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一般事務の職務経歴書サンプルと書き方のポイント

一般事務の職務経歴書を作成する際には、これまでの担当業務、役割、実績や成果を明確にすることが重要です。一般事務の仕事は、会社により業務内容がかなり異なるものなので、できるだけ細かく書いてPCスキルやコミュニケーションレベルが分かるように記載しましょう。そのためには、職歴の詳細について「5W1H」(いつ、どこで、だれが、なにを、なぜ、どのようにして)を明確にして記載することがポイントです。

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一般事務の職務経歴書を書くポイント

具体的な担当業務と役割を明確に記載する

一般事務は、書類作成・整理、データ入力、顧客対応、備品管理・発注などの仕事を担当します。ただし、企業や所属部署によってかなり仕事内容が異なります。幅広い仕事を行ったり、データ入力中心だったり、経理や営業といった分野でやや専門的な知識が必要な仕事をしたりなどさまざまです。そのため、企業側が業務経験・知識・スキルを正しくイメージできるように、できるだけ細かく、具体的に業務内容を書きましょう。

数値を明確にして実績をアピールする

職務経歴書では担当業務の「5W1H」に加え、具体的な数値を盛り込むことで実績の具体性が増します。一般事務の仕事では、企業や所属部署の規模を明確にすること、またデータ入力など担当した業務での対応ボリュームが分かるように、件数などの数値をアピールすることも有効です。また、工夫したことやその結果、どのような成果が出たかを書けるとなお良いでしょう。

資格・保有スキルをまとめてアピールする

一般事務には、データ入力や書類作成に必要なPCスキルや、丁寧な受け答えや場の雰囲気を良くするようなコミュニケーションスキルが求められます。PCスキルは、どのオフィスソフトでそのような種類の文書を作成してきたかなど、スキルが明確になるように記載しましょう。一般事務に必須の資格はありませんが、『マイクロソフトオフィススペシャリスト(MOS)』や商工会議所が実施する『日商簿記検定』などの資格を保有していれば、採用に好影響を与える可能性があります。職務経歴書の資格欄などに分かりやすくまとめましょう。

一般事務に求められる能力

一般事務は、書類作成・整理、データ入力、顧客対応、備品管理・発注などを行いますので、ルールの決まった仕事を繰り返すことが苦にならないことや、データの入力ミス、書類の整備ミスなどを起こさずに集中力をもって正確にやり遂げる力が求められます。そうした適性があった上で、Microsoft Officeの使用に問題ないレベルのPCスキルが必須です。職務経歴書では、具体的に業務内容を書いて、どのような文書を作成してきたか、どの程度ソフトを使いこなせるかなど、レベルが明確になるように記載しましょう。また、その他の一般的に知られる業務用アプリケーション(会計ソフトや画像加工ツール)の使用経験があれば、記しましょう。

一般事務は、企業や所属部署の社員達が主業務に集中してもらうこと、仕事を進めやすくするためのサポート業務ともいえます。仕事を頼まれたときに丁寧に受け答えできたり、正確に作業内容を把握できるように質問できたりすることが必要です。また、長く社内にいるため、職場の雰囲気を良くするような良好なコミュニケーションが取れること、人柄なども大切です。コミュニケーションスキルの高さは、一般事務でも強く求められるので「誠実にコツコツ仕事ができる」「積極的に楽しく仕事に取り組んでいる」といった様子が職務経歴書で表せると良いでしょう。

一般事務の職務経歴書サンプル

この職務経歴書は一般事務経験者の書き方サンプル例です。

職務経歴 概略

20XX年 X月 20XX年 X月 ○○株式会社 営業部 営業事務
20XX年 X月   株式会社●● 総務部 一般事務
      現在に至る

職務経歴

■20XX年X月~20XX年X月
○○株式会社 営業部 営業事務
【事業内容:オフィス複合機の製造・販売/資本金:○億円/売上高:△億円/従業員:X名】

期間 担当業務
20XX年 X月

20XX年 X月
株式会社 ○○ 営業部 営業事務
(〇〇〇〇営業所:営業部員15名、営業事務2名)

<業務内容>
・見積書・注文書・請求書・納品書の作成(平均***件/月)
・営業データ、伝票データの入力(平均**件/日)
・日次、週次、月次報告書の作成
・営業用資料、会議資料の作成(週1の営業会議、月1の本部連絡会議資料)
・顧客からの電話・メール対応
・来客者対応(お茶出し)、会議日時の調整、会議室予約
・領収書発行、経費精算
・備品管理・発注
・受注後の納期確認・調整(平均**件:月)
製造部との連絡で納期確認、簡単な納期調整・顧客への連絡も対応

