一般事務の職務経歴書サンプルと書き方のポイント

一般事務の職務経歴書を書くポイント

応募企業が求める人材と自分の能力や経験をリンクさせる

一般事務の仕事は、各業界のほぼすべての企業に存在する職種ですが、求められる担当業務は、企業によってまちまちです。ですから職務経歴書の記入においても、自分の経歴や能力を時系列に細かく羅列するより、その企業が求める人材と自分の能力や経験がいかにマッチしているかということをピックアップしてアピールすることが重要です。前職でのエピソードなど具体例を挙げつつ、採用担当者が「この人ならば自社の仕事を任せても大丈夫」と容易に判断できるような構成を考えましょう。また、志望動機や転職理由についても、どんな企業にも出せそうなありきたりな内容ではなく、応募する企業の魅力や募集意図をしっかりと理解し、それに応えるようなオリジナリティのある文章にすることで、採用担当者にも好印象を与えることができます。

一般事務ならではの人柄とコミュニケーション能力を伝える

一般事務といえども、社内はもちろん社外の人と関わる機会が多い場合もあるため、コミュニケーション能力の高さは、採用担当者の評価ポイントとなっています。ですが、職務経歴書で間違ったアピールをしてしまうと、「スタンドプレーをする自己主張の強い人」として、一般事務には不向きと思われる可能性も……。一般事務向きと評価されるのは、「真面目さ、丁寧さ、我慢強さ、協調性、柔軟性」のある人物だと言われています。これらを意識しながら、前職で上司に褒められたり、評価されたりした仕事ぶりを織り交ぜつつ、自身の人柄とコミュニケーション能力をうまく伝えましょう。

一般事務であっても「数字」の表記は効果的

一般事務の仕事は数値化しにくいものです。ですが、職務経歴書を作成する場合は、なるべく数字や数値を表記するように心がけましょう。例えば、PCスキルなら使用歴は何年か、電話で1日何件の問い合わせに対応していたのか、業務効率化で何パーセント改善できたのか、前職企業の人数、売上、店舗数などが仕事にまつわる数字ですね。そういった「数字」を入れることによって、採用担当者が仕事のボリュームを把握しやすくなると同時に、一般事務としての会社への貢献度を客観的かつ効果的に示すことができるのです。

一般事務に求められる能力

与えられた仕事を、迅速かつ正確に行う事務処理能力はもちろん、10〜20代の新入社員から50〜60代の幹部・役員社員まで、幅広い年代の社員と接し、円滑に業務を遂行するための“柔軟性・協調性”は、特に重視されます。

IT化の進展により、PCスキルはより高い人ほど有利な状況です。また、各企業のグローバル化により、語学力の高さもより評価が上昇しているので、Excel、Word のMOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）や、TOEICといった資格取得をする学習意欲も必要です。

これからの時代、マニュアル通りの仕事はどんどんAIができるようになり、一般事務の仕事も縮小していくことが予想されます。そのため、“専門性の強化”が重要となるでしょう。職場で必要であれば、デザイン、法律知識、財務分析力、コーチングなど、積極的に能力を拡大していきましょう。

職務経歴書セルフチェック

経歴書をまとめたら、内容に足りないところはないかチェックしてみましょう。 家族や知人に客観的にチェックしてもらうのもお勧めです。

職歴を「5W1H」で明確に伝えられていますか？

• いつ （西暦表記、在籍期間）
• どこで （在籍企業、所属部署、常駐先）
• どんな立場で （役職、役割、責任の範囲）
• 誰に対して （社内関係者、社外担当者）
• 何を （業務内容）
• どれぐらい （事業規模　≪社員数、店舗数、問い合わせ件数など≫）

自己PRになる情報を盛り込めていますか？

• 成果・実績 （業務改善後の数値、社内評価、コミュニケーション能力など）
• 得意分野 （マネジメント力など）
• 専門スキル （PCスキル≪Word、Excel、PowerPointなど≫、語学力、専門知識≪業界知識、業務知識≫）
• 応用スキル （語学力、マネジメント力、ビジネスマナー、PCスキルなど）

情報が正確に伝わる内容に仕上がっていますか？

• ビジネス文書 （名詞・体言止め）
• レイアウト （記号・改行・表で見やすく）
• 具体性 （5W1H・数値・専門用語）
• PRポイント （得意分野・業務内容）
• 適正 （求める人物像に合致）
• マネジメント （人数・成果）