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面接の日程調整、遅刻、お礼など、すぐに使えるメール例文集【面接対策パーフェクトガイド】

書類選考を通ると、企業から面接日程について調整のメールが送られてくるでしょう。
メールのビジネスマナーを守って返信できるようにここで詳しくご紹介していきます。

日程調整の他に、キャンセルや辞退、面接後のお礼、さらに内定承諾や問合せといったさまざまなシチュエーションのメールサンプルをご紹介します。ぜひ活用してみてください。

ビジネスメールの基本ルール

企業とのメールのやりとりをする前に、ビジネスメールの基本ルールを確認しておきましょう。ビジネスマナーが守られていないと、印象が悪くなって不採用につながりかねません。これも選考の一つと緊張感をもって、万全に準備しましょう。

件名は変えずに返信「Re:~~」

企業からのメール件名は、書き変えずにそのまま返信するのがビジネスマナーです。もし、自分からの問合せで件名を書くときは、シンプルな件名とします。転職活動の場合は件名に漢字氏名をフルネームで入れると相手にとって分かりやすいです。「例:〇〇の件(田井富 太郎)」

宛先は正式名称を書く

宛先(応募先企業)は全て正式名称で、(株)などと略さず記載します。
宛名は「採用ご担当者様」、個人名を書く場合はフルネームに「様」をつけます。(例:〇〇 〇〇様)
役職名を付ける場合は「苗字+役職」として「様」は付けません。(例:〇〇〇課長)

最初に氏名と挨拶

メール本文では、初回は「お世話になります。田井富 太郎と申します。」と名乗ってから本題に入ります。以降のやりとりの冒頭は「お世話になっております。田井富 太郎でございます。」とします。
働きながら転職活動をしている方も、氏名の前に現職の社名を記載する必要はありません。

要件は簡潔に書く

転職面接関連メールのやり取りもビジネスシーンの一つなので、要件は簡潔に書きます。日程調整や辞退の連絡など定型文で問題ない場合も多いので、企業への連絡内容別に用意したメールサンプルをぜひ活用してください。

締めの文は定型で良い

締めの文は「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」「ご検討いただけますと幸いです。何卒よろしくお願いいたします。」などの定型を使って問題ありません。メールサンプルを参考に、締めの文を整えましょう。

署名は「氏名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」

署名を付けるのはビジネスマナーですので、必ず 「氏名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」 の項目を入れた署名を付けましょう。
現在の会社名は入れない、現在の会社のアドレスから送信しない、送信するメールアドレスと署名のメールアドレスは同一のものとする 、といった点にも注意しましょう。
署名に他の情報を入れたりせず、簡単に囲むなどシンプルなデザインとし、派手な装飾はしない方が良いでしょう。

その他の注意点

他にも押さえておきたいビジネスメールのマナーをご紹介します。

ビジネスメールでは、相手からのメール文面は残したまま(削除せずに)返信します。
また、調整などが必要ですぐに返信できない場合は「ご連絡ありがとうございます。〇日までに(は)ご連絡差し上げます。」など、取り急ぎの返信をしましょう。
なるべく早く返信するのがマナーですが、時間帯はできるだけ応募企業の就業時間内に送信する方が良いでしょう。深夜などに送ると印象に影響する場合も考えられますので、予約送信機能などをうまく利用しましょう。

面接関連(転職活動中)ならではのメールのマナー

面接活動中のメール送信では、特に注意しておきたいポイントがあります。

既にお伝えしていますが、氏名や署名に「現在の会社名を書かない」、「現在の会社のメールアドレスから送信しない」ことは必ず守ります。また、見逃しかちですが、送信に使うメールアドレスと署名のメールアドレスは同一のものにすることにも注意しましょう。
「♪」「★」などの記号を使用することは控えます。本文だけではなく、署名欄でも使用しません。
また、応募書類の記載と同じく、メールでも相手の会社を指す表現は「貴社」を使います。話し言葉の「御社」を使うっかり使わないように注意しましょう。

シチュエーション別:そのまま使えるメールサンプル

面接前のシチュエーション

面接の日程調整(候補日から選ぶ場合)

☑ ポイント!
① 最初に、面接の日程をいただいたお礼を述べる
② 希望日時は特に指示がなくても第2希望まで伝える

件名:Re:(企業の件名のまま)

