プロジェクトや業務をスムーズに進めるためには、上司とのコミュニケーションが欠かせません。

特に業務の優先順位を変えなければならないときや、自分のリソースと業務量が見合わないときは、上司に説明して理解を得てから調整をお願いする場面もあるでしょう。

そんなとき、「自分の言いたいことが伝わってないな……」と感じた経験がある方は多いと思います。そのたびに何度も何度も説明してようやく納得してもらう、ということを繰り返してはいないでしょうか。もっとすんなり伝えることができれば、お互いに気持ちよくやりとりできますよね。

そこで今回は、上司に言いたいことを伝えるための二つのポイントをご紹介します。この方法を取得すれば、上司だけでなくお客さまとのコミュニケーションもスムーズにいくはずです。

株式会社office Root（オフィスルート）
代表取締役社長
甲州　潤（こうしゅうじゅん）

国立高専卒業後、ソフトウェア開発企業でSEとして一連の開発業務を経験し、フリーランスに転身。国内大手SI企業の大規模プロジェクトに多数参画し、優秀な人材がいても開発が失敗することに疑問を抱く。PMOとして活動を開始し、多数プロジェクトを成功へ導く。企業との協業も増加し、2020年に法人化。さまざまな企業課題と向き合う日々。著書『DX時代の最強PMOになる方法』（‎ビジネス教育出版社）

「言いたいことが伝わらない」のではなく、「イメージ」が一致していないだけ

早速ですが、言いたいことを上司に伝えるための二つのテクニックをお伝えすると、「期待値コントロールをすること」と「成果物イメージを一致させること」です。

「いきなり言われてもピンとこない」方がほとんどだと思います。ご理解いただくために、ある場面を想定してお話ししましょう。

新人のAさんは、上司から「新規のお客さまに持っていく提案資料を作って」と指示されました。納期は1カ月後。

Aさんは提案資料を作成した経験はありませんでしたが、新規のお客さまと何度かやりとりをしたことがあったので「とにかくやってみよう！」と決断。「分かりました」と答えて、資料作成に取り組むことにしました。

さて、納期3日前になり、Aさんは上司に「資料ができました」といって提出しました。その内容を見て上司はびっくり。

「全然できていないじゃないか！」と上司は急いでAさんを呼び出し、こう言いました。

これじゃお客さまに持っていける状態ではないよ。フォントもバラバラで文章の統一性も無いし、そもそも伝えたい内容がまとまっていない。作り直して！

今度はAさんがびっくりしました。

資料の作成の仕方が分からなかったので、自分ができるところまで作ればいいと思っていました、作り直します……（納期に間に合うかな）

Aさんは冷や汗をかきながら、資料の再作成に取り組んだのでした……。

ツッコミどころはたくさんあると思いますが、このようなやり取りは職場でよくある風景です。

さて、なぜこのようなことになってしまったのでしょうか？ おそらく、皆さんならもうお気付きだと思います。

上司のゴールは「お客さまにそのままお見せできる資料の作成」
Aさんのゴールは「上司が修正してくれるだろうから、自分ができるところまで作れば良い」

……という風に、それぞれのゴール設定に“ズレ”があったのです。

実は、このようなゴール設定の”ズレ”が、「上司に話が伝わらない」根本的な原因であるケースが多いのです。

例えば、「30日までに資料を用意して」と上司から納期を設定された場合、慎重派の新人Bさんは「余裕を持って2週間前まで用意しよう」と考えるでしょう。一方で、楽観的な新人Cさんは「30日の終業時間までに出せばいいだろう」と考えるかもしれません。

