転職先の会社が決まった!会社、上司へ退職意思の伝え方とケーススタディ

退職の意思を会社に伝えるとき、「誰に、いつ、何と伝えれば良いのか」「転職理由を何と伝えるか」等、正しい伝え方を知らなくては、円満退社の道は遠のきます。
また、会社はあなたが辞めることによって新たな人員を確保しなければならないため、上司に引き留められてしまうことも少なくありません。場合によってはトラブルになり、転職できなくなってしまうなんてことも。
そうならないためには、退職の意思を伝えたときの会社や上司の反応パターンを知り、事前に対策を準備しておくことが重要です。この記事では、退職意思の基本的な伝え方と、引き留められた場合のケーススタディをご紹介します。ぜひ、チェックしてみてください。

退職意思の伝え方・切り出し方

退職意思を伝えるときのポイント:ベストなタイミングはいつ?

退職意思を伝えるのは、転職先の会社が決まってから、がセオリーですが、現職の「繁忙期を避けることがベスト」です。上司にも気持ちの余裕があり、引継ぎや新しい人材の補充に充てる時間もとれることから、できるだけトラブルになる事態を避けるという意味でもおすすめです。よほどの事情が無ければ、退職を切り出せるタイミングから逆算して転職活動を行うようにしましょう。

また、退職希望日の遅くとも1ヶ月前までに退職意思を伝えます。退職の申出をいつまでにすべきかは社内規定(就業規則)があるので、できるだけ社内規定を優先してください。1ヶ月~3ヶ月前などの規定が多いでしょう。

民法上の退職申出のタイミング

民法では、日給制・日給月給制・時給制で雇用されている場合は2週間前までに退職を申し出ることが定められています。完全月給制の場合は、月の前半に伝えればその月末で退職が可能です。年俸制・半期年俸制の場合は退職予定日の3ヵ月前までに退職を申し出なければなりません。
しかし、社内規定ではそれより前に申し出ることを定められている場合もあります。なるべく社内規定に従えるよう、退職希望日から逆算し余裕を持って上司に伝えることが重要です。余裕のある時期に退職できるようにタイミングを調整しましょう。

退職意思を伝えるときのポイント:最初は誰にどう伝える?

退職意思をまず最初に伝えるのは、直属の上司です。たとえ、その上司との人間関係を理由・きっかけとして転職を決意したとしても、とにかく直属の上司に最初に伝えます。その際は、周囲に人がいない環境で「お話がありますので、お時間を頂けますでしょうか。」と時間を設定してもらいましょう。「何の話?」など聞かれたら、「今後のことでご相談したいことがあります。」程度とします。これで、退職あるいは部署異動願いかもと察知するでしょう。
どうしても口頭でアポがとれない状況なら、メールで時間をもらえるように連絡しましょう。あくまでも、「時間のアポ」をとるメールで、退職のことは伝えないことがマナーです。

退職意思を伝えるときのポイント:何をどこまで伝える?

上司と個別に時間が取れたら、まずは「お忙しいところ、お時間を頂戴しましてありがとうございます。」などの感謝から入りましょう。通常のビジネスマナー通りですね。そこから、「突然で申し訳ありません。一身上の都合で退職させて頂きたく、本日はお時間を頂きました。」と退職意思を示します。

大事なポイントは3つです。「退職することは決定済み」ということが伝わる言い方にします。上司は、ほぼ引き止めてくると考えましょう「退職しようかと思っておりまして…」など、控えめに伝えると引き止めれば何とかなるかも…と思われて、今後の退職交渉が長引いてしまいます。
また、初めて退職の意思表示をするときには、内定していて入社日が決まっていても、いきなり「〇月末を持って退職します。」など一方的に日付を告げるのも円満退職から遠ざかります。「いつ頃を考えているの?」など話が流れたときに、「急で申し訳ありませんが、〇月末での退職を希望しています。」など、「退職希望日」という伝え方にします。
転職理由は、最初「一身上の都合」とし、深堀されても決して会社の不平不満は述べずに、「今後このようなキャリアを積みたい」など、転職活動で準備した前向きな転職理由とします。または、「親から、地元に帰ってきて欲しいと強い希望が前々からありました。」など、個人的な転職理由を伝えます。

それから、「これまで、親身にご指導頂いたこと、心から感謝しております。」などの感謝の言葉、「ご迷惑をおかけいたしますが、精一杯、引継ぎをさせて頂きます。」などお詫びする言葉も添えましょう。

転職先を聞かれたら?