株式会社〇〇〇
人事部 採用担当
□□ □□□様
お世話になります。
田井富 太郎です。
このたびは面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
ご提示いただきました日程のなかから
下記の日時を希望致します。
第1希望:11月11日(火) 18:30~
第2希望:11月12日(水) 19:00~
ご検討頂けますよう、どうぞよろしくお願い致します。
------------------------------------
田井富 太郎
〒000-0000
東京都〇〇区〇〇 △丁目△−△△
携帯:090-0000-0000
E-mail:taro@〇〇.com
-------------------------------------

面接の日程調整(こちらから希望日程を送る場合)

☑ ポイント!
① 希望日時は少なくとも3つ以上伝える
② 採用担当者が調整しやすいように時間はなるべく幅をとる
③ 難しい場合は別日程も可能である旨を一言添える

件名:Re:(企業の件名のまま)

株式会社〇〇〇
人事部 採用担当
□□ □□□様
お世話になります。
田井富 太郎です。
このたびは書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
面接の希望日程をお送り致しますのでご調整頂けますと幸いです。
第1希望:11月11日(火) 18:30以降
第2希望:11月12日(水) 15:00~19:00
第3希望:11月13日(木) 16:00~18:00
上記の日時で調整が難しい場合は、別の日時を提示致しますので
お申し付けください。
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願い致します。
------------------------------------
田井富 太郎
〒000-0000
東京都〇〇区〇〇 △丁目△−△△
携帯:090-0000-0000
E-mail:taro@〇〇.com
-------------------------------------

面接の日程調整(候補日以外の日時を打診したい場合)

☑ ポイント!
① 面接の都合がつかない理由は「仕事上の事情」にする
②「せっかく提示していただいたのに申し訳ない」という気持ちで
③提示された日時に近い日程で新たな候補日を出す

件名:Re:(企業の件名のまま)

株式会社〇〇〇
人事部 採用担当
□□ □□□様
お世話になります。
田井富 太郎です。
面接日程のご連絡、ありがとうございます。
ご提示いただいた日程ですが、
仕事上の事情によりどうしても都合がつかない状況です。
せっかく面接日程をご調整頂きましたのに誠に申し訳ございません。
もし可能であれば、週明けの下記日程で
ご調整いただけませんでしょうか。
11月11日(月) 終日
11月12日(火) 18:00~
11月13日(水) 18:00~ 
お忙しいところ恐れ入りますが
何卒よろしくお願い致します。
------------------------------------
田井富 太郎
〒000-0000
東京都〇〇区〇〇 △丁目△-△△
携帯:090-0000-0000
E-mail:taro@〇〇.com
-------------------------------------

面接の日程調整(決定済の日時を変更したい場合)

☑ ポイント!
①変更したい理由は誰が見ても止むを得ないと思える事由を書く
②調整が必要なことが分かった時点ですみやかに連絡する
③面接前日や当日など急な場合は、先に電話で連絡を

件名:面接日程変更のお願い(田井富 太郎)

株式会社〇〇〇
人事部 採用担当
□□ □□□様
お世話になっております。
田井富 太郎です。
△月△日 14:00にお約束頂いておりました面接について
急な仕事のトラブル対応のため、お伺いすることができません。
日程調整頂きましたのに、誠に申し訳ございません。
先ほどお電話させて頂きましたが、
ご不在とのことで取り急ぎメールにてご連絡させて頂きました。
誠に勝手ではございますが、
もし可能であれば下記の日程で再度調整いただけませんでしょうか。
11月11日(月) 終日
11月12日(火) 18:00~
11月13日(水) 18:00~ 
お忙しいところ大変申し訳ございませんが
ご検討のど、何卒よろしくお願い致します。
------------------------------------
田井富 太郎
〒000-0000
東京都〇〇区〇〇 △丁目△-△△
携帯:090-0000-0000
E-mail:taro@〇〇.com
-------------------------------------

面接の辞退(選考辞退) 前日までの申し出

☑ ポイント!
判断した時点ですみやかに連絡を。当日のドタキャンはNGです。
面接辞退(選考辞退)の理由を詳しく述べる必要はありませんが、「別の会社に決定した」「家庭の事情で転職活動を取りやめる」「現職の業務上の都合でしばらく転職活動ができなくなった」といった場合は書いても良いでしょう。

件名:面接辞退のご連絡(田井富 太郎)

