転職時に必要な書類、手続きについて（退職～入社）
転職時には、退職する企業から受け取る、返却する書類や入社する企業に提出しなければいけない必要書類がたくさんあります。また、退職から入社まで期間が空く場合に必要な書類や手続きもあります。ここでは、その一覧を確認すると同時に、それぞれの書類がどこで手に入るのか、なぜ必要なのかを解説します。チェックリストとして、ぜひ活用してください。
退職から入社までの一般的な流れ
現職企業で退職の意思表示してから、転職先企業への入社までおおよそ2ヶ月、というのが一般的なスケジュールと言えるかもしれません。
・2ヶ月前：退職意思の表示
・2ヶ月前～1ヶ月前：退職日などの決定、退職願の提出
・1ヶ月前～3日前：業務の引継ぎ
・退職当日：会社への返却物、受領物を確認。挨拶メール送信
・退職後～入社：退職金受領、保険等の手続き
まずは、退職から入社までの流れとやることを押さえておきましょう。
2ヶ月前：退職意思の表示
転職が決まったら、2ヶ月前を目安に退職意思を伝えましょう。2ヶ月というのはあくまでも、余裕を持って企業に伝える場合で、法律的には2週間前まで、企業の就業規則では1ヶ月前というのが多いでしょう。
円満退社を目指すなら、引継ぎや人員補充（採用）などゆとりあるスケジュールを組めるように、ご自身の状況を判断して3ヶ月前など、なるべく早く退職意思を伝えることを心がけます。
2ヶ月前～1ヶ月前：退職日などの決定、退職願の提出
退職の意思表示から進んで、退職が了承されたら具体的な退職日、業務の引継ぎ、有給消化など様々な手続きについて調整・決定していきます。退職願は形式的に提出するものですから、指示に従って提出しましょう。指示がなければ、退職日の1ヶ月前を目安に直属の上司に手渡しましょう。
1ヶ月前～3日前：業務の引継ぎ
引継ぎ業務の内容を文書で作成し、書類や資料もきちんとファイリングやフォルダに分けて整理しましょう。後任者がスムーズに引継げるよう配慮することが大切です。また、取引先への挨拶周りなども上司と相談しながら進めます。転職後のお付き合いの可能性もありますから、ビジネスマナーを押さえてしっかりとこなしましょう。
退職当日：会社への返却物や受領物を確認、挨拶メール送信
退職日には、会社貸与のPCやその他の備品等を返します。また、退職時の受領物（書類）を受け取りましょう。退職当日受け取るものと後から送付されるものなどを確認しておきます。詳しくは、次で解説していますので参考にしてください。
お世話になった社内の方々への最後の挨拶メールも、感謝を込めて送信しましょう。
退職後～入社：退職金受領、保険等の手続き
退職後は、退職金受領の確認や後から送付される書類を確認します。また、次の会社への入社までに期間がある場合には税金や保険手続きが別途必要です。詳しくは、後半の「退職から入社まで間が空く場合の公的な手続き」で解説しています。
退職時に受け取る書類
退職時に企業から受け取らなくてはいけない書類をピックアップしています。このうちの多くは転職先の企業から提出を求められます。一覧を事前に確認しておくことで、最終出社日以降に会社に出向かなくて済むように対策しておきましょう。
・雇用保険被保険者証
・年金手帳
・源泉徴収票
・離職票（雇用保険被保険者離職票）
・健康保険資格喪失証明書
雇用保険被保険者証
雇用保険被保険者証は、雇用保険の加入者であることを証明する書類です。雇用保険の加入手続きは、一定の雇用条件を満たす（※）従業員に対して最初に就職した会社が行ってくれており、一般的には会社で保管されています。雇用保険は雇用先が変わっても引き継がれますので、退職する際には雇用保険被保険者証を元の会社から受け取り、新しく入社する会社に提出する必要があります。
※雇用保険に加入するためには、
１．1週間の所定労働時間が20時間以上であること
２．31日以上引き続き雇用されることが見込まれること
の2つを満たしている必要があります。
年金手帳