つまり、相手から言われたことと、自分の認識そのものが違っているため、お互い「言っていることが伝わらない」というジレンマに陥ってしまうのです。

「相手に正しく伝える」には期待値コントロールと成果物イメージの一致がマスト

では、どうすればこのような”ズレ”を防ぐことができるのでしょうか。
そのポイントこそが、

1.期待値コントロール
2.成果物イメージの一致

です。

まず、期待値コントロールとは、簡単に言えば「自分がどこまでの仕事範囲を求められているかを正しく認識して、アウトプットすること」です。

先の例で言えば新人Aさんは、「自分はお客さまに提案できるレベルの資料を仕上げるべきなのか」上司に確認することが必要でした。

上司から「そうだ」と言われた場合、さらに、Aさんは「提案資料を作ったことがないので、僕にできるでしょうか？」と聞く必要があるでしょう。

そうすれば上司も「やったことがないなら、先輩に聞いてまずは6割方完成させればいいよ」「その代わり納期の5日前に一度資料を見せて」と指示できます。

期待値コントロールとはすなわち、「自分ができる範囲を正しく相手に伝え、自分のスキルと相手からの期待値を等しくすること」なのです。

成果物イメージは、「具体的な形」で共有しよう

しかし、期待値コントロールだけでは、まだコミュニケーションに”ズレ”が生じてしまいます。上司によっては、「できなくてもいいから、とりあえずやってみて」と言ってくる場合もあるでしょう。

ですが、ここで「分かりました」と安請け合いするのはNG。

上司からお願いされた瞬間に、自分の中で「成果物イメージが湧くかどうか」を確認することがもう一つのポイントです。

このとき、もし成果物のイメージが湧かなければ、次のような会話スクリプトを参考にして、上司に聞きましょう。

資料を作成してみます。ただ、自分の中に出来上がりのイメージがないので、すり合わせをさせてもらえますか？

じゃあ明日の11時に話そうか。

そうなると新人は「はい、分かりました……」と言ってしまいそうですが、ここで会話を終えてはいけません！

分かりました、それまでに僕が準備しておくことはありますか？ 知っておいた方がいいことがあれば、その資料をください。

じゃあ、Dさんから前回の資料を見せてもらっておいて。

こうすれば、資料作成はできなくても、この時点から必要な情報を集めることができます。すると、自分の中で成果物イメージが湧くため、上司とのミーティングが終わったらすぐに資料作成に着手できます。

この段階にきて初めて、上司も自分も、同じ方向を向いて作業を進められるのです。

指摘しなければならないときも、二つのポイントでカバー

さて、期待値コントロール、成果物イメージの一致ができても、上司の聞き間違いや伝えもれ、その他の理由で言いたいことが伝わらない場合もあるでしょう。その際は、上司に正しい情報をインプットし直してもらう必要があります。ですが、上司に指摘はなかなかしづらいものですよね。

そこでこのようなシーンでの伝え方として、私がおすすめしているのは以下の二つの方法です。

1.「コナン君方式」で指摘する
2.期待値コントロールで問題を回避する

まず、指摘する場合は、とにかく「相手に嫌な思いをさせないこと」が鉄則です。

「聞き逃してしまったんですけど」
「自分が理解してないだけかもしれませんが……」
「記録を残しておきたいので、再度お聞きしたいのですが」
「重複の質問になるかもしれませんが」

といった枕詞をうまく使って、間違っている箇所を指摘し正しい情報を伝えましょう。

新人であれば「コナン君方式（私が勝手に名付けました）」も有効です。

コナン君とは言わずもがな『名探偵コナン』の主人公ですが、彼は事件現場で違和感を覚えると「あれれ～おかしいぞ～？ どうしてこうなってるんだろう？」と、あくまでも「何も分からないてい」で意見を言うのがあるあるです。

納期1カ月ということは、今日から1カ月の4月30日という意味ですよね？あれ、それだとお客さまとのアポに間に合いますかね？

このようにあえて”何も分からないふり”をして相手に質問します。つまり、若手社員という自分の立場を利用するのです。

そうすれば、上司は「教えてあげなければ」と思いながらも、問題について再考してくれるはずです。そう、コナン君が大人に質問して重要な情報を聞き出すのと同じように……！

