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事務職の志望動機例文

事務職の志望動機を書く際には、転職後に活かせる知識やスキル、経験に関する情報を適切に盛り込み、職務能力や職務適正の高さをアピールする必要があります。仕事内容やアピールポイント、書き方について確認した上で、例文(サンプル)を参考にして魅力的な志望動機を作成しましょう。各職種の詳細情報については、それぞれのページでも詳しく解説しています。

事務職の仕事内容とは

事務職とは、基本的にはオフィスワークを担当する職種です。事務職の種類には、一般事務、経理、人事・労務、総務、営業事務、経営企画などがあります。担当領域が幅広い事務職ですが、その役割によってそれぞれ専門分野に特化した職種に分けられます。ただし規模の小さい会社などでは、特に分類せず事務職全般として扱う場合もあります。
事務職は、企業の中で売り上げを生み出す営業や販売、モノを作る製造、サービスを提供する接客などの直接部門に属することもありますが、後方支援の役割を担う間接部門に位置付けられる場合が多いです。仕事内容は主に、来客対応や電話応対、データ入力や書類・資料の作成、部門間調整などで、企業全体に関わる事務仕事の遂行と、直接部門の中での事務仕事の代行と考えてよいでしょう。

事務職のアピールポイント

パソコンスキル

どの事務職においても、データ入力や書類・資料の作成は必ず発生する仕事であり、仕事に占める割合も大きいものです。エクセルやワード、パワーポイントなどのオフィス系ソフトと呼ばれるソフトは使いこなせる状態にしておきましょう。膨大なデータ入力や資料の作成の際には、タイピングの速さと正確さが優れていると重宝されます。また、プリンターやメールなど、アウトプットに必要なものに関する知識も持っているとトラブル時に役立ちます。

コミュニケーション能力

直接自分が所属している部門だけでなく、他部署と関わることも多いのが事務職。高いコミュニケーション能力も重要な資質です。例えば、「全社的な書類を作成したいので各部署で必要事項を取りまとめて送ってほしい」という依頼があれば、各部署に協力を仰がねばなりませんし、設備投資の予算配分をするための部門間の調整では「来年は〇〇部を優先するので今回は△△部に譲ってほしい」などと交渉しなければなりません。コミュニケーション能力の高さによってスムーズに進むか否かが変わってくることもあります。

守秘義務の遵守に対する意識の高さ

事務職の中でも特に経営企画や経理、法務などは、会社全体、従業員全体の機密情報が集まってくる職種ですが、それらの情報に直接的に関わっていないと、どうしても軽く考えがちです。事務職は、オフィスにいる時間が長い分、さまざまな情報に触れる可能性があります。仕事で知り得た情報は漏らしてはいけないことを、最も守らなくてはならない職種なのです。

事務職の志望動機の書き方

ポイント1、強みが伝わる内容になっているか

自分の強みが相手に容易に伝わるような内容になっているかをチェックしましょう。そして、その強みをどう活かすつもりなのかまで述べていきます。「私はパソコンが使えます」と言っても漠然としていて伝わりにくく、相手の興味を引くことはできません。また、「私は表計算検定2級とワープロ検定2級を取得している」という、単に資格を持っているというアピールも充分ではありません。より具体性を加えて、「関数を活用して0から表を作成することも可能で、データを元に作成する表のイメージをお教えいただければ、利用方法に合わせた表を作成することができます。そのため、貴社ではデータ入力においても資料作成においても即戦力になります」とすることによって、相手に伝わりやすくなります。

ポイント2、なぜその事務なのか

事務職にはさまざまな種類がありますが、その中でもなぜその事務なのかを明確に示す必要があります。「事務なら何でもいいのでは」と思われない内容にしていきましょう。「経理職としてキャリアを積んできた」「顧客への提案書を作成したら分かりやすいと喜んでいただいた」など、自分の経験や具体的なエピソードを述べ、だからこの事務を志望したと断言できるまでになるといいでしょう。

ポイント3、なぜその企業なのか

「数ある企業の中でなぜうちなのか」は採用担当者にとって重要な要素です。その会社でなくてもいいとなると、簡単に辞められてしまう可能性があるからです。「貴社の従業員満足と顧客満足の両方に尽力する経営理念、そして実際に達成しているところに深く感銘を受けました」といったように、予め研修制度や経営理念・社風を把握し、共感した、感銘を受けた、だからこの会社を志望する、と言えるようにしておきましょう。

事務職の志望動機の例文(サンプル)

前職ではMicrosoft Officeソフトを使用した書類作成をメイン業務とした一般事務として3年ほど経験を積んで参りました。繁忙期には営業サポート事務を手伝うこともありましたが、頼まれたことをただ行うのではなく、不明点はしっかりヒアリングし、理解して仕事を進めることで依頼された仕事を正確に仕上げることを心掛けていました。
コミュニケーション力には自信があり、職場にいるすべてのスタッフが働きやすい環境づくりに取り組んでいきたいと考え、貴社での事務職を志望しました。

ポイント解説

上記のアピールポイントは、基本的なパソコンスキルとコミュニケーション能力です。可能であれば、何のソフトを使用してどのようなことを行えるのか、どのような実績があるかについても記載しましょう。経理や総務などの事務職を志望する場合には、専門的な知識や実務経験が求められる場合があります。募集要項をしっかりと確認し、職務上の経験とマッチする点がある場合には、それについて記載することが有効です。

まとめ

事務職は企業活動を行う上で根本となる「ヒト・モノ・カネ」を扱う業務を行う職種が多く、責任をもって正確な作業を行うことが求められます。ほとんどの企業にある職種が多い一方で、求人倍率が高い傾向にあり、職務経験が求められることが多いです。過去の職務経験などの中から今後に活かせる点をピックアップして、適切にアピールしましょう。

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