転職先を尋ねられた場合に、答える必要はありません。むしろ転職先の会社名を言わない方が、比較されて引き止めの材料にされない、転職先企業の批判を吹き込まれずに済む、などメリットが多いでしょう。「決まっておりますが、申し訳ありません。会社名は控えさせてください。」など答えましょう。同業他社、ライバル企業なら特に慎重に!機密事項など情報流出の疑念が出るのは当然です。もちろん、守秘義務違反にならないよう注意することは前提ですが、社名を明かさずにいましょう。
転職先の会社へあなたのあらぬ噂を流されるとも限りません。他業界への転職なら「〇〇業界の会社です。」や「△△系の事業を行っている会社です。」などでかわすこともできます。

引き留められたらどうする!?ケーススタディ

あなたが会社を辞めてしまうことにより、新たな人員を確保するコストが掛かるため、あなたの退職の意思をすんなりと認めずに引き留める場合があります。しかし、引き留めに応じることはさまざまな観点からおすすめできません。仮に、一度退職の意思を固めたのに引き留めに応じてしまうと、短期的には業務には支障がないかもしれませんが、長期的に見ると退職を試みた事実が上司に不安を与え、今後の昇進・昇格に影響を与える可能性があります。そのため、上司に伝える前に退職の意思を固め、引き留めには応じない姿勢が大切です。
ここからは、どんな引き留めパターンがあるかと対策をご紹介します。ぜひ、確認しておきましょう。

「あなたが必要」と情に訴えかけてくる場合

上司

あなたはこの組織に必要なんだ。

嬉しいお言葉をありがとうございます。しかし、今の私にとっては次の環境に進むことが最適だと考えております。

部下

「あなたが必要」「代わりがいない」という台詞は引き留めの常套句です。必要と言われて嫌な人はいませんし、嬉しさを感じて引き止めに応じる可能性があるからです。
しかし、「嬉しいお言葉をありがとうございます。でも、今の私にとっては次の環境に進むことが最適だと考えております。」等と回答しましょう。退職を決意した理由を心に浮かべ、冷静に対処しましょう。

少し待って欲しいと退職時期を引き延ばされる場合

上司

今は困る。もう少し待って欲しい。

ご迷惑をお掛けしてしまい大変申し訳ございませんが、1ヵ月の引き継ぎ期間を設けており準備も進めておりますので、●月●日に退職させてください。

部下
退職時期に関しては繁忙期を避けることが前提です。プロジェクトの大詰めや年末などの繁忙期に退職を切り出すと、このように「待って欲しい」と言われてしまう可能性が高くなります。また、引き継ぎの期間を十分に設けることも重要です。自分の都合ばかり押し付けず、会社側のことも考えて退職交渉に臨みましょう。

ただし、「もう少し」「新しい人が入ってくるまで」という言葉を真に受けて残ることはおすすめできません。退職の話をなかったことにされてしまうことが十分あり得るためです。タイミングを考慮した上で退職日を決定したなら、鵜?みにせずに退職交渉を進めましょう。

※完全月給制の場合は、月の前半に伝えればその月末で退職が可能です。年俸制・半期年俸制の場合は退職予定日の3ヵ月前までに退職を申し出なければなりません。

転職先を聞かれた場合

上司

転職先はどこですか?

