「日々の進捗管理は完璧！」と思っていた矢先、”想定外”のタスク見落としが発覚してプロジェクトが停滞……。

表面上は「管理できている」ように見えても、水面下では重要なタスクが抜け落ちている。このような事態は、プロジェクト管理において頻繁に起こり得ます。

しかし実は、”想定外”に見えるトラブルのほとんどは、本来プロジェクトの計画段階で予見できるものなのです。この「計画の質」にこそ、優秀なPMOとダメPMOを分ける決定的な差が表れます。

今回は、両者の分岐点となる、計画段階での視点の違いを解説していきます。

株式会社office Root（オフィスルート）
代表取締役社長
甲州　潤（こうしゅうじゅん）

国立高専卒業後、ソフトウェア開発企業でSEとして一連の開発業務を経験し、フリーランスに転身。国内大手SI企業の大規模プロジェクトに多数参画し、優秀な人材がいても開発が失敗することに疑問を抱く。PMOとして活動を開始し、多数プロジェクトを成功へ導く。企業との協業も増加し、2020年に法人化。さまざまな企業課題と向き合う日々。著書『DX時代の最強PMOになる方法』（‎ビジネス教育出版社）

「完璧な管理」が崩れる典型的なケース6選

まずは、順調に進んでいたはずのプロジェクトが停滞してしまう、典型的な六つのケースを見ていきましょう。

ケース1：インフラの準備不足

クライアントが利用する環境構築の計画が曖昧なまま進んでしまい、リリース直前に本番環境が存在しないことが発覚。開発側は「クライアントが本番環境を用意する」と認識し、クライアントは「開発側が準備してくれる」と考えていたため、開発は完了しても、サービスを提供できない状態に。

ケース2：承認プロセスの失念

数億円規模の案件では役員会での承認が必須にも関わらず、承認プロセスを失念。役員会は月に一度しか開催されず、承認を得られるのは翌月以降に。発覚時点で最低一カ月の遅延が確定。

ケース3：法務チェックの遅延

契約書締結が前提のプロジェクトで法務チェックを見落とし、契約手続きが停滞。法務部門との調整に数週間を要し、その間すべての作業がストップ。

ケース4：行政への届け出漏れ

サービスローンチ前に必要な、行政への届け出や認証取得を失念。慌てて届け出の手続きを担当部署に依頼するも、認証が下りるまでプロジェクトは停止。ローンチ直前で「認可待ち」の状態に。

ケース5：繁忙期や経営イベントの考慮不足

お盆や正月、決算時期など、関係部署のプロジェクトへの稼働関与が低下する繁忙期の考慮漏れや、株主総会などの経営イベントとリリース時期の衝突が後から発覚。該当時期になってプロジェクトが停滞・待機状態に。

ケース6：組織特有のボトルネック

公式な組織図にはない「社内の重鎮による承認」など、その会社特有の文化や暗黙のルールを事前に把握できず、進行の障壁に。

これらのケースに共通するのは、計画書やWBS（作業分解構成図）にタスクとして記載されていないことが多い点です。そのため進捗管理の対象外となり、問題を検知すること自体が難しくなってしまいます。

このことから、”想定外”と思われがちな多くのトラブルは、そのほとんどが計画段階での見落とし──忘れていた、抜けていた、想定できていなかった──という「計画の質の低さ」によるものであると分かります。本来であれば、リスク管理の一環として事前に気付くべき問題なのです。

ダメPMOは「他責」で終わる

私が考えるダメPMOは、前述のようなトラブルに直面した時に責任を転嫁する人です。

「株主総会の日程なんて、事前に共有してもらわないと分からないですよ」
「そんな社内ルールがあるなんて、聞いていません」

このように「聞いていない」「予測できるはずがなかった」と主張し、他責にしてしまうのです。問題が発生した際に責任を回避する姿勢は主体性に欠けており、PMOとしてあるべき姿とはいえません。

もちろん、クライアント内部の固有事情に起因するなど、PMOが事前に把握することが難しい問題も存在します。ですが、こうした予見しづらい事態を未然に防ぐアプローチをとれる人こそ、優秀なPMOだと私は考えているのです。

優秀PMOはスタート時の「計画の質」にこだわる

一方、優秀PMOは、提示された計画案に対して「本当にこれで良いのか」と問いかけられる、主体的な姿勢を持っている人です。

計画段階からプロジェクトを深く掘り下げ、単なるプロジェクト単体の管理にとどまらない、企業全体の状況を俯瞰する視点を備えています。

具体的には、以下のような問いを持ち、プロジェクト停滞の要因となり得る懸念事項を一つずつ検証しながら、事前に対策を講じていきます。

クライアントとの継続的なコミュニケーションを通じて、これらの疑問に対する答えを事前に集めておくことが重要です。

そして解決策まで含めて計画に落とし込むことで、想定外のトラブルを回避しやすくなり、「質の高い」計画を実現できます。その結果、プロジェクトを円滑に進めるための土台を築くことができるのです。

「質の高い」プロジェクト管理計画の作り方

プロジェクトの管理計画を立てる際には、以下の流れを意識してみてください。

1〜3のプロセスを経ることで、意図的にバッファや余白を持たせた、現実的で実行可能な計画へとブラッシュアップすることができます。

書籍紹介

『DX時代の最強PMOになる方法』
著：甲州潤

▼こんなエンジニアはぜひお読みください。
・今の仕事に不満を持っていて、現状を変えたいと思っている
・給料をアップしたい
・エンジニアとしての将来が不安だ
・キャリアアップをしたいが、何をしたらいいかわからない
・PMOに興味がある
・PMOとして仕事をしたい

【目次】
第1章　一番稼げるIT人材は誰か
第2章　これからはPMOが1プロジェクトに1人必要
第3章　SEとPMOの仕事は何が違うか
第4章　稼ぐPMOになる７つのステップ
第5章　優秀なPMOとダメなPMOの見抜き方
第6章　PMOが最低限押さえておきたいシステム知識とスキル
第7章　システムは言われた通りに作ってはいけない
第8章　どんな時代でも生き残れる実力をつけよう

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