株式会社〇〇〇
人事部 採用担当
□□ □□□様
お世話になっております。
田井富 太郎です。
△月△日 14:00にお約束頂いておりました面接について
辞退させて頂きたくご連絡差し上げました。
選考を進めて頂きながら、身勝手なお願いで誠に申し訳ございません。
また、メールにて面接辞退のご連絡を差し上げましたことを
重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
------------------------------------
田井富 太郎
〒000-0000
東京都〇〇区〇〇 △丁目△-△△
携帯:090-0000-0000
E-mail:taro@〇〇.com
-------------------------------------

面接当日のシチュエーション

遅刻の連絡

☑ ポイント!
①面接に遅刻することが分かった時点ですぐに電話で連絡する
②メールはその後に余裕がある場合(電車内で打てるなど)や、採用担当者が直接電話に出られなくて伝言した場合などに送る
③到着見込み時間は、5~15分ほど余裕を持たせた時間を伝える
④面接が可能かどうかわからない場合もあるため、最寄り駅に到着後に再度電話をする

件名:面接遅刻のご連絡(田井富 太郎)

株式会社〇〇〇
人事部 採用担当
□□ □□□様
お世話になっております。
田井富 太郎です。
本日、△月△日 14:00にお約束頂いております面接ですが
●●●線のトラブルのため、貴社への到着が■分ほど遅れる見込みです。
先ほどお電話にて、□□様へのご伝言をお願い致しましたが
念のためメールでもご連絡いたします。
お待たせすることになり、大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願い致します。
------------------------------------
田井富 太郎
〒000-0000
東京都〇〇区〇〇 △丁目△-△△
携帯:090-0000-0000
E-mail:taro@〇〇.com
-------------------------------------

面接当日のキャンセル(現職の業務上でやむをえない事情が発生したなど)

☑ ポイント!
①面接に行けないことが分かった時点でまずは電話を
②誠実に、止むを得ないと思える事情を伝える
③あらためて面接の機会を頂きたいことを伝え、日程調整をお願いする

件名:本日の面接キャンセルのご連絡(田井富 太郎)

株式会社〇〇〇
人事部 採用担当
□□ □□□様
お世話になっております。
田井富 太郎です。
本日 14:00に面接のお約束頂いておりましたが
午前の地震により担当サービスに障害が発生し、
緊急対応中で面接に伺うことができません。
当日、直前のご連絡となってしまい、誠に申し訳ございません。
先ほどお電話しましたがご不在とのことで、伝言させて頂きました。
念のため、メールでもご連絡させて頂きます。
もし、あらためて面接の機会を頂けるのであれば
日程を再度調整いただきたく存じます。
お手数をおかけして大変申し訳ございませんが
何卒よろしくお願い致します。
------------------------------------
田井富 太郎
〒000-0000
東京都〇〇区〇〇 △丁目△-△△
携帯:090-0000-0000
E-mail:taro@〇〇.com
-------------------------------------

面接後のシチュエーション

面接のお礼

☑ ポイント!
面接後にお礼のメールを出すのは必須ではありません。採用に影響しないといわれていますので、面接して頂いたことへの感謝の気持ちをどうしても伝えたい場合に送りましょう。一般的に、宛先は採用担当者です。面接直後、遅くとも翌日には送信します。複数回ある場合、その都度送ってもかまいません。
②あれこれとアピールを書くのは逆効果
③返信不要であることを伝える

件名:採用面接のお礼(田井富 太郎)

株式会社〇〇〇
人事部 採用担当
□□ □□□様
お世話になっております。
田井富 太郎です。
本日はお忙しいところ、面接のお時間を頂き
誠にありがとうございました。
●●様のお話を伺い、貴社の事業内容やビジョン、
また仕事内容の理解を深めることができ、
なお一層貴社で働きたいという思いを強く致しました。
取り急ぎ面接のお礼のみで失礼致します。
ご多忙かと存じますので、ご返信をいただくには及びません。
引き続き、どうぞよろしくお願い致します。
------------------------------------
田井富 太郎
〒000-0000
東京都〇〇区〇〇 △丁目△-△△
携帯:090-0000-0000
E-mail:taro@〇〇.com
-------------------------------------

面接のお礼(問い合わせを兼ねる場合)

☑ ポイント!
問合せしたいことや、面接で聞くべきことを忘れてどうしても確認したい場合、面接のお礼のメールを兼ねるとスマートになります。件名は問い合わせも含むことが分かるようにしておきましょう。