年金手帳とは、「国民年金や厚生年金の被保険者であることの証明する手帳」です。基本的には、20歳以上の方には必ず年金手帳が1冊交付されています。手元に年金手帳がないという方は、会社が管理している場合がありますので確認してみてください。また、紛失した場合は再発行も可能です。新たな会社に入社する際には提出が求められることがほとんどなので、準備しておきましょう。
源泉徴収票
源泉徴収票とは、その年に会社から支払われた給与などの合計と、そこから天引きされた所得税の金額が記載された書類です。転職先の会社が年末調整を行う際に、前職の源泉徴収票の内容と、自社で支払った給与額、天引きした所得税を合算して計算をする必要があるため、提出を求められるものです。必ず受け取りましょう。
もし、もらった源泉徴収票をなくしてしまったら、前職の会社から再発行してもらう必要があります。ただし、再発行には1～3週間程度の時間が掛かることと、前職の会社としても手間になってしまいますので、きちんと管理して入社時に提出できるようにしておきましょう。
退職当日には受け取ることができないので、受け取る日付と受け取り方法を、会社側に確認しておきましょう。郵送による受け取りが一般的です。
離職票（雇用保険被保険者離職票）
離職票は退職した事実を証明するもので、「１」と「２」の２つを受け取ります。離職票が主に必要になるのは、ハローワークで基本手当（失業保険給付）の申請を行う際に、失業中であることを証明する場合です。転職先が決まっている方は基本的に使用する機会はありません。離職票は退職日を過ぎてからでないと発行してもらえず、退職日から10日前後で受け取ることができます。受け取る日付と受け取り方法を、会社側に確認しておきましょう。郵送による受け取りが一般的です。
健康保険資格喪失証明書
企業に請求すると「健康保険資格喪失証明書」を発行してもらえます。基本は希望者に発行するものです。入社する会社で新しい健康保険の手続きに必要となる場合がありますので、事前に入社する会社に確認しておきましょう。後から、日本年金事務所で請求・発行してもらうこともできます。
※人事部が年金事務所で資格喪失届を出したときの「健康保険被保険者資格喪失確認通知書のコピー」が、後から郵送される場合もあります。
退職時に返却する書類
退職当日（あるいは指示のタイミング）に、以下の書類を会社へ返却します。返却しないまま退職すると損害賠償や罰金を命じられたり、退職後の振込予定の給与支払いが行われないこともあるので注意しましょう。
・健康保険証（健康保険被保険者証)
・社員証（身分証明証）
・通勤定期券
・名刺
・その他（業務上の各種書類）
健康保険証（健康保険被保険者証)
一般的に退職当日、会社へ健康保険証（健康保険被保険者証)を返却します。
※保険の資格失効は退職日の翌日
全国健康保険協会（協会けんぽ）の保険証の場合も、返却します。
社員証（身分証明証）
社員証（IDカード）や入館証、社章などを忘れずに返却します。紛失してしまっている場合などは、早めに連絡して指示に従いましょう。
通勤定期券
通勤定期券を支給されている場合、返却します。退職時の交通費精算についてはそれぞれの企業の就業規則通り、あるいは人事部の指示に従って処理します。
名刺
退職時には、名刺を会社に返却するのがマナーです。返却不要と言われても、シュレッダーにかけるなどきちんと処分する方が良いでしょう。また、顧客からの名刺についても独断で判断せず、上司に相談して指示に従いましょう。
その他（業務上の各種書類）
業務で作成した、入手した各種資料やデータについても、基本的に全て返却します。引継ぎとも関わるので、上司に相談して指示通りに退職当日までに返却します。
入社する企業に提出する書類
元の会社から退職時に受け取るもの以外にも、入社する企業に提出を求められる書類があります。ここでは、書類の概要や入手方法をご紹介します。
・年金手帳
・雇用保険被保険者証
・源泉徴収票
・扶養控除等（異動）申告書
・健康保険被扶養者（異動）届
・給与振込先届
年金手帳
