのように伝えて電話を切り、面接会場へ急ぎましょう。

電話での伝え方と注意点

面接準備として、面接担当者名と電話番号は必ずメモしておきましょう。電話をかけて採用担当者につながったら「本日 、14:00に面接のお約束頂いております〇〇 〇〇(氏名)ですが、●●●線のトラブルのため、貴社への到着が□分ほど遅れる見込みです。お待たせすることになり、大変申し訳ございません。」などのように伝えます。

採用担当者が電話に出られなければ、同じ内容を伝言しましょう。「最寄り駅に到着しましたら、再度お電話差し上げます。」などのように伝えても良いでしょう。そして、電車内で余裕があればスマホ等からメールを入れておきます。余裕がなければ無理にすることはありません。メールの例文は「【面接対策】シチュエーション別のメール例文」で、確認しておくと安心です。
遅刻(トラブル)の場合の対処方法がビジネスマナーに則っているかどうかも見られていますので、連絡もせずに遅刻する、もしくはキャンセルすることは絶対にNGです。

寝坊など言いにくい理由は正直に伝える?

寝坊した、時間を間違えていたなど正直に伝えるには躊躇する理由もあります。しかしこの場合、正直に伝えるというのが基本といえます。
体調不良とごまかしたり、電車の遅延など嘘の理由を伝えて、面接官に違和感を感じさせたり、ウソがバレたりする方が「ごまかす人、ウソをつく人」と思われて、即不採用にもなりかねません。正直に伝えて誠意を持ってお詫びして、面接で挽回を狙うことを目指した方がチャンスは上がるかもしれません。とにかく、自身の凡ミスでの遅刻は絶対にしないように万全の準備を心がけましょう。

到着後は誠心誠意謝罪する

遅刻でも面接をして頂けることになったなら、会場へ到着後、心を落ち着けてまずは誠心誠意、お詫びしましょう。
「〇〇 〇〇(氏名)です。本日は貴重なお時間を頂いたにも関わらず、面接に遅れてしまい、大変申し訳ございません。深くお詫び申し上げます。面接の機会をいただけて、大変感謝しております」などと伝えます。

面接終了後に再度、同様に謝罪と面接のお礼の言葉を述べることも忘れないように気をつけましょう。

やむを得ず当日キャンセルする場合の対処方法

やむを得ず当日キャンセルになってしまう場合、遅刻と同じように面接に行けないことが分かった時点で、すぐに採用担当者へ電話をします。仕事をしながらの転職活動では、急なトラブル対応など緊急事態がありえることは、企業側も理解できます。その他の理由にせよ、伝えられる範囲の内容で簡潔に理由を述べて丁寧に謝罪しましょう。
そして、あらためて面接の機会を頂きたいことを伝え「後ほど、あらためて希望の日程を連絡させて頂けないでしょうか」など日程調整をお願いします。
採用担当者からの指示がありますので、それに従ってその後の対応を進めてください。

面接への遅刻の理由が日時間違い、寝坊など自身のミスの場合は、挽回するのはかなり難しいでしょう。そのため、遅刻をしない準備を万全にすることが大切です。それでもやむを得ず、遅刻やキャンセルになる場合はすぐに電話をかけて状況をお伝えし、指示を仰ぎましょう。

ここもあわせてチェック!

転職面接のありがちNG、本当にやるべき対策はコレ!
転職面接のありがちNG、本当にやるべき対策はコレ!

転職活動で、合否を左右するポイントの一つとなる「面接」。本番でうまく答えられず、あたふたしてしまった……という経験がある人は多いでしょう。そこで、面接で起こりがちな失敗を未然に防ぐため、事前にしておくべき対策を転職の専門家に教えてもらいました。 【教えてくれた人】西澤靖夫さん 転職PRの専門家、キャリアカウンセラー、転職の個別サポート塾「ジョブレスキュー」代表 一部上場のアパレル企業、43カ国で展開する外資系企業で事業責任者、年商20数億のサービス業中小企業で営業本部長兼人事部長を経て、2014年にジョブレスキューを設立。“職務経歴書を一緒に作りながら自信をつける”という独自のサポートで、依頼人を転職成功に導いている。 転職の個別サポート塾「ジョブレスキュー」 面接対策の本質は「自分の強み」を明確にすること 具体的なエピソードを用意しておけば一貫性が出る 転職活動の面接対策というとどうしても「想定質問集」や「NG回答例」などテクニックに頼りたくなってしまうもの。しかし、採用側として多くの面接を行ってきた西澤靖夫さんによれば、「付け焼刃の回答はすぐに見抜かれる」とのこと。採用につながるポイントはむしろシンプルに「堂々としていること」なんだとか。 「自分に自信を持って堂々としているだけで、相手に頼もしい人だという印象を与えます。面接で一番大事なのは“自信を持つこと”なのです。そのためには、自分の強みを自分自身がしっかりと理解していることが大事。転職活動を始める前に自分の強みを整理し、3~5つほどに絞り込んでおくと良いでしょう。その強みをエピソードで伝えるために、これまでの職務内容や実績を振り返り、その事例を軸にして答えていくと話に一貫性が出ます。面接はセルフプロモーションの場なので、人とは違ういいところを分かってもらうための準備が必須です」(西澤さん・以下同) 西澤さんはさらに、「面接対策は職務経歴書を作成する時から始まっている」と言います。 記載することのすべてが自己PRになると思って、明確にした強みや事例を職務経歴書の中に散りばめることで、ただ職歴をなぞっただけの書類ではなく、面接でのアピールにつながる材料となるのです。 「職務経歴書に書いた内容と同じことを面接で話せば、軸がブレにくくなります。想定質問に備えた回答の練習はいいことですが、質問ごとに回答を考えると一貫 […]


面接対策パーフェクトガイド
この記事が気に入ったらいいねしよう!