次に、期待値コントロールで問題を回避する方法です。

例えば、上司が「何が何でも納期までにこの資料を作って」と言ってきたとします。しかし新人には、リソースもスキルも足りません。このとき上司は新人に過度な期待をかけてしまっていると考えられます。

この期待をそのまま受けてしまうと、新人は「できないことをやらなければならない」という葛藤を抱えることになり、上司からは「なぜできないんだ」という評価になります。

そうならないためには、業務の着手前に「資料のうち、ここまでは作成できます。ただ、この部分は分からないので作成をお願いしてもよいですか、もしくは先輩にご支援いただきたいのですが、お願いしても大丈夫でしょうか」と、自分のできること、できないことを上司に伝えましょう。これが期待値コントロールで問題を回避する方法です。

業務を引き受けてから「やっぱりできません」ではなく、事前にできないことを伝える。それだけで上司からの心証も、評価もぐんと良くなるはずです。

「言いにくいことを言う＝上司と戦う」と捉えないで！

「言いたいことを上司に伝える」ことをテーマにお話ししてきましたが、その中には「言いにくいことを言う」場合もあるでしょう。

例えば、A案とB案があったとき、自分は明らかにA案がいいと思っているのに、上司がB案を猛烈にプッシュしてくる場合。

あなたからすれば、「なんで……？」と思うでしょう。あるいは「ここは自分の意見を言わなくては！」と鼻息が荒くなってしまうかもしれません。

ですが、上司はあなたよりもはるかに多くの情報を持っていて、あらゆる情報を総合してB案を選んでいる可能性があります。上司は取引先との関係性や、社内のリソースなどを鑑みて、B案を推しているのかもしれません。あるいは、すでにA案はやりつくしている、という前例を知っているのかもしれません。

新人の皆さんにぜひ覚えておいていただきたいのは、「自分の手の中にある情報が全てだ」と思わないこと。「上司に意見を言って戦おう」と思わないことです。

それよりも期待値コントロールと、成果物イメージを一致させて自分に与えられた目の前の仕事をしっかりこなすことの方がはるかに重要です。

この記事を読んでいるみなさんなら、きっとできるはずです。ぜひ本記事でご紹介した二つのポイントを軸に、成長曲線を描いていっていただければ幸いです。

最後に～「これは上司の方が悪いでしょう？」と感じたあなたへ～

今回お読みいただいた記事に登場する上司は、「仕事の振り方がイマイチで、デキの悪い上司だ」「無能上司の部下はツラい」と感じた方もいると思います。

確かにその通りだと思います。仕事をしていればいわゆる「使えない上司」「デキの悪い上層部」と仕事をする場面がたくさんあります。

しかし、そのたびに不平や不満を言っていては何も変わりません。上司など他人に変化を求めるのではなく、自分自身で変えられること、できることに注力しましょう。

そして、あなたが上司になったとき、部下やメンバーを持ったときには、「使えない上司」「デキの悪い上司」にならないようにすればよいのです。
そうすればあなたの関係する先、周りには、有能な人たちであふれるはずです。

書籍紹介

『DX時代の最強PMOになる方法』
著：甲州潤

▼こんなエンジニアはぜひお読みください。
・今の仕事に不満を持っていて、現状を変えたいと思っている
・給料をアップしたい
・エンジニアとしての将来が不安だ
・キャリアアップをしたいが、何をしたらいいかわからない
・PMOに興味がある
・PMOとして仕事をしたい

【目次】
第1章　一番稼げるIT人材は誰か
第2章　これからはPMOが1プロジェクトに1人必要
第3章　SEとPMOの仕事は何が違うか
第4章　稼ぐPMOになる７つのステップ
第5章　優秀なPMOとダメなPMOの見抜き方
第6章　PMOが最低限押さえておきたいシステム知識とスキル
第7章　システムは言われた通りに作ってはいけない
第8章　どんな時代でも生き残れる実力をつけよう

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