採用担当が最後まで目を通したくなる
履歴書 書き方ガイド
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応募したい会社が決まったら、提出する書類を作成します。提出を求められるのが「履歴書」と「職務経歴書」です。そのうち「履歴書」は、フォーマットがほぼ決められているため、応募者が独自の工夫を見せるのがなかなか難しいものです。
一方、企業の人事担当者の視点からすれば、フォーマットが決まっているからこそ短時間で応募者の履歴を確認できます。
1枚の履歴書を見る時間は数十秒から数分と言われていますので、忙しい人事担当者の目に留まるようにポイントを押さえた履歴書の作成を行いましょう。この記事では、人事担当者が最後まで目を通したくなる履歴書の書き方を解説します。
履歴書のマナーと書き方
履歴書は、採用担当者とのファーストコンタクトで面接へと進む「鍵」です。相手から「ぜひ会ってみたい！」と思われるには、書き方のルールやマナーを守ることが大前提です。その上で求人内容に沿ってアピールし、最後まで目を通したくなるように仕上げましょう。
このページでは、履歴書の書き方を解説します。学生時代の就活と異なり、転職の履歴書では職歴が新しい要素となります。正社員として在職中の人や派遣で働いている方、アルバイト・パートのスタッフなど、皆さまに役立つ内容となっておりますのでぜひ参考にしてみてください。
履歴書によって異なる項目の書き方
履歴書のフォーマットによって、記入するべき項目が異なる場合があります。転職時の履歴書で記入を求められる可能性がある「賞罰欄」や「健康状態欄」、「自己PR欄」について正しい書き方を解説していますので、ぜひご確認ください。
職務経歴書との違い
履歴書と職務経歴書の違いは、定型化されているかどうかにあります。履歴書はフォーマット化されていますが、職務経歴書には決められた型はないのが一般的です。履歴書の目的は、応募者のプロフィールを確認することです。氏名や連絡先、年齢、学歴、職歴などの記載欄がおおよそフォーマット化されています。
一方、職務履歴書では形式や記載項目が自由です。職務経歴書には、職歴の詳しい内容を記述します。見出しを作ったり分かりやすく箇条書きを使ったりするなど、まとめ方を工夫することが大切です。
両者の違いを知り、書き方を変えることが内定に近づくためには重要です。しかし、採用担当者の目に留まる職務履歴書の書き方が分からない方も多いのではないでしょうか。そのような方はtypeに登録してみましょう。
typeでは職種別のテンプレートや自己PRの実例を紹介しています。そのため、内定に近づく職務経歴書を書くことが可能です。さらに、カジュアル面談では、応募前に話を聞くことができるため、自身にマッチする企業に応募できる可能性があります。typeに登録して転職を成功させましょう。
履歴書を書く時に押さえるべきポイント
面接に進むためには、書類を通して自分に興味を持ってもらうことが大切です。限られた履歴書の枠内で、押さえておくべきポイントを意識して人事担当者にアピールをしましょう。
ここでは、履歴書を作成するときの5つのポイントについて解説します。書類選考に通過しないと、先へ進めません。特に、転職が初めての方はしっかり確認しておきましょう。
ポイント1 丁寧な書き方かどうかで、人柄や仕事ぶりが伝わる
手書きの履歴書の場合、仕事を雑にこなす人なのか丁寧に行う人なのかは、書かれた文字から伝わります。達筆である必要はありませんが、一文字ずつ丁寧に書きましょう。誤字がないことはもちろん、汚れや角が折れないようにするなど履歴書の扱い方も重要です。
ポイント2 文章やレイアウトは簡潔に分かりやすく
簡潔で分かりやすい文章とレイアウトは必須です。企業の人事担当者は、複数の応募者の履歴書を見ています。応募者が多い企業では、見にくい履歴書は読んでもらえない可能性が高まります。
パソコンを使用すると書き直す手間が少なく、見やすいレイアウトも簡単に作成できます。文字の大きさに強弱を付けたり見出しにマークをつけたりするなど、見て欲しいポイントに着目してもらえるように試行錯誤してみましょう。
ポイント3 志望動機欄は転職理由とつながる内容でアピール
人事担当者は志望動機欄から、「なぜうちに応募してきたのか？」を見ています。企業が採用を行う背景や行っている事業やサービス、文化などを調べ、その会社に感じている魅力と入社意思を志望動機として伝えましょう。
面接で転職理由を聞かれたときにちぐはぐにならないような内容であることも大切なポイントです。
ポイント4 文字が消せるペンは使用しない
消えるインクを使用して履歴書を書くと、摩擦によって文字が見えなくなる場合があります。履歴書に記載した文字が消えてしまうと、採用担当者が記載内容を見ることができないため注意しましょう。
