社会人になったからには、名刺交換の正しいマナーを覚えておく必要があります。たとえ営業職でなくても、いざ名刺交換をすることになった際に慌てないために、正しい知識を身に付けましょう。
名刺交換のタイミングは
名刺交換は、会ってすぐに行うようにしましょう。そのため、名刺はカバンの中ではなく、上着のポケットなど、取り出しやすい場所にあらかじめ入れておくことが大切です。しかし、ズボンやスカートのポケットはスマートさに欠け、良くない印象を抱かれてしまいますから避けるようにしてください。
タイミングが難しいと感じる人もいますが、初めて会った人に対しては自己紹介をするのが普通です。その際に、名刺入れから名刺を取り出して胸の高さまで持ち上げて渡すようにしましょう。
マナーに則った名刺交換の仕方とは
名刺交換はどのような方法で行えばよいのでしょうか。ここでは、人数別の名刺交換について見てみましょう。
相手が一人の場合
訪問した側から訪問された側へまず渡すというのがマナーです。営業などで客先を訪れた際には、こちらから名刺を渡すようにしましょう。基本的に、目下の人から目上の人へ先に渡し、その後で目上の人から名刺をいただくという順番です。
相手が複数の場合
立場がより高い人に対して最初に渡します。より目上の方から順にお渡ししていく形です。
複数対複数の場合
自分と上司が、営業先の担当者とその上司に挨拶をすることになった場合は、下記の順番となります。
(1) 自社の上司が営業先の上司に名刺を渡す（交換）
※このとき、自分は横に立って控えている
(2) 自社の上司が営業先の担当者に名刺を渡す（交換）
※このとき、同時に自分が営業先の上司に名刺を渡す（交換）
(3) 自分が営業先の担当者に名刺を渡す（交換）
目下から目上にというのが名刺交換の基本ルールですが、複数対複数の場合は、一番下である自分から一番上である営業先の上司、という順番にはならないため、気を付けましょう。
名刺交換後のフォロー
名刺交換をした後のメール連絡は、特別な用事がない場合には特に必要ありません。ビジネスの相手としてつながりを持っておきたい場合や、積極的にかかわりたい相手の場合はお礼のメールを送ることもおかしなことではないです。ただし、その場合は、名刺交換の遅くとも翌日中にはメールを送るようにしましょう。
文面は、「昨日、××講演会で名刺交換をさせていただきました○○です」といった内容を含め、いつどこで会った相手なのかがすぐわかる形にしておくことをお勧めします。名刺交換時に相手から食事を奢られるなど、お礼を言うべきことをしてもらった場合には必ずメール、ないしは電話でお礼をしましょう。
名刺交換のマナーは社会人としての常識ですが、ついついおざなりになってしまうこともあります。一度、自分の名刺交換の仕方を見直してみてはいかがでしょうか。
