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総務の職務経歴書サンプルと書き方のポイント

幅広い業務を担当する総務の職務経歴書を作成する際には、業務内容や得意分野で職務能力を示すことに加え、組織内でマネジメントする能力やコミュニケーションスキル等もアピールすることが重要です。記載できる内容が多い場合にはレイアウトの美しさやわかりやすさを重視し、サンプル(見本)を参考にして企業側に向けて自己PRできる質の高い職務経歴書を作成しましょう。

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総務の職務経歴書を書くポイント

マルチな業務への対応力を業務内容で示す

社内環境や福利厚生、危機管理・対策の整備や書類作成、社内イベントの準備・運営等、会社全体に関わる事務作業や、担当部署のない様々な業務を行うなど、総務の仕事は多岐に渡ります。過去に経験した業務を思い起こし、業務経験を列挙した上で漏れなく職務経歴書に記載しましょう。幅広い業務に対応できる人材は転職市場において優遇される可能性があります。特に管理業務や企画・運営業務は規模の大きさや金額等を含めて具体的に記載しやすいので、アピールポイントとして活用しましょう。また、企業によって総務の業務内容が異なる可能性があるので、新たな仕事を覚える意欲を示すことも重要です。「好奇心旺盛」、「向上心がある」、「気が利く」等といった総務の適正を示す人間性についても職務経歴書でPRしましょう。

コミュニケーションスキルやマネジメント実績をPRする

総務は会社内のありとあらゆる事務作業を行う可能性があり、様々な部署の担当者や社外関係者とのやり取りをする頻度が高いケースが多いので、基本的なビジネスマナーやコミュニケーションスキルが求められます。また、中途採用では幹部候補の採用を行う企業もあり、採用時に人材をマネジメントする能力が求められる場合もあります。会社組織においては人材育成や業務管理力のある人材が必要不可欠です。転職の機会にキャリアアップの可能性を広げるツールとしても活用できるので、マネジメントに携わった経験や実績がある場合には職務経歴書でPRしましょう。

PC関連のスキルや専門知識をアピールする

総務の仕事はオフィスワークが基本となるので、WordやExcel、PowerPointの基本的な使用スキルをはじめ、Excel関数や表計算、資料作成等といった高度なスキルが必要になるケースもあります。MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)等の関連資格を保有している場合には、PCスキルを裏付ける材料になります。また経理や財務、労務等といったオフィスワークを主軸とする職種に関連する業務を行った経験がある場合にはアピールポイントとして活用しましょう。

総務に求められる能力

総務は業務量が多くなる場合があり、基本的なPCスキルに加えてスケジューリング力や事務処理能力が求められます。またそれらの能力を支える判断力やスピーディーに作業を進めるスキルも必要です。

法務、労務、財務、経理、人事等といった幅広い分野に関する知識が必要です。業務上の経験が豊富な人材へのニーズが高い傾向があるので、職務経歴書で多様な業務への対応力を採用担当者にアピールしましょう。

社内全体を管理し、改善を図るための問題解決力が求められます。社内環境を良くするための問題発見力や危機管理能力をベースに、企画立案に関わるスキルも必要です。

総務は少人数で業務を行うケースが多く、社内の様々な部署の関係者や社外担当者と関わる頻度も高いので、業務を円滑に進めるための基本的なビジネスマナーやコミュニケーションスキルが必須になります。

総務職の職務経歴書サンプル

この職務経歴書は総務を経験している25歳 女性の書き方サンプル例になります。

職務経歴 概略

20XX年X月~20XX年X月 株式会社○○ 入社 キャリア情報事業部
20XX年X月~ 同社 経営企画本部 総務課
  現在に至る

職務経歴

■20××年×月~20××年×月  
株式会社 ○○ キャリア情報事業部
【事業内容:求人広告業、出版業、人材紹介業/資本金:○億円/売上高:△億円/従業員:×名】

期間 業務内容
20××年X月

20××年X月
(×年×ヶ月)
株式会社 ○○ キャリア情報事業部}
新人研修後 キャリア情報事業部配属

一般法人企業に対する自社運営求人広告の企画販売を担当

●提供サービス:転職サイトへの求人広告掲載のご提案
●営業スタイル:新規顧客開拓(90%)、人事担当・役員クラスとの折衝が中心
●担当エリア:首都圏(東京・神奈川・千葉・埼玉 ※首都圏外もごく一部あり)
220××年X月

