履歴書のメール送付方法とは？書き方のポイントや注意点を解説【サンプル付】

転職応募先に履歴書をメールで送る際の正しいマナーや、方法がわからないと困ってしまう人も多いのではないでしょうか。履歴書のメール送付やメールの正しい文章などは、馴染みがない人にとっては難しいと感じるのは無理もありません。

しかし、企業側はメールの内容も評価対象としていることもあります。そのため、転職成功の確率をアップさせるために、正しいマナーやポイントを理解しておくことが大切です。

今回は、履歴書のメール送付方法や書き方のポイントをサンプル付きで紹介します。また、スマートフォンでの注意点も解説しているので、しっかりと正しい知識を身につけていきましょう。

履歴書をメールで送る前に確認したい基礎知識

ここでは、履歴書をメールで送る前の、送付方法、パスワード設定、送付時間について紹介していきます。企業によってはメールの送付に関しての指示を受けることがあります。正しい対応方法や基礎知識を身につけておきましょう。

企業から履歴書の送付方法についての指示があるかを確認する

履歴書は個人情報を含む書類のため、企業から履歴書の送付方法に指示があるかを確認しておくことが大切です。送付方法がわからない場合は、必ず送付前に企業へ送付方法を聞いてから送りましょう。

履歴書にパスワード設定する場合は本文とパスワードの2通を送る

履歴書にパスワードを設定することで、情報漏洩のリスクを抑えることが可能です。企業から履歴書送付方法にパスワード不可の指示がなければ、個人情報が含まれるメールにはパスワードを設定し、本文とパスワード2通のメールを送りましょう。

なお、詳しいパスワードの設定方法はこちらの記事に記載しているので参考にしてください。

メールの送付時間は営業時間内が無難

メールの送付時間のタイミングは、営業時間内が無難です。営業時間外である深夜や早朝などにメールを送ると、企業によっては非常識だと評価される可能性もあるかもしれません。

ただ、基本的にメールの送付時間に決まりはありません。営業時間外だからといって必ずしも評価の対象になるわけではないのも理解しておきましょう。メールの送付時間に迷った際は営業時間内に送るのが良いです。

履歴書をメールで送る際におさえておきたい必須ポイント

履歴書をメールで送る際は「件名、本文、署名」など、おさえておきたいポイントがあるため、それぞれ詳しく紹介していきます。また、PCではなくスマートフォンでメールを送る場合の注意点も解説しているので、あわせて確認しましょう。

件名は分かりやすくシンプルに

履歴書を送る場合のメール件名は誰からのメールなのか、どのような内容なのかを簡潔に記載することが大切です。用件がわかりにくい件名は、担当者から見落とされる可能性もあるため、件名に「よろしくお願いします（氏名）」など一目で理解しにくい文章は避けましょう。
そのため、件名には 「履歴書等送付の件（氏名）」や「〇〇職応募の件/履歴書（氏名）添付」 などとシンプルにします。
具体的には「履歴書等送付の件（田井富 太郎）」「営業職応募の件/履歴書（田井富 太郎）添付」などです。履歴書といった言葉でメールの振分けをしている採用担当者もいるかもしれませんので必ず件名に含めましょう。また、漢字でフルネームを入れておくこともマナーです。

メール本文は定型文を活用しよう

本文の構成は基本的に「宛先」「自己紹介」「用件」「締め」「署名」です。
「用件」部分は、「既に選考を受けて、履歴書の送付の指示を受けた場合」と「初めて企業側へ履歴書等を送る場合」とで書く内容が異なります。それぞれのサンプルを記載しておりますので、ぜひ活用してください。

宛先は正式名称で書く

宛先は全て正式名称で、（株）などと略さず記載します。「採用ご担当者様」や個人名はフルネームに「様」をつけます。役職名を付ける場合は「苗字＋役職」とし、「様」は付けません。

自己紹介はフルネームを記載する

最初に自己紹介で、氏名をフルネームで書きます。
 「初めてご連絡させていただきます。田井富 太郎と申します。」
「田井富 太郎と申します。先日は貴社説明会に参加させて頂きありがとうございました。」
「田井富 太郎と申します。このたびは、面接の機会を頂きまして誠にありがとうございます。」  などとします。

用件は簡潔に書く

用件は簡潔に記載し、程よい区切りで改行するように意識します。
 「既に選考を受けて、履歴書の送付の指示を受けた場合」 はビジネス文書として定型のものを簡潔に記載してかまいません。

