企業では、終業時刻、いわゆる「定時」が定められています。

しかし、定時に帰れるのは1年のうちごく数日しかなく、毎日残業続きで悩んでいるエンジニアがとても多いのが現実です。

あなたは、現在の仕事で以下のような悩みを抱えていませんか。

・残業続きで睡眠時間も短くなり、体調が乱れている
・仕事の日は家族と過ごす時間がなく、心の距離が広がっている気がする
・上司や先輩が働いていると、定時退社しにくい雰囲気がある
・以前、定時退社したら上司に叱られたことがあり、毎日必要もない残業をしてから帰宅している

定時退社を目指すための業務効率化方法を中心に、残業をしないための心構えや具体的な行動について解説します。定時に退社しながらも成果を残す、理想のエンジニアを目指しましょう。

定時で退社するための主な方法

まずは定時で会社から帰るにはどうすればいいのかを考えてみましょう。
あなた自身の働き方を見直してみてください。

そもそも、なぜ毎日のように残業が続いてしまうのでしょうか。その理由を洗い出してみましょう。
理由としてありがちなのが、「仕事の量が多い」ことです。作業量が増えるほど、必要な時間も多くなります。

あるいは、作業量は多くないはずなのに、自分の仕事への取り組み方や時間配分が正しくないというケースも考えられます。

この場合は、業務効率化が必須です。働き方を見直すことで、残業時間を少なくできる可能性があります。

現在のあなたの働き方に無駄な部分はないでしょうか。例えば、

休憩時間が長い。
仕事中に私語が多い。
スマートフォンをいじったり、業務に関係ないことをしている。
こういった無駄が多い場合、意識的にやめることで残業時間を短くできるはずです。

また、この他にも現在の業務効率をさらに上げる方法・コツが存在します。

そのコツについては、この後の項目で事例を紹介しますので、参考にしてください。

最近「朝活」という言葉が流行しています。「朝の時間を使って活動する」ことを略して「朝活」と呼ぶようです。

この「朝活」を仕事に取り入れることでも、残業時間を減らし、定時退社しやすくできます。

普段より出社時間を早めて、その分、残業する時間を短くするのです。もし同じ時間で同じだけの作業をこなすことができるなら、始める時間を1時間前倒しすれば、終わる時間も1時間早くなるはず。
朝の時間を利用して仕事を早くこなすのも一つの方法となるでしょう。

自分に任されている仕事量があまりにも多いと感じる場合には、チームで分担することを上司に相談してみてください。

チームで作業をこなう場合、成果を残せる社員の業務比率が大きくなりがちです。

仕事量のバランス調整を行うことで、退社時間を早めることにもつながるでしょう。

業務効率化の方法・コツ

定時退社をするならば、まずは自分の働き方を見直して、効率化できる部分はないか探すのが効果的な方法となるでしょう。

ここからは、業務効率化の具体的な事例を10パターン紹介します。

あなたが出来そうなもの、自分の仕事に取り入れられそうなものから始めてください。

1日の始めに、その日に取り掛かろうと考えている作業の優先順位を決めてください。

例えば、集中力・体力ともに余裕のある時間は、工数の大きくなる作業を優先する。夕方以降は単純作業の多い雑務を行う。など。

優先順位を決めておくことで、どの仕事から取り組めばいいかを適切に判断できます。仕事を始める前に迷っている時間を削減し、時間帯ごとの最適な仕事の配分も可能です。

仕事の優先順位を決めるのと合わせて、1つ1つの作業にかける時間も一緒に決めてください。そして、決めた作業時間を必ず守るようにしましょう。

作業の時間を定時までに終わるよう調整できれば、定時までに退社できるはずです。

実現不可能なほど短い時間を設定してしまっては効果はありません。作業にかかる労力や他の業務との兼ね合わせなどを考えて時間を設定してください。

決めた時間をオーバーしてしまったのであれば、さらなる業務効率化を考えなければなりません。

簡単にできる業務効率化の具体例としては、テンプレートを作成してしまうという方法があります。

例えばビジネスメール。ビジネスメールは宛名やメールの題名、冒頭の挨拶文などはほとんど同じような文面を使いまわせます。

社内で共有する書類に関しても、日付や名前の部分だけ空欄のテンプレートを用意しておけば、自分以外の社員も使えます。
形式が同じ文書を使う場合には、テンプレートを用意しておくと作業時間を短くできます。

作業マニュアルを作っておくのも効果的です。

会社ではチームで作業をすることが多いと思います。その時にマニュアルがあると、自分がやっている作業を他のメンバーと共有するのが楽です。

一から説明しなくても、マニュアルを読んでもらえばある程度どんな作業をすればいいのか伝わるでしょう。

質問された部分のみ補足をすればいいので、マニュアルも業務効率化に役立ちます。

仕事中に集中力が切れてしまったら、無理せず休憩を挟むようにしましょう。

休憩時間があると、作業が遅れるように感じてしまうかもしれません。しかし、集中が途切れたまま作業をすれば、ミスをする可能性が高まり、そのミスの修正をするために時間がかかってしまう恐れがあります。

5〜10分ほどと時間を決めて休むようにしましょう。もちろん、昼休みなど会社で決められた休憩については時間いっぱい休んでも構いません。
ただ、20分も30分も余計に休んでしまうのは、ただのサボりです。その結果、残業する羽目になってしまうので、休憩時間の長さには注意しましょう。

ビジネス向けの効率化ツールというものは様々な種類があり、ビジネスパーソンを定時退社に導く手助けをしてくれる優れものばかりです。業務効率化ツールを積極的に活用することをおすすめします。

例えば、連絡ツール「Slack」は、複数名への連絡や離席中の人への連絡をメモとして残すことが可能です。不在の人に合わせてスケジュールを組み直したりする機会を少なくできます。

また、「Googleスプレッドシート」や「Excel」といった表計算ソフトも大いに役立ちます。一瞬で大量の計算を行ったり、リスト作成が簡単にできたりと、作業時間の大幅な削減につながるのです。

パソコンのショートカットキーを覚えることでも、業務効率化につながります。

ショートカットキーを使うかどうかで生まれる時間の差は、ほんの数秒でしょう。しかし、リスト作成の時にコピー＆ペーストを何百回もしなければならない状況のも、仕事の中で出会うかもしれません。

このような時は、マウスで操作するよりも、ショートカットキーを使う方が効率的です。

会議などで使う資料は、クラウドで共有するのがおすすめです。クラウド上でならば、ログインしたユーザーへ、瞬時にデータを共有できます。もちろん人数に制限はありません。

作成した資料を1枚1枚印刷し、ホチキス止めなどして配布するのは時間がかかります。さらに紙代やインク代などのコストもかかり、時間もお金も無駄にしてしまうでしょう。

クラウドを活用することで、時間的、金銭的コストの両方を削減可能なのです。

近年、会社での会議は参加者が一室に集まって、顔を合わせて行う必要は無くなっています。

例えば、通話アプリ「Skype」などを使えば、離れたところにいる人ともPC、タブレット、スマートフォンを介して会議が可能です。

これにより、
・全員が社内にそろうまで会議の開始時間を延長する
・参加者全員を収容できる部屋が空くまで開始時間を延長する
といった状況をなくせます。

今回紹介した業務効率化の例はごく一部です。しかし、すべてお金をほとんどかけず、すぐに始められます。ぜひ取り入れてみてください。

※こちらの記事は、『TECH::NOTE』コンテンツから一部抜粋して転載をしております。
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