年金手帳は前述のとおり、「国民年金や厚生年金の被保険者」を証明するもの。入社する会社での厚生年金加入手続きのために必要で、年金手帳の提出が求められるか、基礎年金番号（年金手帳のコピー）の提出が求められます。
雇用保険被保険者証
雇用保険被保険者証は、雇用保険の加入者であることを証明する書類です。雇用保険は雇用先が変わっても引き継がれますので、退職時に雇用保険被保険者証を元の会社から受け取って、新しく入社する会社に提出します。
源泉徴収票
新しく入社する会社での年末調整に、前職の源泉徴収票の内容が必要です。前の会社で受け取ったら、きちんと管理して入社時に提出できるようにしておきましょう。
※年末調整の時期は11月〜12月で、このタイミングで会社に勤務していなければ、自分で確定申告をしなくてはいけません。その場合にも「源泉徴収票」が必要です。
扶養控除等（異動）申告書
扶養控除や配偶者控除、障碍者控除などの控除を受けるための書類です。入社企業から指定される、もしくは渡される申告書類に必要事項を記入して提出しましょう。特に指定がない場合は、国税庁のHPからもダウンロード可能です。
健康保険被扶養者（異動）届
被扶養者がいる場合に提出が必要な書類です。入社企業から指定される、もしくは渡される申告書類に必要事項を記入して提出しましょう。特に指定がない場合は、日本年金機構のHPからダウンロード可能です。
給与振込先届
振込先の口座を申告する書類です。入社企業から渡される申告書類に必要事項を記入して提出しましょう。
企業によっては提出が必要な書類
業界や職種によって、提出が求められる場合のある書類をまとめました。
健康診断書
企業は雇用者の健康状態を把握することを法律で義務付けられています。入社後に健康診断を受ける場合のほかに、入社前までに健康診断を受け、診断書を提出することを求められる場合があります。また、健康状態によって重大な事故を引き起こす可能性のある、ドライバーや飛行機の操縦士などの運転・操縦を伴う職種では、応募者の適正能力を確認するために選考段階で健康診断結果が必要になります。食品会社の製造工程においては製造工程で使用している食品のアレルギーを確認することがあります。企業によって必要な検査項目が異なる場合があり、所定の医療機関などを案内されることもあるため、指示に従って健康診断書の提出を行いましょう。
入社承諾書・入社誓約書・内定承諾書
会社が応募者へ正式に内定を出したことを示す証明であり、応募者の最終的な入社意思を確かめるための書類でもあります。法的な拘束力はありませんが、内定承諾書提出後に入社辞退をするなどの失礼がないように、返信は慎重に行うことが大切です。書面には、日付や名前を記入し、捺印して提出しましょう。
身元保証書
身元保証書は、金融機関や高価な商品を扱う企業では必ずと言っていいほど提出を求められます。これは、「本人が社会人としてふさわしいことを証明するため」「入社後の損害賠償を保証するため」に、身元保証人となる人が署名・捺印し、提出する書類です。ただし、実際に本人や保証人が損害賠償を請求されることはまずなく、基本的には前者の意味合いで扱われますので、心配する必要はありません。企業から提出を求められたら、保証人となる人への依頼が必要となります。多くの場合2人の保証人が求められますが、両親で問題ありません。家族・親族のうち、所得があり独立している成人に依頼します。当てはまる保証人がいない場合は、会社に相談すれば「友人に頼んでも良い」などと対応をしてくれるはずです。
免許や資格の証明書
職種によっては、ドライバーの「無事故証明書」、医療職の「資格取得証明書」など、業務に必要な免許や資格の証明を求められることがあります。
退職証明書
退職証明書とは、「退職の事実を証明する書類」であり、あなたが勤めていた企業に依頼することで手に入ります。履歴書、職務経歴書の記載内容が正確かどうかや、退職理由の確認のため、転職時に提出を求める企業があります。創立が古い企業や、採用関連で過去にトラブルがあった企業が提出を求める傾向にありますが、あなたの経歴を疑われているわけではありませんので安心してください。明記する項目は「使用期間」「業務の種類」「その事業における地位」「賃金」「退職の事由」の5つ。この5項目のうち、何の項目を記載するかはあなたが選ぶことができます。