締めの文は簡潔に記載する

締めの文も定型のものを簡潔に記載してかまいません。
 「既に選考を受けて、履歴書の送付の指示を受けた場合」 

署名は「氏名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」

署名をつけるのはビジネスマナーですので、必ず 「氏名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」 の項目を入れた署名をつけましょう。
 現在の会社名は入れない、現在の会社のアドレスから送信しない、送信するメールアドレスと署名のメールアドレスは同一のものとする 、といった点にも注意しましょう。
署名に他の情報を入れたりせず、簡単に囲むなどシンプルなデザインとし派手に飾りません。
また、氏名に難しい読みの漢字が含まれている場合や一般的な読み方と異なる場合は、ふりがなをふると良いでしょう。

スマホで送る場合は改行に注意

スマートフォンでメールを送る場合は、PC画面の場合と見え方が異なる点に注意が必要です。スマートフォンの場合は、縦に長い画面をスクロールして入力するため、改行回数が多くなりやすい傾向にあります。

改行回数が多い文章はPC画面で見ると、見えにくい印象を与えることも。採用担当者がPC画面で読むことを想定して、改行は30~40字を目安にしましょう。

他にも、応募書類の作成方法など、転職活動を進めるうえでマナーや基本知識を学ぶことが不可欠です。typeでは応募者の適性に合わせてサポートしています。転職で失敗したくない人は、ぜひ登録してみてはいかがでしょうか。

【サンプル】履歴書を送付する際のメール

履歴書を送付する際のメールの例として、「選考前」と「選考後」の2パターン用意しました。また、履歴書を送付する際はパスワードの設定も必要です。

履歴書を送付する（選考前）

履歴書を送付する（選考後）

パスワードを送るときのメール

件名には「パスワード」の言葉と「氏名」を入れる

パスワードを送るメールの件名もわかりやすく「パスワードの件（氏名）」や「【パスワード】履歴書等送付の件（氏名）」などとします。
具体的には 「パスワードの件（田井富 太郎）」「【パスワード】履歴書等送付の件（田井富 太郎）」 などです。

また、ファイル形式は企業から指示がない限りPDFが一般的で、誤作動や悪用等による内容の変更を予防できます。さらに、使用環境によってもレイアウトが変わらないのもメリットです。

PDFの変換方法やパスワードの設定方法を詳しく知りたい人は、こちらの記事を参考にしてください。

メール送付のチェックポイント！

メール送付の際にチェックしてほしいポイントを以下に紹介します。文章作成後に確認してください。

・送る相手のメールアドレスが間違っていないか
・送る相手の会社名・部署名・担当者名が間違っていないか
・別の会社に送ったダミーが残っていないか
・正しくファイルが添付されているか（ファイルを開いて確認することが大切）
・2通目に記載したパスワードは正しいか
・文字サイズやフォントがバラバラになっていないか
・誤字脱字や敬語の誤りがないか
・プライベートのメールアドレスを使用しているか

転職成功を目指すなら計画的に準備を進めよう

転職を成功させるためには、具体的な計画を立てることが大切です。そのためには、転職の全体像を把握することから始めます。実際に転職活動を進めるとなると、仕事・企業探し、書類作成、面接対策などさまざまな準備が必要です。

また、いつ転職するのかを明確にすることも重要で、ゴールを決めないと準備から転職までのスケジュールを作ることができません。まずは転職予定月を決め、予定月から逆算して計画を立てるのが良いでしょう。

まとめ

転職を成功させるためには、履歴書のメール送付方法や書き方などいくつかポイントがあります。失敗しないように本記事で紹介した内容を実践してみてください。とくに、スマートフォンなどで履歴書を送付する際は、改行や件名、ファイル形式などをきちんと確認して送付することが大切です。

また、転職の応募書類や履歴書のメールに関する知識を身につけることも大切ですが、自分に見合う企業を探すことも重要です。

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監修

   

三ツ橋 りさ 2006年4月、株式会社キャリアデザインセンターに入社。転職情報誌『Woman type』の編集を経て、転職サイト『女の転職type（旧・女の転職＠type）』のUI/UX改善やサイトリニューアルなどに従事。13年04月～15年12月まで『女の転職type（旧・女の転職＠type）』の編集長に就任。産育休を経て16年11月より転職サイト『type（旧・＠type）』の編集長として復職。19年10月より2度目の産育休を取得し、21年5月に復職。21年6月からtype編集長に就任し現在に至る。

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