自分にとっては、今以上にステップアップを望める環境です。

部下
上司に聞かれても、社名を言う必要はありません。社名を挙げると、企業批判をされるなど建設的な交渉とならないケースがあります。

社内規定に違反していると認めてくれない場合

上司

社内規定では、3ヵ月前には退職を申し出る必要がある。

パターン①:分かりました。社内規定を認識しておりませんでした。転職先と日程を調整し、なるべく社内規定に従えるようにいたします。

部下

パターン②:社内規定を知らず、ご迷惑をお掛けしてしまい大変申し訳ございません。2ヵ月でしっかりと引き継ぎを終えられるよう尽力いたしますので、●月●日の退職をご調整いただけませんでしょうか。

部下
民法では、日給制・日給月給制・時給制で雇用されている場合は2週間前まで(※)に退職を申し出ることが定められていますが、社内規定ではそれより前に申し出ることを定められている場合もあります。民法が優先されますが、円満退社のためにはなるべく社内規定に従えるよう、退職希望日から逆算し余裕を持って上司に伝え、今の勤務先とお互い納得がいくスケジュールで退職日を決めるのが理想的です。会社側が厳しい条件を要求してこない限り、基本は受け入れるスタンスでいることをおすすめします。
ただし、どうしても社内規定に従えない状況の場合は、社内規定よりも民法が優先されます。迷惑を掛けてしまうことをお詫びした上で、退職を認めてもらえるよう交渉しましょう。

※完全月給制の場合は、月の前半に伝えればその月末で退職が可能です。年俸制・半期年俸制の場合は退職予定日の3ヵ月前までに退職を申し出なければなりません。

待遇を良くするから残ってくれと言われた場合

上司

年収・役職をアップさせる。希望のプロジェクト(部署)に異動させる。

ご配慮いただきありがとうございます。しかし、私の中ではすでに心が決まっております。

部下
「年収・役職をアップさせる。希望のプロジェクト(部署)に異動させる。」など、待遇改善を示して引き止めることもよくあります。このように会社に留まるための交換条件を持ちかけられるケースでも、基本的に譲歩の姿勢は見せないようにしてください。「ご配慮いただきありがとうございます。しかし、私の中ではすでに心が決まっております。」など、回答しましょう。
退職交渉の場面では「(あなたの)希望を通す」と言われても、実際には年収アップや異動もすぐには実行されない場合もあります。どうしても判断に迷ったら、無理に回答せずに一旦持ち帰って検討しましょう。

辞めるなんて迷惑だと責められた場合

上司

辞められた方は迷惑する。どう責任をとるのか?

できる限り迷惑をお掛けしないよう、しっかり引き継ぎをします。いろいろ経験させていただいたことを感謝しています。ぜひ次の環境で頑張らせてください。

部下
あなたの転職により、同僚や上司に迷惑が掛かってしまうことは事実です。しかし、一番優先すべきなのはあなた自身のこと。会社に掛かる迷惑を最小限に留める姿勢を見せた上で、あなたのできることを述べれば問題ありません。
また、このパターンがエスカレートして「損害賠償請求をする」などの脅しを受けた場合は、会社側の違法行為になります。会社は、退職を理由に損害賠償請求をすることはできません。この場合、円満退職は難しいかもしれませんが、毅然とした態度で臨みましょう。

給料や退職金を払わないと脅された場合

上司

今月の給料は払わない。

それでは退職後に請求させていただきます。

部下
給料を支払わないことは違法です。退職後も未払い給与の請求はできるので、シフト表や業務日報など証拠の写しをとり、給与明細書や雇用条件通知書などの資料を手元に集め、退職後に請求すると良いでしょう。
また、退職金規定のある企業であるにも関わらず、「退職金を払わない」と言われた場合も、退職後に請求することができます。退職金規定の写しを取得し、会社から「退職金を出さない」と言われたときの連絡書やメールなどを手元に集めて後の請求に備えましょう。

まとめ

退職の意思を初めて会社側に伝えるとき、この記事でご紹介したようにスタートすることをおすすめします。筋を通した、という事実はその後の退職交渉で有利になっても損にはなりません。
また、基本的に引き留めには応じず、自分自身の意思を優先すべきです。退職を決意した理由を思い出し、自分の意思を丁寧に伝えることを意識しましょう。ただし、引き留める上司の話を全く聞かない、という頑な態度はNG。退職の意思を伝えてからも退職日を迎えるまでは働き続けなければなりませんので、人間関係をなるべく良好に保つように心がけましょう。

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