申請できるのは退職してから2年間に限定されていますので、気を付けましょう。退職時には、必要になるかが分からない場合でも申請しておくのがベターです。
退職から入社まで間が空く場合の公的な手続き
転職先を決めずに退職したなど、退職してから再就職まで2週間以上の期間があるなら、以下の社会保険や税金の手続きが必要です。また、金融機関への届出が必要な人もいるでしょう。どのような手続きが必要か、確認して抜けがないようにしましょう。
・雇用保険の給付
・健康保険の変更（国民健康保険への加入）
・年金の変更
・住民税の支払い
・金融機関への届出
雇用保険の給付
雇用保険の給付（失業手当の給付）を受ける場合、まずハローワークで求職を申し込み、「離職票」を提出して受給資格の決定を受けます。後は、ハローワークで給付までのスケジュールを確認してください。
健康保険の変更（国民健康保険への加入）
国民健康保険に加入するには、退職日の翌日から14日以内に居住の区市町村で手続きします。手続きのため、退社する会社に「社会保険資格喪失証明書」を発行してもらうか、離職票や退職証明書でも代用できます。
※退職後の健康保険の選択肢には、「離職後2年間まで同じ健康保険を適用（任意継続被保険者制度を利用）」「家族（配偶者または親）の被扶養者になる」もあります。個人の状況で検討しましょう。
年金の変更
次の転職先が決まっていない場合、「国民年金保険へ加入」または「家族（配偶者または親）の被扶養者になる」ことができます。
国民年金保険の加入には、退職後14日以内に市役所など居住自治体の年金窓口へ年金手帳、離職票、本人確認書類や印鑑を持参して手続きします。家族の被扶養者になるには、家族の会社で手続きしてもらいましょう。
住民税の支払い
住民税は、一年間（1月～12月）の所得に対して課税し、翌年6月～翌々年5月までに支払うものです。
1～5月に退職した場合、5月分までの住民税を退職月の給与や退職金などから一括で天引きされます。6月～12月までに退職した場合、退職月以降の分からは普通徴収（自治体からの納税通知書で支払い）となります。
前年の所得で課税されているので、再就職がまだの場合など負担に感じるかもしれませんが、納税通知書が来ても驚かないように心づもりしておきましょう。
金融機関への届出
住宅ローンなど、ローンの支払い中での転職や退職の場合、届出事項に変更があるとして、銀行など金融機関への届出が契約で明記されているでしょう。そのため、所定の手続きに従い届出を行いましょう。また、生命保険や損害保険の給与天引きがあるなら、支払い方法の変更や解約なども確認します。クレジットカード会社では、会社の信用力等でカード限度額が変わることもあるので、面倒でもトラブルの元にならないように所定の手続きを行いましょう。
まとめ
退職時に受け取らなければいけない書類と入社時に提出する書類について、手に入る場所や、そもそも何に使う書類なのかを確認してきました。たくさんあって煩わしく感じるかもしれませんが、事前に確認していればその場で焦らなくて済みますね。
この記事に興味がある人へのおすすめ
転職活動の流れを知ろう！基本のスケジュールと計画の立て方、注意点を解説
一般的に、転職活動の期間は3〜6ヶ月が目安といわれています。とはいえ、転職活動を進めるペースは人それぞれですよね。実は、転職活動のポイントをきちんと踏まえれば、1ヶ月程度の短期戦や半年以上の長期戦で進めることも十分可能です。 この記事では、転職の流れやスケジュールの立て方について解説します。自分が置かれている状況や希望に添った転職を実現させるため、事前準備や面接、内定・退職の流れなど、基本的な転職活動の段取りを押さえましょう。 一般的な転職活動の期間と流れを知ろう ここでは事前準備から転職先へ入社するまでの一般的な期間を3〜6ヶ月と設定し、それぞれのステップで注意すべきポイントを解説します。 