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総務の仕事内容、やりがい、向いている人、未経験からなるには?

総務の仕事内容、やりがい、向いている人、未経験からなるには?

総務は、備品・施設・文書管理など、会社運営に必要な業務を幅広く行う職種です。また、企業によっては総務が法務・人事・労務・広報などの業務までを兼ねる場合もあります。総務の仕事内容、やりがい、向いている人などについて、未経験者にも分かりやすくまとめました。

総務の主な仕事内容

総務の基本的な役割は、会社を円滑に回すことです。そのため、会社の組織運営において必要だけれども他部署では行えない仕事全般を担います。具体的には、会社の施設管理(清掃業者の手配や照明や空調などさまざまな施設のチェック)、機器・備品管理、他部署で作成された書類を含む文書管理、社内イベントの企画・運営、また取締役会や株主総会の事務局も担当します。来客対応や防災訓練、防災対応の推進なども総務の仕事です。

総務の業務範囲は幅広く、社内外の多くの人に関わるため、迅速な実務遂行能力や高いコミュニケーションスキルが求められます。業務範囲は企業によって異なり、一般的な総務の仕事に加え、法務や人事、労務、広報などの業務まで総務が兼ねる場合もあります。人事や労務を兼ねている場合、それらの専門知識だけでなく、労働基準法、労働組合法、労働関係調整法、個人情報保護法などさまざまな法令の知識が求められます。

総務の仕事のやりがい

・会社全体を捉えて課題解決に関われる
・幅広い業務知識、経験が積める
・社員から感謝される

総務の仕事は会社全体に関わり、自社の抱える問題点や課題に気付きやすく、全社的な効率化などの課題解決を推進する役割が求められます。また経営層と他部署との懸け橋の役割を担うこともあり、経営層に近い視点で会社全体を捉えたり、課題解決に取り組む機会が多かったりといった点にやりがいが感じられるでしょう。

総務の業務は多岐にわたり、施設管理、機器・備品管理や文書管理、社内行事の企画・運営、取締役会や株主総会の運営などから人事、労務、経理など多くの知識やスキルが身に付きます。自身が興味の持てる分野で専門的な知識を深めて、得意分野として社内から頼りにされたり、キャリアアップできたりするのもやりがいの一つです。

総務は、縁の下の力持ちとして企業を支えます。オフィス環境を改善したり、他部署間のコミュニケーションを円滑にしたりなどを行い、社内関係者に直接感謝される場面が多い仕事です。同じ会社の多くの仲間をサポートしているという実感や感謝の言葉を掛けられることがやりがいという人も多いです。

総務の仕事の厳しさ

・業務が幅広く、仕事量が多い
・社内から「何でも屋」と見なされる
・学ぶことが多い大変さ

総務は会社運営に必要な業務を幅広く担うため、仕事量が多くなる傾向にあります。また、人事、労務、法務など細かく分業していない中小企業などでは、全てを総務が担当する場合もあります。突発的な問い合わせも多く、仕事量の多さや煩雑さを感じやすいでしょう。

会社運営に関することで分からないこと・困ったことはまずは総務に、と考える社員からの問合せが日々持ち込まれ、時には社員からのクレームなどもあります。「何でも屋」といった様子の雑用が多い割りに、そうした仕事は評価されにくいといった面があり、モチベーションの維持が難しい人もいるでしょう。

総務は、施設管理、機器・備品管理や文書管理、社内行事の企画・運営、取締役会や株主総会の運営などだけではなく、人事、労務、法務などの他のバックオフィス業務を兼ねることもよくあります。そのため学ぶことが多く、関連法令や様々な専門知識の習得、社会の動向を常にチェックし続けるといった業務時間外での努力が欠かせません。

総務の仕事に活かせる経験・スキル・資格

【経験・知識・スキル】
・コミュニケーションスキル
・PCスキル
・人事、労務、経理などのバックオフィスの業務経験

【資格】
・衛生管理者
・社会保険労務士試験
・ビジネス・キャリア検定試験(総務2級・3級)

総務は、社内外の幅広い人と接する機会が多いので、高いコミュニケーションスキルは必須です。丁寧に対応して嫌な顔をみせない、細かいところに気配りができるといったことができれば信頼関係が築きやすくなって、自身の評価も上がるでしょう。総務の仕事ではさまざまな資料の作成が必要で、Microsoftオフィスソフトのスキルが求められます。社内の備品管理も行うのでPCや機器関連でも頼られることもあり、ハード面を含めたPCスキルがあれば業務に役立つでしょう。人事、経理や労務などのバックオフィス業務を経験していて専門知識やスキルがあれば、総務未経験でも企業によっては即戦力とみなされますので、しっかりアピールしましょう。

