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総務の志望動機例文

志望動機は、転職活動の書類選考や面接の合否に関わる重要なポイントの1つです。例文を参考にして、自己PRできる志望動機を作成しましょう。ここでは、総務に応募したい方の参考例文に加え、総務の仕事内容や適性についても解説しています。自分の魅力が伝わる志望動機を書くにはそれらへの理解を深めておくことが大切なので、しっかりと確認してから志望動機を作成しましょう。

総務の仕事内容とは

売上を作る営業部門や販売部門、モノを作る製造部門が直接部門と言われるのに対し、総務職は企業の中でも間接部門に位置づけられており、いわば後方支援部隊です。企業にとって必要不可欠な業務のすべてを請け負っていると考えてよいでしょう。消耗品などの社内物品の手配、社内レクリエーションの企画や慶弔対応、安全や防災を担う立場として避難訓練や設備の管理、受付などの来客応対、取締役会や株主総会の運営など、その業務は多岐に渡ります。あらゆる方面に配慮を要し、また時期によっては定時内で終わらないこともあり、決して簡単な仕事ではないことを理解しておきましょう。他部門から「総務に言えば何とかしてもらえる」と“社内の何でも屋さん”として頼られることも多く、他の人の役に立ち、人に喜んでもらえることにやりがいを感じられる点が魅力の職種でもあります。

総務に求められる適性

総務は担当部署のないオフィスワークを総合的に行う職種を指します。経理や労務、人事、一般事務、営業事務などに関わる業務を行う可能性もあるので、総務にはオフィスワークに関する幅広い知識やスキル、経験が求められます。総務の仕事に関連する職種に就いていた経験がある場合には、志望動機などのアピールポイントとして活用しましょう。

法律の基礎知識

法律に関わる業務の担当は法務部門として独立させている企業もありますが、総務の業務としている企業も多く存在します。特別に法務担当となっていなくても、契約事に関する法律などの基礎的な知識は持っていた方がよいでしょう。例えば、最近はセクハラやパワハラ対策が急速に進められていますので、各部署からの問い合わせがくることもあるかもしれません。「してはいけないこと」、「言ってはいけないこと」を把握し、社内の健全性を保つ役割を担っている意識をもって知識を身に付けることも必要です。

交渉の経験や交渉能力

総務は、自社のすべての部門と関わる職種です。経営層の考えを基に会社の全部門とさまざまな交渉をすることがあります。設備投資の予算分配を説明して納得してもらわなければならないとき、新入社員の現場研修受け入れをお願いするとき、会社の行事に協力を仰ぐときなど、さまざまな場面において交渉能力が必要です。また、逆に相手が何かを要望してくることもあります。総務としては会社全体のバランスを考慮して、時には断る必要もあるでしょう。こちらの要望を相手に飲んでもらったり、事情を相手に理解させたりした経験や能力は、総務職として存分に活かせるものです。

総務の志望動機の書き方

ポイント1、オフィスワークの経験について記載する

総務の仕事は基本的にオフィスワークです。経験があれば即戦力として活躍できることをPRできます。総務の仕事内容は企業によって異なる可能性があるので、職種を問わずオフィスワーク業務については幅広くアピールすることが重要です。電話対応や来客対応、パソコンスキル、使っていたソフト、「こんな些細な事」と思わずオフィスワークにフィットしそうだと思ってもらえる情報はどんどん書きましょう。

ポイント2、業務に活かせる能力をアピールする

未経験から総務職を目指す場合には、他の職種での経験の中から総務の仕事に活かせる能力をアピールすることが有効です。営業職や販売職などであればコミュニケーション能力や書類作成スキル、事務職であれば基本的なパソコンスキルなど、それぞれの職種経験の中で総務の仕事に活かせるものを思い返してみましょう。

ポイント3、企業や職種を選んだ理由について記載する

入社意欲などをPRするために、志望動機に企業や職種を選んだ理由を記載することは有効だとされています。しかし、総務職は業種を問わず多くの企業にある職種なので、理由が汎用的なものになりやすく、無理やりこじつけた理由は逆に良くない印象を与えてしまうことも。企業や職種を選んだ理由について記載することは大切ですが、総務職の場合は無理に理由付けしようとはせず、経験やスキル、人間性などをアピールすることに重点を置いてもよいでしょう。

総務の志望動機の例文

志望動機を作成する際には、以下のような例文(サンプル)をテンプレートとして活用して、自分らしさの伝わる内容に仕上げることが有効な手段の1つとなります。例文をそのまま使用するのではなく、あなた自身の個性が正しく伝わるように適切にアレンジして、より魅力的な志望動機に仕上げましょう。

総務経験者の志望動機サンプル

私は総務職で培った経験を活かして即戦力として活躍したいと考え、貴社の総務職を志望いたしました。前職では総務職として6年間勤務し、福利厚生の整備、社内行事の企画運営、オフィスの備品の調達と管理、防災対策、決算作業の補佐などの業務を行ってまいりました。前職での職務経験を活かし、貴社の社内業務を全般的に支えられるよう業務に取り組んでいきます。貴社の求人情報で、総務の業務領域が経理や人事にも及ぶと拝見いたしました。今後は経理や人事に関する知識の吸収に努め、より幅広い業務に対応できるように努力したいと考えています。いずれは、主任として人材教育を行った経験を活かして部署内のマネジメント業務にも携わっていきたいと考えています。

「職務経験あり」のアピールポイント・注意点解説

職務経験を積んだ年数の長さに見合った豊富な業務経験が明記されていることで、即戦力として期待できます。
求人情報をしっかりと読み込み、応募企業に入社した後にどのように成長していきたいかについて記載されており、成長意欲を感じられる内容になっています。

総務未経験者の志望動機サンプル

私は現職にて培った経験を活かし総務に関わる仕事に就きたいと考え、貴社の総務職を志望いたしました。現職の飲食業においては、長年自店舗の新人教育に携わったり、ここ数年は本部スタッフとして新規店舗立ち上げにおいて契約等の手続き業務を行ったりと、店舗運営に止まらない幅広い業務を経験してまいりました。特に本部スタッフとして裏側から店舗を支える仕事にやりがいを感じており、企業そのものを裏方として支える役割として力を注ぎたいという気持ちが強くなりました。転職活動の中で、貴社が食品を扱う会社であること、新規営業支店の立ち上げが計画されており、その業務を行う総務職を募集していると知りました。飲食業の経験しかない私ですが、新規店舗立ち上げ手続きで学んだ法律の知識を存分に活かせると確信しております。また、その他の業務でも、お客さまからのご要望や社員からの希望に真摯に向き合って粘り強く交渉してきた経験と、持ち前の明るいコミュニケーション能力で貴社に貢献していきたいと考えております。

「職種未経験」のアピールポイント・注意点解説

飲食業に携わってきた人がアピールすべき大きなポイントは、交渉能力やコミュニケーション能力です。いろいろなお客さまからさまざまな要望を持ちかけられる中で、その要望に沿った提案をした経験や、要望に沿えない旨を穏便に伝え理解してもらった経験などをアピールしましょう。
新規店舗立ち上げに際し契約書を扱った経験から基礎的な法律知識を得たこともアピールポイントになる可能性があります。

まとめ

総務の志望動機を書くには、過去の経験や今後の展望などを明確にすることが重要です。幅広いオフィスワークに対応できる裏付けになる知識、スキル、経験を志望動機に盛り込んで、職務能力の高さをアピールできる魅力的な志望動機を作成しましょう。

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