転職活動における最終段階の山場は「退職の報告」と「業務の引継ぎ」。親しい同僚やメインの取引先に対しては、業務の進捗状況などを見計らって直接報告することが多いと思うが、それ以外の関係者には、最終出社日までにメールを出して報告することがほとんどだろう。

読者の方も、期の変わり目などに、こうしたメールを何通か受け取ったことがあるはずだ。

そこで今回は、アメリカで働く日本人エンジニアのBさんに、退職に伴い取引先をはじめとした関係者に、引き継ぎや後任の担当者を伝える際のメール表現について教えてもらった。

氏名や連絡先といった個人情報を除けば、ネット業界のエンジニアを中心に定番となりつつある「退職ブログ」の英語版を書く際の参考にもなるかもしれない。チャンスがあればぜひ参考にしてほしい。

退職報告をメールで送る際の表現集

【メールタイトル例】
・Farewell greetings (message). （訳）退職のお知らせ
・Farewell, and thank you. （訳）さようなら、そしてありがとう

【メール本文：文頭】

To whom it may concern, / Dear Sir or Madam, （訳）関係者各位
Dear all, （訳）皆さま

上記は一斉メールを送る場合。一人ずつ挨拶メールを送る場合は、きちんと宛名を書きましょう。ちなみに「Dear all,」はフランクな感じに聞こえるので、上司や目上の人には使わない方が無難。同僚や親交の深い間柄の人に対して使うとよいでしょう。

I would like to let you know that I am leaving my position at （会社名）.
（訳）この度（会社名）を退職することとなりましたのでお知らせいたします。

退職事由を伝えたい場合は、上記の文に「～as I’m moving on B company.」（B社に転職することになったので）といった具合に理由を述べることもできます。

ほかには、「Today marks my last day at （会社名）」（今日、退職することになりました）といった表現もよく見られます。

【メール本文】

Thank you so much for all the support during the time I worked for this company.
（訳）在職中は大変お世話になりました。
Mr.（Ms.）（後任の名前） at （担当者のメールアドレスや連絡先） has been fixed on for my successor. He (She) is also a software engineer and has been working with me for 3 years in the same department. For all future enquiries, please contact him (her).
（訳）（後任の名前）がわたしの後任になります。彼（彼女）もソフトウエアエンジニアです。同じ部署で3年間共に働きました。今後のお問い合わせについては彼（彼女）に連絡してください。

後任のお知らせは必須。後任が決まっていない場合でも、上司（boss）や同僚（colleague, co-worker）の氏名と連絡先を伝えておきましょう。

【メール本文：文末の挨拶】

後任のスキルや職歴なども簡単に知らせておくと、相手方に安心感を与えることができます。

Please keep in touch. I can be reached at my personal mobile: 000-0000-0000 or e-mail: abc@efg.com.
（訳）何かございましたら連絡くださいませ。携帯の番号は000-0000-0000 またはメールアドレスabc@efg.comです。

今後の連絡先として個人の携帯番号やメールアドレスといった連絡先のほかFacebookやLinkedInのURLなどを知らせるのもアリです。

Thank you so much again. It’s been a pleasure working with you.
Best wishes for your future.
Best regards,
◎◎◎
（訳）皆さまとお仕事させていただいたことを幸せに思います。改めて有難うございました。
今後のご活躍をお祈り申し上げます。◎◎◎より

ちなみにアメリカなど諸外国では、キャリアアップを目的に転職を繰り返すエンジニアが日本よりも多く、即時解雇も少なくないため、「突然退職メールが届くことが少なくない」とBさんは話す。

退職を決意し、海外の取引先や関係者に向け、英語で退職報告をしなければならない場面に直面した時には、ぜひ上記の退職メール表現をぜひ参考にしていただきたい。

取材・文／大井 あゆみ（『シンガポール経済新聞』運営Diversolutions.Ptd.Ltd代表取締役）
編集協力／岡 徳之