総務に必須の資格はありませんが、職場環境の整備、過重労働や労働災害を防止することを目的とした国家資格「衛生管理者」は総務で役立つ、基本的な資格といえるでしょう。他に人事労務や社会保険などの知識を証明できる国家資格の『社会保険労務士試験』や、中央職業能力開発協会認定の『ビジネス・キャリア検定試験』は総務・労務管理や経理などのバックオフィスや営業・マーケティングなど8分野のなかから自身の職種にあった試験が受けられます。『総務2級・3級』など業務との関連性が高い試験を受験すると、より深い知識の習得ができるでしょう。

総務に向いている人

総務は社内における幅広い業務を行うため、様々な分野の知識やスキルがあることやマニュアルにない初めてのことでも器用にこなせるといった、実務遂行能力の高さが求められます。資料作成、データ入力などの事務仕事を正確かつスピーディに行えることも必要でしょう。

来客対応を一手に引き受けることにはじまり、企業によっては監査法人との対応なども行うのが総務です。さまざまな職種の人とやり取りする上に、内容も、備品といった小さなことから全社システムなど大きなことまでこなす必要があります。そのため、人と関わることが苦ではなく、相手との円滑なコミュニケーションを取ることができる人に向いています。

企業の縁の下の力持ちとして、社内全般にわたる庶務を担当し、時には他部署のフォローが発生することもあります。他者をサポートできることに喜びを感じ、裏方の仕事にやりがいを持って取り組めて細かなところにも気配りができるとスムーズに業務をこなせるでしょう。

総務のキャリアパス

転職者向け(中途採用)で総務担当者の求人が出ることは比較的少なく、さらに欠員補充といった傾向が多いです。そのため、即戦力を求めているので総務経験や関連する人事、労務、経理などの業務経験が求められます。総務の業務範囲は企業(特に規模)で異なりますので、求人内容をしっかり確認しましょう。また、総務での一般事務(総務事務)の求人との違いも確認しましょう。
総務の仕事に就いてからは、管理業務全般をオールマイティにこなせるマネジメント職へとキャリアアップしていくことや、人事や財務、広報など専門分野をもってスペシャリストになる道もあります。専門分野を持つにはキャリアチェンジのための転職が必要な場合があるでしょう。企業によっては総務からのステップアップで、将来的に経営企画等のより経営側のキャリアが目指せることもあります。いずれにしても、目指すキャリアパスがある場合は、応募企業の「総務」の捉え方をしっかり把握する必要があります。

総務の最近の動向

2018年の働き方改革関連法の施行に伴い、総務は働き方改革を実現するための取り組みをスピードアップする必要に迫られています。施策の切り口は、時短勤務やテレワークの導入や業務効率化のための新しいツールの導入やコミュニケーション促進、生産性を挙げるオフィス環境づくりなどさまざまです。企業の課題の優先度にあわせて、新しい制度や環境を整備する難易度の高い課題に向き合うことが求められます。また、近年は防災や災害対策など「オフィス防災」への取り組みも必須です。施設の耐震や免震対応や非常用通信の確保、災害用備蓄品の準備、災害時の対応マニュアル作成などオフィスでの防災、災害対策も総務が主導して取り組まなくてはなりません。このような、時代にあわせて仕事をこなせる力が総務の人材に求められています。

未経験から総務を目指すには?

既に述べていますが、転職者向け(中途採用)で総務担当者の求人が出ることが比較的少なく、しかも欠員補充といった傾向にあります。つまり、未経験者可の求人数は少なく、総務が未経験でも関連する人事、労務、経理などの業務経験が求められるなど、何らかの即戦力が求められることが多いでしょう。
タイミング良く未経験可の総務求人があった場合は、コミュニケーションスキルやPCスキル、人間性など応募企業が求める人材像にあわせてスキルを適切にアピールしましょう。
「総務事務」の求人は、PCスキルがあれば未経験可の求人も多いですが、総務とは業務や責任、キャリアパスが異なるため、どのような人材を求めているか求人内容はしっかりと確認しましょう。

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