転職活動は、「応募から面接までの期間」や「引き継ぎや有休消化にかかる日数」など、人によっての変動要素が多く、スケジュールの立て方に悩まれる方も多いでしょう。転職した経験がなければ、「そもそも何から始めれば？」と立ち止まってしまうこともあるのではないでしょうか。 まずは、一般的な転職活動のステップと取り組むべき内容について詳しく見ていきましょう。 【ステップ1】事前準備（2週間～1ヶ月） 転職の目的と目標を明確にする 「給与アップを狙う」「責任あるポジションに就く」「ワークライフバランスを整える」といった、転職の目的や目標の具体的なイメージを定めると、自分がどのような会社を選ぶべきなのかが見えてきます。 転職の方針が決まれば、進路を選ぶ際に生じる迷いは最小限に抑えられますし、面接で聞かれる志望動機にも説得力が増すはずです。 転職の目的を整理する 自己分析をする 書類選考や面接を通過するために、自分を理解してアピールし、採用担当者に興味を持ってもらうためには、自己分析が欠かせません。自己分析をするには、自分のこれまでの職務経験の中で強みや弱みを明確にすることが大切です。 まず企業が転職者に求める期待値に対して、自分ならどのような貢献ができるのか、経験やスキル、強み、業績などの面から掘り下げましょう。キャリアを細かく振り返ると、自分では気付いていなかった強みや仕事への姿勢が見えてきます。 なお、長所や短所について客観的に知るためには、家族や友人など身近な人に聞いてみると効果的です。 そして、自己分析の内容は履歴書や職務経歴書を作成する際にも役立ちます。しっかりと時間をかけて取り組むこ […]
転職の目的を整理しよう
転職を成功させるには、ブレない軸を設定することが必須です。「今よりもっと良い環境で働きたい」「やりがいのある仕事がしたい」といった転職理由は一見普通ですが実はとてもあいまいな状態。企業に応募する前に、まずは転職の目的を整理しましょう。あなただけの「これが叶ったら転職成功」と言える「転職の目的」をあぶり出すための、３つの質問をご用意しました。 転職の目的を整理する3つのポイント 給与や待遇、職場の人間関係への不満から転職をしたいと思う人もいれば、スキルや経験値を上げるために新しい職場を求める人もいます。転職の理由は人それぞれですが「いまよりもっと良い環境で働きたい」「やりがいのある仕事がしたい」といったあやふやな気持ちで転職活動に入ってしまうと、なかなか自分に合った仕事が見つからなかったり、せっかく転職先を見つけても理想と現実のギャップに悩まされたりすることも。転職を成功させるためには、転職の目的を整理し、掘り下げ、正しく知ることが必要です。 1つ目の質問、その「転職したい理由」が生まれている“背景”は何？ たとえば「給与が低い」から「給与が高い会社に転職したい」というのは、とてもポピュラーな転職理由のひとつです。でもこの給与の低さの理由をもう一段階掘り下げて考えてみると、いくつもの違った背景が見えてきます。 「給与が低い」という事象一つとっても、裏側これだけ多くの理由が考えられるわけですから、単に給与水準が高い会社を選べば済むというわけではないことがわかるはず。もし勤務先の業績が悪いことが給与の低さの主な原因なのであれば、業績好調な企業を狙うべきですし、業界や市場全体が低迷しているなら異業種・異職種転職も検討すべきでしょう。もし業務に必要なスキルや経験が乏しいことが理由だと分かったら、今の職場でもう少し経験を積んでから転職した方が良い結果が得られるかもしれません。 つまり大事なのは、目に見える不満が「給与水準が低い」だとしても、その背景によって選ぶべき会社や仕事も変わるということ。あえて深く掘り下げてみようと思わなければ、つい見過ごしてしまいがちなポイントなので注意が必要です。不本意な転職を避けるためにも転職の目的とその裏に背景を正しく知ることはとても重要といえます。 2つ目の質問、優先順位が一番高い希望条件はどれ？ 転職したいと思う理由は一つだとは限りません。高い […]
