上司へ出先から報告する場合、電話が多いのではないでしょうか？ もしも電話がつながらなければメールという手段もありますが、メールの場合は「送った」「送らない」というトラブルの元になることもあります。
そんな上司と部下の報告に、今使われているツールがあります。スマートフォンユーザーにはおなじみの『LINE』です。
『LINE』というと大きなスタンプが特徴的で、どちらかというと若い人に浸透しているコミュニケーションツールです。これを今、仕事に使っているビジネスパーソンが増えているといいます。日経ビジネスオンラインでも『あの「LINE」を活用した仕事マネジメント術の実際』と題した記事が注目を集めました。
記事によるとLINEにある機能のひとつ『グループ機能』を活用して、仕事に活用していました。同じ部署やプロジェクトでグループを作ることで、誰かが発したメッセージはグループ全員に届きます。報告や連絡を短文メッセージで送信することが、全員への第一報となるわけです。
メールの場合だと1対1でのコミュニケーションが多くなりがちですが、LINEならグループ全員と情報の共有ができるという利点が、仕事でも使われ始めている理由のひとつです。
しかしLINEを使う際に注意しなくてはいけないこともあります。
大事な電話帳のデータを、LINEサーバーに送ってしまう！
それはLINEをインストールする最初の場面、電話帳のデータをLINEサーバーに送るところです。
LINEでは『友だち』を探しやすいように、電話帳に登録されている電話番号をサーバーに転送します。電話帳にある友だちの電話番号がLINEに登録されていれば、『友だち』として表示されるという仕組みです。
仕事でも使う電話の場合、苦労して手に入れた大事な取引先の方の電話番号などが登録されていると思います。もしも相手もLINEを使っていたら、同僚に知られてしまう可能性があります。また相手にも同僚が『友だち』として表示されてしまえば、情報の漏えいと思われてしまうかもしれません。
友だちとつながることを目的としたコミュニケーションツールですので、仕事で使う場合は電話帳のデータを送信しないようにしましょう。
インストール後でも設定から変更可能
すでにインストールしている人は、設定の友だち管理からアドレス帳の利用を止めることもできます。仕事で使う場合、まずはアドレス帳の利用を止めてからの方がよさそうです。
ただ、それを差し引いても、グループ全員でやりとりすることは、仕事上効率アップにつながります。もしも同僚同士でLINEを使っていたら、まわりを巻き込んでグループを作り、仕事に利用してみてはいかがでしょうか？