件名:面接のお礼と問い合せ(田井富 太郎)

株式会社〇〇〇
人事部 採用担当
□□ □□□様
お世話になっております。
田井富 太郎です。
先日はお忙しいところ、面接のお時間を頂き誠にありがとうございました。
●●様のお話を伺い、貴社の事業内容やビジョン、
また仕事内容の理解を深めることができ、
なお一層貴社で働きたいという思いを強く致しました。
次回の面接を△月△日(木)14:00とお約束頂きましたが
一つお伺いしたいことがあり、メールさせて頂きました。
面接で男性が多い部署とお伺いしましたが
女性の方で募集職種と同じ業務を担当されている方はいらっしゃいますでしょうか。
もし、いらっしゃる場合には
その方からお話をお伺いする機会を持つことは可能でしょうか。
入社後のイメージを具体的に持ちたく、ご検討頂ければ幸いです。
お手数をおかけする申し出で大変恐縮ですが
可能であれば、ということでございます。
どうぞよろしくお願い致します。
------------------------------------
田井富 太郎
〒000-0000
東京都〇〇区〇〇 △丁目△-△△
携帯:090-0000-0000
E-mail:taro@〇〇.com
-------------------------------------

内定承諾を伝える返信

☑ ポイント!
選考を通過するとメールや電話で採用内定の連絡があります。メールの場合でも、できるだけ早く(承諾することを決めているならメールに気付いたその日のうちに)返信するように心掛けましょう。
選考結果へのお礼と承諾の意志表示を行い、抱負を簡潔に述べましょう。

内定承諾時には雇用条件を確認することが大切です。採用担当者にメールで雇用条件を送ってもらうなど、何らかの形で記録に残せるように対応してもらいましょう。詳しくは「応募前に押さえるべき『内定後のやることリスト』を参考にしてみてください。

件名:Re:(企業の件名のまま)

株式会社〇〇〇
人事部 採用担当
□□ □□□様
お世話になっております。
田井富 太郎です。
この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
慎んで内定をお受けいたします。
これまでの経験を活かして、貴社に貢献できるよう努力して参ります。
皆様と一緒に働ける日を楽しみにしております。
まずはお礼までご連絡いたしました。
引き続き、どうぞよろしくお願い致します。
------------------------------------
田井富 太郎
〒000-0000
東京都〇〇区〇〇 △丁目△-△△
携帯:090-0000-0000
E-mail:taro@〇〇.com
-------------------------------------

内定保留をお願いする返信

☑ ポイント!
内定承諾までに猶予をもらう(保留)ことは可能ですが、その旨の連絡はなるべく早くしましょう。保留できるのは数日から1週間程度と考えておきましょう。回答期日が設けられていることもあります。また、選考に影響しないかどうかは企業によります。

他社と並行して応募していることは企業も想定内ですので、悔いのないように活動を行いましょう。

もしも保留の理由が応募企業への疑問点や不安な点があって迷うという場合、遠慮せずに伝えてみましょう。何らかの情報提供があるでしょう。しかし、その場合もなるべく早く伝えます。

件名:Re:(企業の件名のまま)

株式会社〇〇〇
人事部 採用担当
□□ □□□様
お世話になっております。
田井富 太郎です。
この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
誠に恐縮でございますが、内定承諾のお返事につきましては
△月△日まで猶予を頂けないでしょうか。
面接で他にも応募企業があることをお伝えしましたが
そちらの選考結果が〇月〇日頃であるため、
悔いのない転職活動を行いたくお願いさせて頂いております。
貴社に対して大きな魅力を感じておりますが自分の中で納得した上で判断し、
貴社に失礼のない状態で入社させて頂きたいと考えております。
こちらの勝手な都合を申し上げまして恐れ入りますが
ご検討のほど、何卒よろしくお願い致します。
------------------------------------
田井富 太郎
〒000-0000
東京都〇〇区〇〇 △丁目△-△△
携帯:090-0000-0000
E-mail:taro@〇〇.com
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ここもあわせてチェック!(内定辞退、不採用通知の場合は?)

