【例文あり】転職で内定辞退したい時の伝え方とは？トラブルを避ける方法は？

転職で内定辞退したい場合にどのような伝え方をすればいいのか、わからない人もいらっしゃるでしょう。内定辞退の伝え方によっては、トラブルに発展するケースもあります。本記事では、転職で内定辞退する場合の伝え方やマナー、例文などを解説します。また、トラブルを避けるための方法も紹介しているため、ぜひ参考にしてみてください。

転職で内定辞退する際のマナー

転職活動で希望条件に合った企業数社に応募し、複数の企業から内定を受ける人もいらっしゃるでしょう。しかし、実際に転職できるのは1社のみのため、入社する会社以外には内定辞退を連絡しなければなりません。内定辞退する際は、以下で解説するマナーに配慮しましょう。

内定辞退を決意したらすぐに連絡する

内定辞退の決意が固まったら、すぐに連絡するのがマナーです。返事を待ってほしい場合は、企業側に理由と返事の期日を伝えておきましょう。ただし、内定を受けてから保留できるのは2～3日が一般的です。基本的に、1週間以上は待ってもらえないことを把握しておく必要があります。
全ての応募結果が出てから条件の良い企業の内定を受けたい気持ちも理解できますが、内定を出した企業側の都合もあるため、全ての結果が出るまで待ってくれるとは限りません。内定辞退を決断したら、必ずすぐに連絡を入れましょう。

企業に応じて連絡手段を選ぶ

内定辞退の連絡は、企業に合わせた手段を選ぶようにしましょう。内定辞退の申し出は、電話とメールによる対応が一般的です。例えば、電話で内定辞退の連絡を入れた上で、詳細はメールで連絡する方法があります。

メールのみで内定辞退を連絡する方法もありますが、企業によってはメールのみだと誠意を感じないと考える企業も存在します。内定辞退の連絡で企業に失礼な印象を与えないためにも、連絡手段を選ぶ際は企業の社風なども考慮することをおすすめします。

誠意ある対応を心掛ける

内定辞退の連絡を入れる時は、企業に対して誠意ある対応を心掛けるようにしましょう。なぜなら、企業側ではあなたに内定を出したことで採用活動を中止している可能性があるためです。内定辞退の連絡を入れなかったり、内定辞退の申し出だけの簡単なメールを送ったりするのは、内定を出した企業に失礼な行為です。

また、内定辞退した企業や関係者が取引先などとして将来的に関わる可能性もあるため、悪印象を残さないようにしましょう。

内定辞退を伝える際のポイントと注意点

内定辞退を伝える際、どのようなポイントを押さえておけばスムーズな連絡ができるのでしょうか。ここでは、内定辞退を伝える際に重要になるポイントと注意点を解説します。

まずは感謝を伝える

内定辞退の連絡時は内定を出してくれたことへの感謝の気持ちを伝えることが大切です。企業は、あなたを高く評価して、一緒に働きたいと思ってくれたからこそ、内定を決めたことが考えられます。採用活動で内定を出すまでに時間やコストをかけて対応してくれたことに対し、まずは感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。

辞退することをはっきりと伝える

感謝の気持ちを伝えた上で、本題の内定辞退の決意を企業側へ伝えましょう。会社側に悪印象を与えないために、あいまいな説明をしてしまうケースも少なくありません。

内定辞退の意思を企業側に明確に示さず、結論を先延ばしにするようなことになれば、やりとりに無駄な時間を要するだけでなく、企業側の対応も遅らせてしまいます。内定辞退を伝える際は、謙虚な姿勢で対応しつつ、伝えるべき内定辞退の意思ははっきりと伝えるようにしましょう。

内定辞退の理由は正直に答える

内定辞退の理由を聞かれたら、正直に答えることが大切です。内定辞退を伝えた時に、企業側から内定辞退の理由を質問されるケースも多いです。他の企業の内定を受けるためと答えれば、悪印象を与える可能性もありますが、その場限りの嘘をついても見抜かれてしまい、かえって心証を悪くする可能性もあります。

内定辞退の理由を聞かれた場合は、答えられる範囲で回答しましょう。答えたくない内容を質問された場合は、「申し訳ございません。その質問にはお答えできません」と断ってもかまいません。

電話・メールで伝える内定辞退の例文

電話やメールで内定辞退を伝える時は、どのような伝え方をすればいいのでしょうか。感謝の気持ちと内定辞退の申し出を適切に伝えるための電話とメールの例文を紹介します。

電話の例文

電話で内定辞退の連絡を行う場合、事前に話す内容をまとめた原稿を作成しておき、スムーズに話すための準備が必要です。電話をかける時間帯は早朝や夜遅い時間帯を避け、企業の業務時間内に連絡するようにしましょう。

電話で内定辞退を伝える際は、落ち着いて誠意を持った話し方を心掛けることが大切です。以下の例文を参考にしてみてください。

メール例文

メールを送信する場合は、ビジネスメールのマナーを守り、丁寧な言葉を選びましょう。また、送信する前には最初から最後まで目を通し、誤字脱字や相手に失礼な表現や誤解を招きやすい表現がないかを確認しましょう。

以下の例文を参考にしてください。

内定辞退でトラブルにならないために

内定辞退の対応次第で、企業側とトラブルに発展するケースもあります。トラブルを避けるためには、以下の3つのポイントに注意して対応しましょう。

内定辞退の連絡は必ず行う

内定辞退の連絡は、気が引けて連絡を躊躇してしまう場合もあるでしょう。しかし、どのような事情があったにしても、連絡は必ず入れるようにしましょう。連絡を一切せずに放置すれば、内定を出した企業との間でトラブルに発展する可能性があります。辞退を決意したら、すぐに連絡を入れることをおすすめします。

内定保留の状態は1週間を超えないようにする

企業側に連絡を入れ、内定保留している場合は、遅くとも1週間以内に回答するようにしましょう。ただし、企業によって内定時に回答期限を提示している場合もあるため、決められた期限までに内定辞退を伝えましょう。

また、内定保留の状態が長く続いた場合、入社する意思がないと判断され、内定が取消になる可能性もあります。第一志望の企業の結果を待ってから結論を出したい気持ちは理解できますが、回答期限内に結論を出すようにしましょう。

内定承諾後の辞退は極力避ける

回答期限内に決断できないからといって、内定を承諾した後の辞退は極力避けましょう。内定承諾後の辞退に違法性はありませんが、トラブルにつながったり悪印象を与えたりするなどのリスクが伴います。また、入社準備を始めている可能性もあり、企業側へ迷惑をかけることになります。

以下の記事では、内定承諾後に辞退するリスクや辞退する際のポイント、例文なども紹介しているため、こちらも合わせて参考にしてください。

まとめ

内定辞退を伝えるのは勇気のいることです。ただし、連絡しづらいという理由だけで、連絡しないのは社会人としてマナー違反です。企業側は、あなたの内定を決めるまでに多くの時間やコストをかけているため、内定辞退を決意したらすぐに連絡を入れ、感謝の気持ちと迷惑をかけたお詫びを伝えるようにしましょう。

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