ビジネスでは、取引先のお客様などに直接会う機会が多いと思いますが、それ以上にメールでのやりとりも多いのではないでしょうか。直接会って話すのに比べて、メールは相手の表情が見えない分、コミュニケーションが取りにくいものです。
ここでは、相手に感謝の意を述べるための、お礼メールの送り方をご紹介しましょう。
お礼メールを送るのはどんな時？
ビジネスにおいては、多様な場面でお礼メールを送ることがあります。例えば、お客様と打ち合わせをした後、食事会に行った後、セミナーに参加した後、自社を訪問してもらった後などです。
常に相手の貴重な時間を使わせてもらったという気持ちを持つことで、自然とどんな場面でお礼のメールを送るべきなのかが見えてくるはずです。
また、お礼メールは社外へ送るものだけでなく、社内の方へ送ることもあります。
例えば上司と食事に行った後などが挙げられます。近しい存在ですと、社外の方への対応に比べて少しラフになってしまうかもしれません。
しかし、「親しき仲にも礼儀あり」という言葉があるように、お客様に対する時と同じような気持ちでメールを送りましょう。
お礼の例文
シーン別に、お礼メールの例文をご紹介します。
（1）社外の方との打ち合わせに対するお礼
件名：
打ち合わせのお時間をいただきありがとうございました
本文：
株式会社○○ ○○部 ○○様
いつもお世話になっております。 株式会社○○ ○○部の○○です。
本日はお忙しい中、打ち合わせのお時間をいただき、 誠にありがとうございました。
○○について詳しくお話ができ、 大変参考になりました。
○○様よりお聞きした内容をまとめた上で、改めてプロジェクトを進めて参りたいと思います。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
例文のポイント
打ち合わせの時間をいただいたことに対するお礼と、打ち合わせを受けて今後どのように対応するかなどを文面に入れるようにしましょう。
（2）上司へのお礼メール
件名：
昨日はお食事にお誘いいただきありがとうございました
本文：
お疲れ様です。 ○○部の○○です。
昨日は、お食事にお誘いいただき、誠にありがとうございました。
部長より貴重なお話を伺うことができ、大変勉強になりました。
これまで、仕事で困ったことがあってもなかなか相談できず悩んでいましたが、 部長にお話したことで悩みが解消し、 心機一転、仕事に打ち込むことができそうです。
いろいろと相談に乗っていただいた上に、お食事もごちそうになってしまい、大変恐縮しております。
今後とも仕事に対して一生懸命取り組んでまいりたいと思います。
何卒よろしくお願いいたします。
ポイント
上司との会食は、仕事の話を聞かせてもらうケースが多いでしょう。その話を受けて、仕事を頑張る意欲が湧いたといった姿勢を見せることが大切です。
また、食事をごちそうになった際には、そのお礼も忘れてはいけません。社内ですから、社外の方ほど硬い文体にする必要はありませんが、感謝の気持ちが伝わるような文面にしましょう。
ビジネスメールの重要性と注意点
ビジネスメールを送る際には、送信のタイミングも重要です。基本は、その日のうちにお礼メールを送るようにしましょう。
朝に打ち合わせをしたのであれば、お昼頃までには送りたいところです。夕方だった場合も次の日にせず、必ずその日のうちに送りましょう。
ただし、あまりにも遅い時間に送ってしまうと相手に迷惑がかかってしまう可能性もあるため注意が必要です。
終日外出しており、どうしても送信できない場合には、空いた時間を使って自分のスマートフォンなどから送ることも手です。
その際には「スマートフォンからなので短文で申し訳ございません」などと一言付け加えることで、早くお礼を伝えたいという思いを伝えることができます。
今回ご紹介した例を参考に、感謝の気持ちをしっかりと伝えましょう。