現在
(×年×ヶ月)
経営企画本部 総務課(課長以下担当者1~2名)
オフィスレイアウト立案・変更、電話回線・通信費管理、経費削減、
社内イベント企画・運営、リース資産管理、固定資産管理、社内報作成、他
(※20××年×月 チーフに昇進)

●オフィスレイアウト立案・変更:
3ヶ月毎の組織変更に伴うオフィスレイアウトの立案、予算編成、業者折衝
●電話回線・通信費管理:
約45回線、500ダイヤルイン番号の管理と料金低減活動
●経費削減
一般管理費削減のための業者交渉及び社内啓蒙活動、予算編成
●社内イベント企画・運営
・全社朝会(週1回 ※20××年×月まで)
・全社集会(月1回 ※20××年×月から3ヶ月に1回)
・表彰の企画、プログラム作成、運営
●リース資産管理(約8,000万円):
物品のリース契約、契約更新、棚卸し
●固定資産管理(取得価額約1億6,000万円):
有形固定資産の管理、台帳作成
●社内報作成:
月2回社内重要情報及び社内コミュニケーション情報掲載の社内報作成・発行
●その他:
・事務機器・什器備品の購買管理
・生命保険・団体保険の契約
・更新手続き各種庶務業務

<主な実績>
【20××年×月】
約70名の新入社員入社のため、本社近くへの事務所開設を伴った
6フロア分の人員移動及び増床

【20××年×月~×月】
通信回線契約先の変更、料金交渉をプロジェクトリーダーとして行い、
月額約40%のコスト削減。実績が評価され社内表彰される。

【20××年×月~×月】
本社フロア縮小(6フロアから3フロアへ)、横浜営業所の移転を
プロジェクトリーダーとして行い、月額約600万円のコスト削減。
実績が評価され社内表彰される。

【20××年×月~現在】
一般管理費の削減に取り組み、2009年度:2,500万円(前期比約10%)削減、
2010年度8,500万円(前期比約37%)削減予定

得意分野

■マネジメント
部署を横断した様々なプロジェクト進行を通じて、社内で発生する管理費や通信費などのコストを削減する実績を積み重ねました。また、チーフに就任した後には人材の管理や育成を行い、人材をマネジメントする経験も積ませて頂きました。

■企画・運営
社内イベントの企画・運営に携わり、全社員の意識統一を図るよう試行錯誤する経験を積みました。特に社内表彰については、企画から会場などの手配、当日の運営までのすべてを任せて頂きました。

自己PR

私の強みは、総務に関わる多種多様な業務経験を積んでいることです。特に、現職では諸経費の管理や削減に関わる業務を任せて頂いており、コストカットのためのノウハウを心得ております。また、前職では営業活動を行わせて頂いていたため、コミュニケーション能力にも自信があります。今後は、これまでの経験を活かして社内全体の管理や経費削減に取り組み、部署内の人材教育にも力を入れて参りたいと考えております。貴社にお役立てるよう、精進して参る所存です。

職務経歴書のセルフチェック方法

完成度を高めるために、内容を再確認することが重要です。
以下を参考にして、職務経歴書をブラッシュアップしましょう。

職務経歴書のチェック項目

職歴を「5W1H」で明確に伝えられていますか?

  • いつ(西暦表記・在籍期間)
  • どこで(在籍企業・所属部署・常駐先)
  • どんな立場で(役職・役割・責任の範囲)
  • 誰に対して(社内関係者・社外担当者)
  • 何を(具体的な職務・業務)
  • どれくらい(業務量・規模・人数など)

自己PRになる情報を盛り込めていますか?

  • 成果・実績(規則作成実績・マネジメント経験・社内評価・コミュニケーション能力など)
  • 得意分野(マネジメント力など)
  • 専門スキル(企画力・事務処理スキル・PCスキル≪Word・Excel・PowerPointなど≫・専門知識≪業務知識≫)
  • 応用スキル(語学力・ビジネスマナーなど)

情報が正確に伝わる内容に仕上がっていますか?

  • ビジネス文書(名詞・体言止め)
  • レイアウト(記号・改行・表で見やすく)
  • 具体性(5W1H・数値・専門用語)
  • PRポイント(得意分野・業務内容)
  • 適性(求める人物像に合致)
  • マネジメント(人数・成果)
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