ポイント5 修正するときは公的文書の訂正方法で
修正が必要な場合は書き直すのが一般的ですが、時間がないケースなどやむを得ない場合、公的文章の訂正方法で修正しましょう。間違えた箇所に二重線を引き、修正箇所にかかるように訂正印を押します。修正箇所の上下いずれかに正しい文章を書き直しましょう。
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Word形式のサンプルをダウンロードする履歴書を書き終えたらここをチェック
履歴書を書き終えたら、提出前に必ずチェックしておくべきポイントを解説します。完璧と思っていてもうっかりミスがあるかもしれません。必ず確認してから提出しましょう。
記入漏れがないか
・書き終えた履歴書や封筒は必ず一度見直しましょう。
・「ふりがな」の欄などは漏れやすい項目なので、しっかり確認しましょう。
誤字・脱字・略字がないか
・履歴書の内容に誤字や脱字、略字などがないことを確認しましょう。
・社内用語など、一般用語ではない言葉を使っていないか見直しましょう。
・和暦と西暦どちらを使用しても構いませんが、年号を統一しているかを確認しましょう。
簡潔に分かりやすい文章になっているか
・長過ぎる言い回しやくどい文章がないかを確認します。
・書かれている内容に矛盾がないか確認します。
不自然な改行やレイアウト崩れはないか
・パソコンで書類を作成した場合、不自然な改行がないことを確認します。
・レイアウトが崩れていないことを印刷したものを見て確認します。
・修正した箇所は、最後にもう一度確認しましょう。
履歴書を提出するときのマナー（手渡し・メール・郵送のルール）
履歴書を提出する方法には「手渡し」「メール」「郵送」の３つのパターンがあります。面接時の持参、つまり「手渡し」は受付で預けるか面接官に渡すかでマナーが異なります。
また、「メール」の場合には基本の件名や文面が必要で、「郵送」には添え状を用意する、などそれぞれにルールがあります。詳しく解説していますので、ぜひマナーを守って提出しましょう。
郵送・手渡し時の用紙サイズ
市販の履歴書の用紙サイズは、A4（A3二つ折り）とB5（B4二つ折り）の2種類です。どちらのサイズを購入、またはプリントアウトしても問題ありませんが、職務経歴書は一般的にA4サイズで作成します。
そのため、職務経歴書を同封する場合は履歴書もA4で作成しましょう。もちろん、企業からサイズの指定があれば必ず守ってください。
手渡しで提出する場合
履歴書を面接当日に持参する場合、かばんの中で折れたりしわになったりしないように、必ずクリアファイルに挟んでから封筒に入れましょう。封筒の表に赤字で「履歴書在中」、裏に黒いボールペンかサインペンで「住所・氏名」を記入し、封はせずにおきます。
面接官に渡す際は、封筒から出してクリアファイルと封筒を重ねて一緒に差し出すのがマナーです。
メールで送付する場合
企業のホームページや採用サイト、またはハローワークや新聞、求人情報誌等に応募する場合、履歴書データ（Excel、Word、PDFなど）をメール添付して送ることがあります。
最も大切なのは「件名」です。履歴書が添付されていることを具体的、かつ簡潔に記入して採用担当者に一目で分かるようにしましょう。
下記のページではファイル名のポイントやパスワードの設定、連絡の仕方といったデータ添付時の注意点、件名やメール文面の書き方を解説しています。
郵送する場合
企業の個別サイト、またはハローワークや求人情報誌等で応募する場合、履歴書を郵送することがあります。郵送には必ず「添え状」を同封することがマナーです。添え状の内容はビジネス文書としてテンプレート通りでOKです。
また、折れてシワができないように添え状や履歴書などすべての書類はクリアファイルに入れてから、封入することが大切です。郵送する場合、角2号の封筒を使い履歴書を折らないように送るのが一般的です。
料金は添え状や履歴書、職務経歴書で140円が目安になりますが、料金不足で届かないことを避けるために郵便局の窓口で計量した上で送りましょう。急いでいる場合、速達で郵送しても問題ありません。封筒の宛名書きやサンプルについては、以下の記事で詳しく解説しています。
まとめ
転職活動では、書類選考に通過しないと先に進めません。転職を成功させるためには、履歴書作成のマナーやポイントを押さえて適切に記入することが重要です。
履歴書の作成ができたら、企業へ応募してみましょう。どの転職サイトやエージェントを利用すればいいか分からない方には、typeがおすすめです。高年収や在宅ワークなど、あなたの仕事への考え方や価値観をもとに仕事を検索できます。
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