内定辞退の場合、連絡は基本的に電話で行います。ただし、担当者が不在の場合にはメールでもよいのでなるべく早く連絡をしましょう。内定通知に対するお礼を述べた後に「検討の結果、辞退する」という旨を伝えれば問題なく、もし入社する予定の企業名を聞かれても答える必要はありません。
選考に時間を費やしてくれたことを考え、お詫びの言葉も必ず添えましょう。

不採用の通知がメールで来た場合、基本的に返信の必要はありません。
誰かからの紹介だった、最終選考まで通して採用担当者にお世話になったのでお礼を言いたい場合などは、返信をしても構いません。

その他の問合せ

選考結果が出ているはずなのに連絡がないとき

☑ ポイント!
①伝えられた期日から2~3日は様子を見る
②企業側の都合で選考が長引いている可能性もあるため、あくまでも問合せというスタンスで

件名:選考結果の問合せ(田井富 太郎)

株式会社〇〇〇
人事部 採用担当
□□ □□□様
お世話になっております。
田井富 太郎です。
過日△月△日(木)に面接をして頂きましてありがとうございました。
面接の際に選考結果は〇月〇日頃までと伺っておりましたので、
念のため状況を確認させて頂きたくご連絡致しました。
お忙しいところ恐縮でございますが
何卒よろしくお願い致します。
------------------------------------
田井富 太郎
〒000-0000
東京都〇〇区〇〇 △丁目△-△△
携帯:090-0000-0000
E-mail:taro@〇〇.com
-------------------------------------

当日の持ち物について確認したい場合

☑ ポイント!
面接日時の連絡メールの際、持ち物(書類など)についての指示がない場合は、確認してもかまいません。

件名:面接当日の持ち物について(田井富 太郎)

株式会社〇〇〇
人事部 採用担当
□□ □□□様
お世話になっております。
田井富 太郎です。
△月△日(木)19::00に面接のお約束を頂いております。
その面接当日に持参すべきものについて確認させて頂きたく、
メール致しました。
持参すべきものは、下記の通りでよろしいでしょうか。
他にございましたら、ご指示いただければと存じます。
・履歴書
・職務経歴書
・筆記用具
・印鑑
お忙しいところ恐れ入りますが
どうぞよろしくお願い致します。
------------------------------------
田井富 太郎
〒000-0000
東京都〇〇区〇〇 △丁目△-△△
携帯:090-0000-0000
E-mail:taro@〇〇.com
-------------------------------------

面接当日に筆記試験があるか確認したい場合

☑ ポイント!
中途採用でも、面接時に適性検査や応募職種への能力を測る筆記試験などが実際されることがあります。検査の種類やタイミング(1次面接時か最終面接時かなど)についても企業それぞれで異なります。
検査やテストの有無の確認までと考え、内容などをあれこれ質問することは控えます。

件名:適性試験などについて(田井富 太郎)

株式会社〇〇〇
人事部 採用担当
□□ □□□様
お世話になっております。
田井富 太郎です。
△月△日(木)19::00に面接のお約束を頂いております。
その面接に関して、一つお伺いしたいことがありメール致しました。
面接とあわせて、適性試験または何らかのテストがありますでしょうか。
面接の所要時間を想定したいこともあり、確認させて頂ければ幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが何卒よろしくお願い致します。
------------------------------------
田井富 太郎
〒000-0000
東京都〇〇区〇〇 △丁目△-△△
携帯:090-0000-0000
E-mail:taro@〇〇.com
-------------------------------------

メール再送をお願いしたい場合(添付データがない、文字化けしているなど)

☑ ポイント!
企業からのメールで添付ファイルの案内があるが、添付がない時や文字化けしている場合には、すみやかに再送をお願いします。シンプルに要件を伝えましょう。
「添付ファイルが見当たらない」「添付ファイルが文字化けしてしまっている」と理由を記してから、再送を依頼します。

件名:Re:(企業の件名のまま)

株式会社〇〇〇
人事部 採用担当
□□ □□□様
お世話になっております。
田井富 太郎です。
お送り頂きましたメールに添付データが見当たりませんでした。
お手数をおかけ致しますが、再送をお願いできますでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが何卒よろしくお願い致します。
------------------------------------
田井富 太郎
〒000-0000
東京都〇〇区〇〇 △丁目△-△△
携帯:090-0000-0000
E-mail:taro@〇〇.com
-------------------------------------

採用担当者とのメールのやり取りでも、あなたの印象やマナーをチェックされています。
だらだらと長文を書くこと、面接で聞くべきことを質問することはNG!
必要な要件だけを簡潔に書くなど、メールのビジネスマナーを守って、スマートな印象を与えるように心がけましょう。

ここもあわせてチェック!

面接対策パーフェクトガイド
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