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退職の挨拶の書き方(社内向けメール、取引先向けメール、挨拶状)

円満退職のためには欠かせない退職時の挨拶。最近では、退職の挨拶をメールで送ることが一般的になっています。ただし、目上の人など相手によっては退職の挨拶をメールで受け取ることを失礼だと感じる人もいます。社内外を問わず、特にお世話になった人には直接挨拶に伺うか、挨拶状を送付して、気持ちよく今の職場を去るようにしましょう。
退職の挨拶メールと挨拶状の書き方を以下に記載したので、ぜひ参考にしてみてください。

挨拶メールの例文とポイント【社内の関係者宛て】

件名:退職のご挨拶

皆様①

お疲れ様です。
□□課の●●(あなたの氏名)です。

このたび、一身上の都合により②、本日をもちまして退職することになりました。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶にて失礼いたします。

これまで至らぬ点もあったかと思いますが、
皆さまからいただいた叱咤激励の言葉が私の励みとなり③
多くの学びを与えてくれました。
この会社で得た経験を今後も活かしていきたいと思っています。
これまで、ありがとうございました。

最後になりましたが、皆さまのさらなるご活躍を心よりお祈り申し上げます。
本当にありがとうございました。

ポイント

① 一斉送信は失礼ではありません。ただし、その場合は宛先に注意しましょう。送りたい相手は「bcc」に入れ、自分のアドレスを「To」に入れます。
② 退職理由は「一身上の都合」でとどめましょう。具体的な理由を書く必要はありません。
③ 特にお世話になり個別に御礼をしたい相手に送る場合は、思い出のエピソードを書くと好印象です。
④ 社内へのメールは最終出社日の退社1時間前を目安に送るのがベストです。

挨拶メールの例文とポイント【社外の取引先宛て・訪問あり】

件名:退職のご挨拶

株式会社□□
■■ ■■様

いつもお世話になっております。
株式会社○○の●●です。

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により①■月■■日をもって②
株式会社○○を退職することになりました。
在職中は■■様には何かとお力添えをいただき、心より感謝しております③

ここにあらためてお礼を申し上げます。

後任は□□という者が務めさせていただきます。
お時間をいただけるようでしたら、後任の□□とご挨拶に伺いたく存じます④
以下日程のご都合はいかがでしょうか。

・○月○日(○)○○:○○
・○月○日(○)○○:○○
・○月○日(○)○○:○○ ⑤


ご検討のほどよろしくお願い致します。

ポイント

① 退職理由は「一身上の都合」でとどめましょう。具体的な理由を書く必要はありません。
② 退職日を明記します。
③ 特にお世話になり個別に御礼をしたい相手に送る場合は、思い出のエピソードを書くと非常に好印象です。
④ 後任者を紹介し、挨拶に伺う日程調整を行います。
⑤ 社外へのメールは引き継ぎなどをスムーズに行うためにも、退職日の2~3週間前に送るようにします。

挨拶メールの例文とポイント【社外の取引先宛て・訪問なし】

件名:退職のご挨拶

株式会社□□
■■ ■■様①


いつもお世話になっております。
株式会社○○の●●です。

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により②■月■■日をもって③
株式会社○○を退職することになりました。
在職中は■■様には何かとお力添えをいただき、心より感謝しております④

ここにあらためてお礼を申し上げます。
本来ならば、直接お伺いしてご挨拶すべきところですが、
メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。

後任は□□が務めさせていただきます⑤

末筆ながら、貴社のご発展と■■様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

ポイント

① 退職メールを社外に送る際にはできるだけ個別送信を行うことが理想ですが、送るべき相手が多い場合には一斉送信でも失礼にはあたりません。ただし、その場合は宛先に注意しましょう。送りたい相手は「bcc」に入れ、自分のアドレスを「To」に入れることで、他人同士でアドレスを知られないように配慮します。また、特にお世話になった方がいる場合は、その方のみ個人送信する方が良いでしょう。
② 退職理由は「一身上の都合」でとどめましょう。具体的な理由を書く必要はありません。
③ 退職日を明記します。
④ 特にお世話になり個別に御礼をしたい相手に送る場合は、思い出のエピソードを書くと非常に好印象です。
⑤ 社外に送る場合には、会社として継続的にお付き合いしていく取引先となるため、後任者を記載します。連絡先まで明記すると丁寧です。
⑥ 社外へのメールは引き継ぎなどをスムーズに行うためにも、退職日の2~3週間前に送るようにします。

挨拶状の例文とポイント【重要な取引先宛て】

取引先や上司には挨拶状を送付するのが好ましいです。ただし、普段からメールでのやり取りが主な相手の場合はメールでも構いません。遅くとも退職する1週間前までには送るようにしましょう。
挨拶状は基本的に、手書きではなく、ハガキに印刷します。「退職届(退職願)」と同じように形式的なものなので、ポイントを押さえて書けば問題ありません。

ポイント

① 季節の挨拶から記載しましょう。例として、春ならば「早春の候、陽春の候、新緑の候」、夏ならば「梅雨の候、盛夏の候、残暑の候」、秋ならば「初秋の候、秋冷の候、晩秋の候」、冬ならば「初冬の候、厳寒の候、余寒の候」などがあります。
② 退職日を明記します。
③ 在職中の感謝の言葉を述べます。
④ 今後の変わらぬご支援とお付き合いのお願いを記載しましょう。
⑤ 和暦で手紙を書いた日付を入れましょう。「令和○年○月」までにとどめてもOKです。
⑥ 連絡先は自宅にしましょう。郵便番号、自宅住所、電話番号、氏名を記入します。決まっている場合は転職先の部署を連絡先として記入しても問題ありません。

まとめ

退職の挨拶の仕方についてご紹介しました。最後まで好印象を与えることは円満な退職を叶えるだけでなく、ビジネスパーソンとして信頼され、会社を超えた人脈を構築する上でも重要です。周囲への配慮を怠らず、気持ちよく退職できるようにしましょう。

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