やむなく遅刻やキャンセルをする場合の連絡方法【面接対策パーフェクトガイド】

遅刻をしないように万全の準備をしていても、交通トラブルや現職の仕事の都合で遅刻や当日キャンセルをせざるを得ない事態が起こってしまうこともありえます。
そんな場合でも、慌てずビジネスマナーに沿った誠意ある対応ができれば、逆に好印象を与えられるかもしれません。ここでは、やむなく遅刻やキャンセルをする場合の連絡方法を詳しくご紹介します。

やむなく遅刻する場合の連絡方法

電車の遅延や現職の仕事の都合など、面接へ遅刻してしまうことがわかったら、その時点ですぐに採用担当者へ電話をします。簡潔に遅刻の理由と遅刻することを伝えて丁寧にお詫びします。
そして、到着見込み時間を伝えます。ポイントはさらなる遅刻を避けるために、自分の見積もり時間よりも5分～15分ほど遅い時間を伝えることです。
電話をすると採用担当者から遅れても面接が可能かどうかを含めて、指示がありますので従ってください。面接が行われるなら「できるだけ急いで参ります。失礼致します」などのように伝えて電話を切り、面接会場へ急ぎましょう。

電話での伝え方と注意点

面接準備として、面接担当者名と電話番号は必ずメモしておきましょう。電話をかけて採用担当者につながったら「本日 、14：00に面接のお約束頂いております〇〇 〇〇（氏名）ですが、●●●線のトラブルのため、貴社への到着が□分ほど遅れる見込みです。お待たせすることになり、大変申し訳ございません。」などのように伝えます。

採用担当者が電話に出られなければ、同じ内容を伝言しましょう。「最寄り駅に到着しましたら、再度お電話差し上げます。」などのように伝えても良いでしょう。そして、電車内で余裕があればスマホ等からメールを入れておきます。余裕がなければ無理にすることはありません。メールの例文は「【面接対策】シチュエーション別のメール例文」で、確認しておくと安心です。
遅刻（トラブル）の場合の対処方法がビジネスマナーに則っているかどうかも見られていますので、連絡もせずに遅刻する、もしくはキャンセルすることは絶対にNGです。

寝坊など言いにくい理由は正直に伝える？

寝坊した、時間を間違えていたなど正直に伝えるには躊躇する理由もあります。しかしこの場合、正直に伝えるというのが基本といえます。
体調不良とごまかしたり、電車の遅延など嘘の理由を伝えて、面接官に違和感を感じさせたり、ウソがバレたりする方が「ごまかす人、ウソをつく人」と思われて、即不採用にもなりかねません。正直に伝えて誠意を持ってお詫びして、面接で挽回を狙うことを目指した方がチャンスは上がるかもしれません。とにかく、自身の凡ミスでの遅刻は絶対にしないように万全の準備を心がけましょう。

到着後は誠心誠意謝罪する

遅刻でも面接をして頂けることになったなら、会場へ到着後、心を落ち着けてまずは誠心誠意、お詫びしましょう。
「〇〇 〇〇（氏名）です。本日は貴重なお時間を頂いたにも関わらず、面接に遅れてしまい、大変申し訳ございません。深くお詫び申し上げます。面接の機会をいただけて、大変感謝しております」などと伝えます。

面接終了後に再度、同様に謝罪と面接のお礼の言葉を述べることも忘れないように気をつけましょう。

やむを得ず当日キャンセルする場合の対処方法

やむを得ず当日キャンセルになってしまう場合、遅刻と同じように面接に行けないことが分かった時点で、すぐに採用担当者へ電話をします。仕事をしながらの転職活動では、急なトラブル対応など緊急事態がありえることは、企業側も理解できます。その他の理由にせよ、伝えられる範囲の内容で簡潔に理由を述べて丁寧に謝罪しましょう。
そして、あらためて面接の機会を頂きたいことを伝え「後ほど、あらためて希望の日程を連絡させて頂けないでしょうか」など日程調整をお願いします。
採用担当者からの指示がありますので、それに従ってその後の対応を進めてください。

面接への遅刻の理由が日時間違い、寝坊など自身のミスの場合は、挽回するのはかなり難しいでしょう。そのため、遅刻をしない準備を万全にすることが大切です。それでもやむを得ず、遅刻やキャンセルになる場合はすぐに電話をかけて状況をお伝えし、指示を仰ぎましょう。

ここもあわせてチェック！