上司への報告、きちんとしていますか？ 最近ではメールでの報告も一般的になってきました。また会社によってはLINEなどSNSでの報告を認めるところもあります。特に上司が忙しくて電話に出るのが難しい場合などは、メールやSNSが非常に便利です。
しかし、メールが社会にすっかり浸透したとはいえ、もちろんすべての仕事がメールで事足りる訳ではありません。中には「それはメールじゃだめだろう！」というものもあります。
部下を持つ上司は、どんな内容を直接報告してほしいと思っているのでしょうか？ 上司へのアンケートをまとめた記事に注目です（「それはメールで伝えることじゃない」と上司に思われるメール8パターン）。
まず取り上げられているのは『注意したことへの反省や謝罪のメール』。本当に反省して「合わせる顔がない」という気持ちも分かりますが、こういうときこそ直接の謝罪が必要です。
また『ミスをしてしまったことを報告するメール』も上がっています。ミスをした場合直接言うのが礼儀ですが、上司が外出中などつながらない場合はメールでの報告をせざるを得なくなります。その場合は時間が経ってから改めて直接伝えることを前提に「まずは第一報」という言葉を入れることが必要です。
さらには『近くにいるのにメールをする』という回答もありました。近くにいるのになぜメールをするのでしょうか？ 上司には理解ができない感覚です。
直接話すよりメールでのコミュニケーションが多かった世代
1981年から2000年代初期に生まれた世代は、ネットのチャットや携帯電話のメールというコミュニケーションツールが日常生活のなかに当たり前に存在していました。いつでもどこでも、気軽にメッセージを相手に送るのが当たり前の世代です。そして、日本でのスマートフォン普及を後押ししたiPhone3GSが発売した2009年。今年の新入社員の中には「学生時代、ずっとスマートフォンだった」という人もいるかもしれません。
スマートフォンは携帯電話以上にメッセージやSNSが使いやすくなり、ネット上での人との『つながり』を強固にしました。その反面直接話す機会が減ったことも事実です。
来年以降の新入社員は、今まで以上にスマートフォンに依存しています。職場での報告のどれがメールでもよくて、どれが直接でないとだめなのか、教えることから始める時代もすぐそこまで来ているのかもしれません。
ツールに頼らないコミュニケーションが大切！
上司がメールでの報告を好まないものには『仕事への文句や不満』『一度伝えたことの再確認』『第三者からの大切な伝言』『急な休みを願い出る』『メールでは難しい業務に関する質問』といったことが挙げられていました。
もしもあなたが上司なら、メールでの報告を認めるものはどれかはっきりさせましょう。また、あなたが上司に報告する場合には、本当にメールだけでいいのかを考えましょう。
仕事を円滑に進めるために必要なのは、直接話すコミュニケーション。便利なツールよりも、あくまでも会話することが一番だということを常に念頭に置いておきましょう。
