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メールで送付するときのマナー(PDF変換・ファイル名・パスワードの設定)【履歴書作成ガイド】

履歴書をメールで送付するときのファイルをWordやExcelで作成しても、PDF形式へ変換保存して添付することがおすすめです。また、個人情報が多く記載されているため、気になるならば履歴書等のデータにパスワードを設定して送りましょう。
ここでは、履歴書をPDFに変換して保存する方法、ファイル名の付け方、パスワードの設定方法をご紹介しています。ぜひあなたの転職活動の参考にしてみてください。

履歴書のメール送付のマナー

PDF形式に変換保存がおすすめ

履歴書はWordやExcelなどのテンプレートを活用して作成することが多いと思いますが、メールで送付するときは、 PDF形式に変換保存したファイルを送付することがおすすめ です。
採用担当者側でレイアウトの崩れなく印刷できることや、誤って記載を変えてしまう可能性が低くなるためです。もちろん、企業から形式の指示があれば従いましょう。
変換保存する方法は「名前を付けて保存」>ファイル形式の選択部分で「PDF」を選んで保存、と簡単です。
手書きの履歴書はコンビニなどでスキャンしてPDF形式データにすることができます。

メールで送付するときのマナー(ファイル保存)

履歴書のファイル名は「履歴書」「氏名」「日付」

採用担当者は多くの履歴書データを受け取り、管理します。そのため「検索しやすい」ファイル名で保存することが大切です。
「履歴書」「氏名」「日付」を盛り込んだシンプルなファイル名としましょう。具体的には 「履歴書_田井富 太郎_20190101」「履歴書(田井富 太郎)_20190101」 などです。

パスワードを設定する

個人情報を記載している履歴書のメール送付でセキュリティが気になるなら、ファイルに パスワードを設定 することもできます。企業から指示があれば必ず設定します。
パスワードは英数字を組み合わせますが、3文字など短すぎる、誕生日を含むなどリスク管理の甘さを感じさせる組み合わせは避けましょう。パスワードは忘れないようにきちんと管理します。 また、パスワードを設定した場合は、履歴書を送付するメールとパスワードを送付するメールを分けて送ることが一般的 です。

パスワードの設定方法

PDFの保護機能(パスワード設定)は有料版のみなので、新しいフォルダを作成して履歴書等を格納し、そのファルダを圧縮してパスワードをかけます。
ファイルを圧縮する際はPCの標準機能を利用します。もしファイルを圧縮する機能がインストールされていない場合は、インターネットからダウンロードして利用しましょう。

手順① 新規ファイルを作成、履歴書データを保存

メールで送付するときのマナー(ファイル作成・保存)

手順②フォルダを右クリック→「圧縮」→「.zip(pass)」

メールで送付するときのマナー(圧縮)

手順③パスワードを設定する

メールで送付するときのマナー(パスワード設定)

WordやExcel形式では、新規フォルダを作成せずに履歴書データ自体へZIPでパスワードを設定できます。方法はフォルダの設定と同様です。または、ファイル自体を圧縮せずにパスワードを設定することもできます。

メールの書き方

 パスワードを設定した場合は、履歴書を送付するメールとパスワードを伝えるメールは分けるのがルール です。 つまりメールは2通 送ります。
それぞれのメールのマナーや書き方のサンプルは、 「メールで送付するときのマナー(書き方とメール文面サンプル)」 でご紹介しています。例文のダウンロードもできますので、ぜひ活用してみてください。

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