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添え状の書き方とサンプル【履歴書作成ガイド】

履歴書や職務経歴書などの書類を 企業へ郵送する場合には、あいさつ文である「添え状(送付状、送り状)」をつけるのがビジネスマナー です。応募書類だけを入れて送りつけるのは、受け手である採用担当者の多くがマナー違反だと感じて心証が良くありません。ビジネス文書としてフォーマット通りとするのが一般的ですから、気負わず用意しましょう。
ここでは添え状の書き方の基本ルールやマナー、サンプルをご紹介します。また、ダウンロードして使える「添え状フォーマット」を用意しているので、ぜひ活用してください。

添え状の書き方 基本ルール

添え状(送付状、送り状)フォーマット(サンプル)

添え状

サイズはA4で用意する

添え状はビジネス文書ですから、 A4サイズが基本 です。1枚に必要事項をまとめます。Wordで横書き、フォントは明朝体やゴシック体を使用するのが一般的です。装飾もせず、ビジネス文書としてシンプルな書面としましょう。ダウンロードできる添え状のフォーマットを用意していますので、ぜひ活用してください。

①日付は投函日を記入

添え状に記載する日付は郵送する 履歴書、職務経歴書とあわせて 、同じく 投函する日付 とします。日付は西暦、和暦どちらでもかまいませんが他の書類と統一します。

②宛先は正式名称で書く

「株式会社〇〇〇〇 人事部宛てに書類をお送りください」などの指示がある場合、「株式会社〇〇〇〇 人事部御中」や「株式会社〇〇〇〇人事部 採用ご担当者様」などとしましょう。
省略せず、全て正式名称で記載します。また、個人名の場合は「△△△様」と記載します。

③署名の位置は、企業宛先よりも下

応募企業の宛先より下側に位置するように記載します。「住所」「氏名」は必ず、連絡先として「携帯番号」「メールアドレス」の記載があればより丁寧です。

④件名があるとより丁寧

「何の件」での添え状なのかわかるように、「応募書類の送付につきまして」や「履歴書、職務経歴書の送付について」など件名を記すとより丁寧です。ただし、記載しなくても問題ありません。

⑤「拝啓」「敬具」の頭語と結語を使う

 書き出しは「拝啓」の頭語とし、「敬具」の結語で締めましょう。 頭語と結語は組み合わせが決まっています。さまざまな組み合わせがありますが「謹啓」「謹白」ではやや堅く、「前略」「草々」はビジネスシーンにふさわしくありません。「拝啓」「敬具」と記載しましょう。

⑥あいさつ文は定型文を使う

「拝啓」に続き、挨拶文を入れます。時候の挨拶とせずシンプルに 「貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」「貴社ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます」 といった定型文で問題ありません。

⑦本文はシンプルに要件を伝える

添え状はビジネス文書のため、本文では 「履歴書など応募書類を送付すること」 、書類選考がこれからの段階なら 「面接のお願い」 を書き、そして 「内容確認のお願い」 という シンプルな構成 とします。

⑧同封の書類を正確に記載する

「敬具」の結語で締めたら、改行して「記」と記し、下に 箇条書きで同封書類と枚数について記載 します。 最後は「以上」と記入 します。

志望動機や自己PRは書かなくてOK

添え状は「履歴書や職務経歴書といった応募書類を送りますので、よろしくお願い致します。」という挨拶状です。そのため、ビジネスマナーを守っていれば良く、 志望動機や自己PRを書いてアピールする必要はありません。 添え状の中のアピール文は読んでもらえない場合が多く、 要件を礼儀正しく伝えれば良い と考えましょう。 どうしても書きたい!という方は簡潔に記載 します。 長文だとマナーを知らないとして逆効果になりかねません ので、気を付けましょう。

企業へ持参する場合は、添え状は不要

履歴書を応募企業へ持参する場合には、添え状は必要ありません。対面で渡せない場合に、あいさつ文や同封の書面について伝える役割を持つのが、添え状だからです。面接官に直接手渡しする場合も同様に不要です。ただし、添え状があったからといってマイナス評価にはなることもありません。

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