■20XX年X月~現在
株式会社●● 総務部 一般事務
【事業内容:〇〇〇などの製造・販売/資本金:○億円/売上高:△億円/従業員:X名】

期間 担当業務
20XX年 X月

現在
株式会社 総務部 一般事務
総務部XX名 一般事務X名

<業務内容>
・備品管理・発注
・来客者対応(お茶出し)、会議日時の調整、会議室予約
・文書管理(契約関連書類を総務部で一元管理)
・会議資料作成、会議運営サポート
・経費精算
(人事関連事務対応)
・会社説明会の資料作成、会場手配、運用サポート
・入退社の手続き書面の作成
・社員研修の調整・手配

<成果>
備品のラベリングを徹底したことと、使用頻度の高さで備品を分類し保管したこと、また備品台帳の記載を一般事務で一括することで、棚卸業務を月1回から3ヶ月に1回に削減でき、経費もX%削減できました。

PCスキル

・Microsoft Word(報告書・契約書などのビジネス書面の作成全般、表、グラフの挿入なども可)
・Microsoft Excel(関数の利用による管理表作成やフォーマット作成、データ集計・グラフ化)
・Microsoft PowerPoint(会議資料、営業用資料など一般的なプレゼン資料の作成)

保有資格・スキル

20XX年 X月 普通自動車第一種運転免許
20XX年 X月 日商簿記X級

得意分野

■仕事の速さと正確さ
全ての仕事で最初の納期確認を怠らず、優先順位づけを日々行ってスケジュール管理しています。判断に迷う場合はすぐに上司に相談し、さらに部署全体の流れの把握に努めて自身の仕事で流れが止まらないよう意識しています。また、データ入力や書類作成など入力を伴う作業では、2度確認の厳守を自身に課しています。これらのことから「仕事が速くて正確」との評価を頂いています。

■業務改善
引継ぎした業務や部署で新しく発生した仕事を任される場合、指示がなくても常に業務のマニュアル化を進めています。このことで業務効率化のアイデアに気づきやすいという効果があります。事務員が1人減の体制変更がありましたが、部署全体でマニュアルを基に効率化の検討を行い、各業務の工程削減に取り組みました。業務アプリケーションの機能を駆使して、データから自動的に書類作成できる設定も積極的に導入し、少ない人数でも問題なく対応できています。

■積極的な雰囲気づくり
私はこれまでの職場で、常に周りが仕事を頼みやすい雰囲気でいることを心がけてきました。どんなに忙しいときでも笑顔と挨拶を欠かさず、また、ちょっとしたコミュニケーション(声かけ)を意識しており「遠慮せずに仕事が頼めるし、作業説明もしやすい」「職場の雰囲気が明るくなって助かる」と言われています。

自己PR

私はこれまで営業事務と一般事務に従事しております。現職の総務部では、採用業務や一部、労務も担っており、採用や社員研修などの業務の流れと内容も把握しております。事務職の役割は、部署の社員・スタッフ達が主業務に集中してもらうためのサポートという点を常に意識して、周りが仕事を頼みやすい雰囲気でいることを心がけております。具体的には笑顔と挨拶、たわいのないコミュニケーションという些細なことですが、積極的な姿勢が職場の明るさにも貢献できていると自負しています。また、納期確認や優先順位づけ、2度の確認という仕事の基本を徹底していることで、ミスなく納期厳守で業務が行えて信頼につながっていると考えています。PCスキルに自信があり、また企業独自の業務アプリケーション等のマニュアルも苦なく読み込めるので、すぐに対応できます。自身のスキルアップのため、様々な部署での一般事務業務を経験したいと考え、貴社の人事部の職に応募させて頂きました。貴社でも常に明るく、積極的な姿勢で業務に取り組んでまいります。

職務経歴書のセルフチェック方法

完成度を高めるために、内容を再確認することが重要です。
以下を参考にして、職務経歴書をブラッシュアップしましょう。

職務経歴書のチェック項目

職歴を「5W1H」・数値で明確に伝えられていますか?

  • いつ(西暦表記・在籍期間)
  • どこで(在籍企業・所属部署・常駐先)
  • 誰に対して(顧客、社外担当者、社内関係者)
  • 何を(業務内容)
  • どのような目的で(業務のゴール・背景・意義)
  • どんな立場で(役職・役割・責任の範囲)
  • どれくらい(対応件数、作成件数など)

自己PRになる情報を盛り込めていますか?

  • 成果・実績(作業件数、社内評価など)
  • 得意分野(業務内容≪ファイリング、数値分析≫ 専門領域≪経理、営業≫
  • 資格(マイクロソフトオフィススペシャリスト(MOS)、日商簿記など)
  • 保有スキル(コミュニケーションスキル、顧客等との調整(交渉)スキル)
  • PCスキル(Word、Excel、PowerPoint、その他のソフト)
  •  

情報が正確に伝わる内容に仕上がっていますか?

  • ビジネス文書(名詞・体言止め)
  • レイアウト(記号・改行・表で見やすく)
  • 具体性(5W1H・数値・専門用語)
  • PRポイント(得意分野・業務内容・スキル・資格)
  • 適性(求める人物像に合致した内容・書き方)
  • マネジメント(人数・成果)

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